Chaque projet est une leçon et sauter la phase de clôture dans le cycle de vie d'un projet revient à ne jamais passer le test final. Qu'il s'agisse d'un succès ou d'un échec, une organisation peut apprendre quelque chose de chaque entreprise. Ceci, bien sûr, à moins que vous ne parveniez pas à documenter la phase finale ou à respecter les livrables.
L'objectif principal de la phase de clôture du projet est de s'assurer que tous les détails sont réglés et que le travail du chef de projet est approuvé. Pour ce faire, un chef de projet doit établir un processus de clôture qui est effectué à la fin de chaque projet. Voici quelques bonnes pratiques de la phase de clôture et comment s'assurer que le travail est vraiment fait.
Confirmez que le travail est terminé
Avant toute réunion avec les parties prenantes ou l'échange final de fonds, le gestionnaire de projet doit s'assurer que tous les éléments livrables ont été atteints. Cela peut inclure l'une des tâches suivantes :
- Remise des marchandises
- Transfert des produits livrables
- Documentation de règlement
- Fournir les services convenus
- Livrer un produit final
Le cycle de vie final de la gestion de projet comporte de nombreux contrôles et équilibres dont il faut tenir compte. Le projet est considéré comme terminé lorsque tout ce qui a été promis a été livré.
Clôture du marché et acceptation formelle
Tous les paiements restants aux fournisseurs ou partenaires doivent être effectués et tous les achats réglés. En outre, tous les contrats doivent être signés et vous devez recevoir une acceptation officielle de votre client par écrit indiquant qu'il est satisfait du travail. Cela permettra de limiter les éventuelles poursuites judiciaires futures ou les personnes qui reviennent sur leur parole de satisfaction.
Il s'agit de loin de l'aspect le plus critique de la phase de clôture, car il garantit que vous êtes légalement protégé et que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Il signifie que tout le monde est d'accord pour dire que tous les objectifs ont été atteints et que le travail a été suffisamment livré.
Rapport final et analyse de performance
L'heure est à la réflexion. La performance finale du projet doit être calculée et livrée. Cela inclut des facteurs comme :
- Exécution du calendrier
- Performance en matière de coûts
- Qualité
- Ressources
Le projet a-t-il dépassé ou non le budget prévu ? L'analyse consiste à passer en revue chacune des phases de gestion du projet afin de déterminer les performances de l'équipe et ce qui peut être amélioré.
Les performances et l'analyse finales vous aideront également à réaffecter des ressources à d'autres projets, une fois la phase de clôture terminée. Toute la documentation doit être organisée, étiquetée et archivée correctement pour une référence future si nécessaire.
Bien que la phase de clôture d'un projet ne soit pas toujours aussi excitante que celle du début, elle est essentielle au succès d'une entreprise. La phase de clôture est le moment clé du cycle de vie d'un projet où le chef de projet s'assure non seulement qu'il fait son travail, mais aussi qu'il apprend de ses erreurs.
Les meilleures pratiques de la phase de clôture de la gestion de projet consistent à s'assurer que tout le travail est fait, que tous les documents sont signés et que tout le monde est content. S'ils ne le sont pas, il faut en discuter. Lorsqu'un système d'amélioration continue est mis en place, vous ne pourrez que voir le taux de réussite de vos projets grimper.
