À l'approche de la fin d'un projet, les sentiments peuvent être mitigés, se situant souvent entre la joie du travail bien fait et le soulagement que le projet soit enfin terminé. Mais ce que l'on oublie souvent, au stade de la remise des livrables finaux ou une date de fin approche, c'est ce qui est censé se produire à la fin, le moment "d'éteindre les lumières" qui clôt le projet.
L'approbation d'un projet n'est pas nécessairement difficile, mais le faire mal peut avoir des effets persistants à long terme et le faire bien peut ajouter une valeur significative au projet réalisé. Il est donc facile de comprendre pourquoi savoir comment approuver un projet devient une compétence nécessaire pour un gestionnaire de projet, bien qu'il s'agisse d'une compétence qui ne peut être expérimentée directement que relativement rarement.
Comment approuver un projet
Revérifiez vos listes de contrôle et vos notes de tâches.
Alors que la pression pour clôturer un projet est forte, il peut être étonnamment facile d'oublier de petits (ou même de plus grands) livrables ou éléments du projet. Ceux-ci sont souvent contenus dans les clarifications et les réunions avec le client et ne parviennent jamais à être inclus dans un plan de projet. Il est toujours bon de relire les notes de ces réunions et les listes de contrôle des tâches individuelles pour s'assurer que le client obtient tout ce qui a été promis.
Demander l'approbation du client
Après avoir vérifié cela, vous pouvez contacter les parties prenantes concernées côté client pour leur demander d'effectuer les mêmes vérifications de leur côté et, si elles sont satisfaites, de donnez votre accord pour le projet pour les produits livrables et le contrat global.
Faire une revue de projet
Un excellent moyen de tirer davantage de valeur du projet est de réaliser un post-mortem avec les chefs d'équipe, l'ensemble de l'équipe ou d'autres parties prenantes. Cela révélera des informations importantes sur les processus et leur fonctionnement, comme ce qui a bien fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce qui devrait être fait différemment à l'avenir.
Demander le feedback des clients
Une fois que le client a donné son accord pour le projet, il peut également être très utile de lui demander de donner un feedback honnête sur le déroulement du projet. Obtenir un point de vue extérieur sur le travail de votre équipe peut être inestimable pour améliorer votre façon de travailler à l'avenir.
Libérez votre équipe
Une équipe est un rassemblement de ressources ayant les compétences spécifiques requises pour effectuer le travail à hadn, mais après la signature du projet, le besoin de cette composition d'équipe spécifique n'existe plus. Il s'agit d'un excellent l'occasion de remercier tout le monde pour leur dur labeur et même de célébrer correctement en organisant une fête ou au moins quelque chose d'amusant au bureau, avant que l'équipe ne se sépare et ne se lance dans de nouveaux projets.
Documents d'archives
Bien qu'il puisse sembler que de nombreux documents utilisés tout au long du projet n'auront plus guère de pertinence, l'expérience vous dira que les mêmes situations et structures se reproduiront presque certainement. Prenez le temps d'identifier et de ranger clairement tout ce qui a été utilisé. A Outil de gestion de projet basé sur le cloud comme Planview AdaptiveWork est parfait pour permettre un accès rapide et facile aux documents du projet.
Rédiger un bref rapport
Pour terminer le processus d'approbation du projet, rédigez un petit rapport pour vous-même et d'autres parties prenantes ou cadres. Décrivez brièvement dans quelle mesure le projet a respecté le plan de projet initial, quels risques ou problèmes se sont présentés et si le projet a été un succès en général.
