Le contenu suivant est basé sur le livre blanc, "Bigger Than a Breadbox : 10 Tips for Better Project Estimates, Part 1," écrit par Jerry Manas.
Des estimations précises du projet sont un facteur clé de succès pour les projets individuels. C'est une évidence. Pourtant, peu de choses sont écrites sur les effets de ruissellement des mauvaises estimations - ce qui est surprenant, car les mauvaises estimations sont une cause majeure de problèmes tels que les retards de projets, le fonctionnement continu en mode crise, les ressources déplacées au hasard, et bien d'autres encore. En réalité, il s'agit d'une simple question de cause à effet : mauvaises estimations = retards dans les projets = déplacement des demandes de ressources = effet domino qui affecte l'ensemble du portefeuille. Vous vous retrouverez bientôt noyé dans le chaos, un état qui n'est, malheureusement, pas rare pour de nombreuses organisations d'aujourd'hui.
S'éloigner du mode de crise pour fonctionner de manière plus proactive.
C'est la seule façon d'avoir un succès constant - je sais, pas de pression, n'est-ce pas ? En fait, les compétences en matière d'estimation sont extrêmement faciles à apprendre ; vous pouvez les améliorer rapidement. Le plus souvent, c'est le processus sur lequel les organisations s'appuient qui est défectueux, et non les estimations de tâches individuelles. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont les bons outils, la considération et les directives de processus, qui sont énumérés pour vous ci-dessous.
Préparez-vous à l'effet d'entraînement positif.
Avec 10 conseils simples, vous pouvez être sur la voie de l'amélioration de vos estimations de projet. Commençons par les trois premiers de cette série de sept articles :
- Quand nous y serons, nous saurons (Précision contre timing)
Vous venez de commencer un projet. Vous avez des plans et des horaires mais, en réalité, vous ne savez pas grand-chose. La vaste liste d'inconnues fait qu'il est difficile de prédire quoi que ce soit avec une précision extrême. Pourtant, vous devez quand même présenter une estimation. C'est pourquoi les estimations de projet sont nécessaires à différents moments du cycle de vie d'un projet, de la conception initiale à l'approbation du budget en passant par l'acceptation de la ligne de base. Bien entendu, plus on en sait sur les projets, plus la probabilité d'obtenir une estimation fiable augmente - à quelques exceptions près où l'évolution des exigences est la norme, comme dans le cas des projets Agile. Je discuterai de ces exceptions dans les conseils suivants.
- Il y a plus d'une façon de gérer l'incertitude (Approches agiles traditionnelles)
"Une erreur courante consiste à prendre des engagements fermes trop tôt dans le projet, alors que l'on sait peu de choses, d'où la nécessité de disposer de plusieurs niveaux d'estimations avec des degrés de précision décroissants." - Jerry Manas [block quote]
L'approche Agile déplace les tests plus tôt dans le cycle du projet en développant des logiciels ou des produits partiels par courtes périodes de 2-4 semaines et en obtenant un retour d'information précoce de la part des clients - ce qui élimine les exigences et la documentation plus intenses en amont, rendant ainsi les méthodes d'estimation traditionnelles obsolètes. Toutefois, pour que la méthode Agile fonctionne, il faut un certain niveau de confiance dans le fait que l'équipe de développement est composée de personnes intelligentes et axées sur le client, qui travailleront en étroite collaboration avec ce dernier pour livrer des itérations du produit fini qui répondent aux besoins prioritaires du marché. En conséquence, les itérations successives deviennent de plus en plus précises, mais cette méthode ne convient évidemment pas à tout le monde, ni même à tous les projets. Elle ne conviendrait pas aux projets pour lesquels l'implication du client n'est pas possible ou souhaitée, ni aux projets pour lesquels une précision exacte est nécessaire dès le départ. Il existe d'autres options, comme la planification des immobilisations.
- Faites attention à ce que vous demandez (Estimations et planification des immobilisations)
Ah, l'approche classique d'estimation à trois niveaux. Cette méthode semble être la plus judicieuse pour les projets traditionnels de grande envergure, car elle implique des estimations progressivement précises au niveau de l'ordre de grandeur, du budget et de la base de référence. Cependant, ces mêmes types de projets impliquent souvent un certain niveau de planification des immobilisations, ce qui nécessite des approbations précoces et fréquentes, alors que l'on connaît peu les coûts réels. Il est préférable d'être aussi précis que possible lorsque vous essayez d'obtenir l'approbation de dépenses d'investissement. Minimisez les risques en :
- Fournir la portée, les avantages du projet et un calendrier de projet de haut niveau ;
- Fournir la preuve que d'autres solutions ont été analysées et offrir une justification de la solution choisie ;
- En soulignant les risques spécifiques et les impacts potentiels sur le budget d'investissement,
- Spécifier une analyse supplémentaire qui pourrait être requise ultérieurement et qui pourrait ou non avoir un impact sur le budget d'investissement ; et
- S'assurer que la fourchette de précision de la demande de budget est spécifiée.
Quelle que soit la façon dont vous l'abordez, les estimations de projets peuvent être délicates. Des changements se produisent, qu'ils soient prévus ou inattendus, et vous devez être en mesure d'adapter les ressources, les budgets et les délais. Si vous commencez avec une mauvaise estimation, vous rendrez le processus encore plus difficile, ce qui aura finalement un impact sur l'ensemble du portefeuille. Plutôt que de subir une agitation inutile, utilisez ces conseils pour guider votre processus d'estimation de projet et éviter de devoir passer en mode crise.
Pour continuer à apprendre des astuces pour une meilleure estimation des projets, lisez les prochains épisodes de cette série de blogs, listés ci-dessous :
- Partie 2 : L'amélioration des estimations de projet est une question d'orientation
- Partie 3 : Méthodes d'estimation des projets
- Partie 4 : Il est temps de commencer à planifier les ressources
- Partie 5 : Comment la gestion des risques est cruciale pour la gestion de projet
- Pièce 6 : 6 Raisons pour lesquelles les projets sont en retard
- Pièce 7 : 10 Liste de contrôle en points pour une meilleure estimation des projets
Pour en savoir plus, lisez également les articles suivants : Lean and Agile delivery, collaborative work management, et resource management .
