L'automatisation est un moyen d'améliorer un processus en réduisant ou en éliminant la nécessité d'un effort manuel. Il peut améliorer la vitesse ou la précision d'un processus reproductible, libérant ainsi vos ressources pour qu'elles se concentrent sur des travaux plus nuancés. L'automatisation peut également permettre à quiconque de se lancer facilement dans un processus avec peu ou pas de connaissances préalables.
La valeur de l'automatisation est claire, mais il est souvent difficile de déterminer ce qui doit être automatisé - et dans quel ordre. Le 5 Whys est un outil de réflexion utile que nous utilisons à Planview AgilePlace pour aider à découvrir les causes profondes des problèmes et à les hiérarchiser de manière méthodique.
Les humains sont de terribles robots
La plupart des membres de l'équipe informatique que je connais sont enthousiasmés par leur domaine en raison des problèmes intéressants qu'ils doivent résoudre. Malheureusement, une grande partie de leur temps est consacrée à des tâches fastidieuses et répétitives qui ne sont ni amusantes ni intéressantes, mais qui doivent néanmoins être effectuées.
Regardons les choses en face - les humains sont de terribles robots. Nous nous ennuyons et sommes frustrés lorsque nous devons effectuer un travail répétitif. C'est particulièrement ennuyeux lorsque nous devons retravailler quelque chose à cause d'une erreur que nous avons commise. Enfin, si nous parvenons à la repérer, car l'erreur humaine peut être difficile à déceler. Pour ce type de travail, vous pouvez soulager votre stress en laissant les robots d'automatisation se charger des tâches répétitives et fastidieuses.
Soyons clairs : je ne parle pas des robots maléfiques qui prennent nos emplois - les robots sont aussi des humains terribles. Dans notre domaine, il n'y aura jamais de pénurie de problèmes qui nécessitent la résolution créative de problèmes que seuls les humains peuvent fournir. L'ajout de l'automatisation informatique permet à l'équipe de se concentrer sur les problèmes qui apportent une valeur ajoutée et qui nécessitent une résolution créative des problèmes - tout en améliorant la vitesse et la précision des tâches les plus répétitives.
Identifier le frottement
Mettre en place l'automatisation dans votre organisation peut être accablant. La paralysie de l'analyse peut survenir lorsqu'on essaie de décider où l'automatisation peut apporter une valeur ajoutée.
Une façon de trouver les endroits clés où l'automatisation ajoute le plus de valeur est de se concentrer sur la suppression des frictions inutiles. Les frictions peuvent être tout ce qui dérange l'équipe, prend du temps, n'est pas clair pour tout le monde, doit disparaître ou nécessite de partager des connaissances qui ne sont pas faciles à partager. Une fois les principaux points de friction identifiés et classés par ordre de priorité, déterminez comment l'automatisation peut contribuer à réduire la friction à cet endroit précis. Continuez à exposer et à automatiser les frictions de manière itérative jusqu'à ce que vous soyez à court d'éléments d'action sensés.
Ces points de friction communs sont des opportunités d'automatisation dans de nombreuses organisations informatiques :
- Tâches répétables
- Tâches fastidieuses
- Tâches qui ne nécessitent pas de pensée critique ou de résolution de problèmes
- Tâches avec une grande marge d'erreur humaine
The 5 Whys
Les 5 Whys est un outil de réflexion que vous pouvez utiliser pour trouver la cause profonde d'un problème. En partant de votre problème, vous demandez "pourquoi" jusqu'à ce que votre réponse devienne absurde. Il s'agit d'une méthode itérative permettant de découvrir des éléments d'action dans le cadre d'un problème plus vaste.
Au début, mon équipe a eu un problème : toutes nos tâches de livraison étaient manuelles. Cette friction a rendu la livraison des corrections de bogues à l'AQ - et par conséquent, à la production - douloureusement longue. Au lieu de nous baser sur des hypothèses pour trouver des solutions, nous avons utilisé les 5 Pourquoi pour déterminer la cause sous-jacente du problème.
Le problème : il est difficile de livrer des corrections de bogues à l'AQ
Pourquoi ? - La production de nouvelles applications candidates à la mise en production prend beaucoup de temps
Pourquoi ? - Les étapes de construction doivent faire l'objet d'une attention particulière
Pourquoi ? - Si vous faites une erreur, vous devez tout recommencer
Pourquoi ? - Il existe une séquence de construction spécifique pour livrer des applications candidates réussies
Pourquoi ? - C'est ainsi que fonctionnent les plateformes mobiles
Pourquoi ? - Parce que ...
À ce stade, les réponses aux "pourquoi ?" sont absurdes. Cet exercice de réflexion montre que l'une des raisons pour lesquelles il est difficile de transmettre des corrections de bogues à l'AQ est qu'il faut suivre une séquence de construction spécifique. Cela signifie que si nous pouvions ajouter l'automatisation pour garantir que les étapes de construction se déroulent dans la bonne séquence, nous aurions plus de facilité à livrer les corrections de bogues. C'est exactement ce que nous avons fait.
Depuis lors, nous avons continué à travailler de manière itérative sur nos points de friction. Ce qui a commencé comme une série de petits scripts est maintenant un système d'automatisation en pleine expansion. Nous avons l'automatisation de la construction, l'automatisation des tests et l'automatisation du déploiement. Nous avons même simplifié la manière dont l'AQ crée et reçoit les builds de test en faisant travailler des bots de chat sur la base de simples messages de chat. Si vous pouvez envoyer un message de chat, vous pouvez exécuter notre pipeline de test.
Amélioration continue
Il est facile de voir la valeur commerciale de l'automatisation dans une organisation informatique, mais il est tout aussi facile de se sentir dépassé par la quantité de travail qui vous attend. Prenez du recul. Vous ne résoudrez pas tous vos problèmes d'un seul coup, mais ce n'est pas grave ! Concentrez-vous sur l'amélioration continue.
Traitez une opportunité d'automatisation, et laissez votre processus vous montrer le prochain point de friction à traiter. Si vous adoptez cette approche itérative pour développer l'automatisation, vous pouvez éviter le gaspillage d'efforts, améliorer la santé de votre équipe et finalement éliminer certaines difficultés du processus de votre équipe.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
