La définition classique de la gestion de projet fournie par le Institut de gestion de projet est "l'application des connaissances, des compétences, des outils et des techniques aux activités du projet afin de répondre aux exigences du projet". Bien que cela soit essentiellement vrai, il existe une autre pièce du puzzle de la gestion de projet que les gestionnaires de projet expérimentés connaissent parfaitement et que les nouveaux gestionnaires de projet découvrent rapidement : il y a beaucoup (lire : une quantité excessive et épuisante) d'administration. C'est la mauvaise nouvelle. La bonne nouvelle est que l'automatisation du travail promet d'alléger une grande partie de la charge administrative et d'aider davantage de projets à atteindre la ligne d'arrivée à temps, dans le respect du budget et en ayant atteint tous les objectifs commerciaux.
Qu'est-ce que l'automatisation du travail ?
En substance, l'automatisation du travail implique l'application de technologies, de programmes, de processus et de robotique, afin d'obtenir les résultats souhaités avec un minimum - ou dans certains cas, sans aucune intervention humaine. Dans le contexte de la gestion de projet, l'objectif de l'automatisation du travail n'est pas de rendre les chefs de projet (et les autres membres de l'équipe) obsolètes. Il s'agit plutôt de les libérer de la charge administrative susmentionnée, afin qu'ils puissent se concentrer sur les tâches et les priorités à forte valeur ajoutée.
À propos du logiciel d'automatisation du travail
Les outils d'automatisation du travail soutiennent la réussite de la gestion de projet de nombreuses manières - ce qui n'est pas une mince affaire, si l'on considère que McKinsey & Company a étudié plus de 5000 projets à grande échelle et a constaté que 56% d'entre eux ont livré moins de valeur que prévu, 45% ont dépassé le budget et 17% ont été si catastrophiques qu'ils ont menacé la survie même de l'organisation.
Voici quelques-uns des principaux avantages de l'automatisation du travail lorsqu'elle est pilotée par une solide solution logicielle de gestion de projet:
- Saisissez les données clés du projet en temps réel et envoyez-les aux bonnes personnes/groupes.
- Assurez-vous que tous les membres de l'équipe remplissent et soumettent des feuilles de temps (plus d'informations à ce sujet ci-dessous).
- Exécuter des règles de flux de travail, des actions personnalisées et des champs personnalisés.
- Rendre compte de l'état d'avancement du projet et gérer les budgets.
- Améliorer la gestion des ressources et le recrutement.
- Identifier, surveiller et gérer les risques.
- Remplissez automatiquement un nouveau plan de projet avec des tâches, des jalons, des livrables et des interdépendances basés sur des modèles.
- Déclencher des examens de conformité lorsque certaines conditions sont remplies.
Outils d'automatisation du travail et rapports sur les feuilles de temps
Les chefs de projet ne sont pas d'accord sur beaucoup de choses et se lancent dans des débats animés sur tous les sujets, des mérites de la gestion de projet Agile à la question de savoir si les diagrammes de Gantt sont un atout ou un handicap pour les projets complexes (conseil de pro : ils sont un atout), à condition qu'ils soient interactifs et peut être partagé avec toutes les parties prenantes internes/externes si nécessaire, indépendamment de leur emplacement physique).
Cependant, il y a une chose sur laquelle pratiquement tous les chefs de projet sont d'accord : ils redoutent de rappeler aux membres de leur équipe, encore et encore, de remplir et de soumettre des feuilles de temps. Nous n'entrerons pas dans les détails croustillants, mais l'expression "rassembler les chats" me vient à l'esprit.
Pour être juste, la plupart des membres de l'équipe n'essaient pas de causer des problèmes. Il s'agit plutôt d'un manque d'intérêt et de volonté de préparer et de soumettre régulièrement des feuilles de temps parce qu'ils doivent le faire :
- Arrêtez ce qu'ils font.
- Lancez des feuilles de calcul ou une application de feuille de temps.
- Recherchez les tâches, jalons ou projets appropriés.
- Enregistrer manuellement les détails de leur temps et de leurs activités - ce qui peut conduire et conduit souvent à une erreur humaine.
Et donc, où se situe le logiciel d'automatisation du travail dans ce scénario et comment sauver tout le monde ? En équipant les membres de l'équipe d'un programme autonome qui interagit avec les systèmes ou les utilisateurs -. plus connu sous le nom de bot - qui s'intègre à leur plateforme de messagerie basée sur les canaux (par ex. Slack, Teams, etc.).
Grâce à l'intégration, les membres de l'équipe saisissent simplement des commandes de base comme "log 1 heure sur planification du projet." Une fois la commande reçue, le robot se met en action, identifie le projet approprié et soumet toutes les données pertinentes de la feuille de temps. Il n'y a pas de perturbation de la concentration ou de l'élan, il n'y a pas de risque d'erreur de saisie humaine et les gestionnaires de projet évitent la corvée de la chasse aux traînards. Tout le monde y gagne - et c'est grâce à l'automatisation du travail !
Idées d'automatisation du travail et développement des compétences
L'automatisation du travail accélère également la demande de chefs de projet (et d'autres professionnels) qui possèdent de solides compétences sociales et émotionnelles, en plus de capacités cognitives et techniques avancées. Comme l'a noté McKinsey et Compagnie: "L'adoption de technologies avancées sur le lieu de travail s'accompagnera d'un besoin accru de travailleurs dotés de compétences sociales et émotionnelles finement ajustées - des compétences que les machines sont loin de maîtriser... Si certaines de ces compétences, comme l'empathie, sont innées, d'autres, comme la communication avancée, peuvent être affinées et enseignées."
L'essentiel sur l'automatisation et le travail
Dans la gestion de projet - et dans le paysage commercial plus large également - il y a beaucoup à aimer dans l'automatisation du travail. Lorsqu'il est développé et déployé efficacement, et piloté par une solution de gestion de projet robuste, il peut améliorer considérablement les processus et les résultats. Cela signifie des projets plus sains, des équipes plus productives, des clients plus satisfaits et des entreprises plus rentables.
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