Il peut être difficile pour un chef de projet d'évaluer sa propre productivité pendant une réunion, mais le risque d'éviter l'autoréflexion peut être coûteux. Chaque mois, les gens passent en moyenne 31 heures dans des réunions improductives et les États-Unis dépensent $37 milliards de dollars en salaires pour le temps de réunion gaspillé. Par conséquent, un chef de projet doit examiner sa propre productivité d'un œil critique.
L'honnêteté est essentielle pour évaluer la productivité d'une réunion, mais qui ne veut pas se donner la meilleure note ? Voici quelques moyens de rester sur la bonne voie et d'organiser des réunions efficaces qui vous rapprocheront d'un 10/10.
Évaluer le niveau de productivité actuel
Si vous ne savez pas par où commencer, le meilleur endroit pour commencer n'est pas vous-même. Vous pouvez envoyer un sondage général à votre équipe afin d'avoir un nombre de base en tête. Demandez-leur d'évaluer leurs sentiments concernant la rencontre avec la productivité sur une échelle numérotée (pensez à 1-10). Cela peut être suivi d'une enquête plus détaillée après la réunion, mais cela donnera au chef de projet un point de départ facile.
Énoncer l'ordre du jour
L'envoi d'un ordre du jour aux participants à l'avance garantit que la réunion reste alignée sur les objectifs. Enoncer l'objectif dans les 5 premières secondes d'une réunion peut en fait faire gagner environ 17 minutes de temps perdu. N'attendez pas la 15e minute pour annoncer l'objectif de la réunion. Le plus tôt sera le mieux. L'envoi d'un e-mail groupé la veille est l'une des meilleures pratiques que les chefs de projet performants utilisent pour organiser des réunions efficaces.
Le timing est essentiel
Les heures de début et de fin d'une réunion doivent être clairement indiquées et respectées. Si un chef de projet est conscient qu'il dépasse souvent son temps, il est peut-être préférable de charger quelqu'un de surveiller attentivement l'heure et de lui rappeler lorsqu'il reste 2 minutes. Certains chefs de projet performants abordent la gestion des réunions avec une durée obscure, comme 23 ou 42 minutes, juste pour tenir les gens en haleine.
Restez petit
Les réunions n'ont pas besoin d'inclure tout le monde et en fait, chaque voix est une distraction supplémentaire si elle n'ajoute rien à l'objectif. Google limite ses réunions à 10 participants et Amazon a une règle de "deux pizzas" qui stipule qu'une réunion ne doit jamais être plus grande que ce que 2 pizzas peuvent nourrir. N'inviter que le personnel essentiel est une bonne tactique pour rester productif.
Technologie Ban
Les stylos et le papier conviennent pour les notes. La technologie peut constituer l'une des plus grandes distractions dans toute réunion. Par conséquent, si possible, il est préférable de bannir les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones pour faciliter la productivité des réunions. PowerPoint est également relativement passé de nos jours en termes d'efficacité réelle des réunions.
Réévaluation
Une fois la réunion terminée, le chef de projet doit poser les bonnes questions pour affiner son approche de la gestion des réunions. Demandez à votre équipe d'évaluer à nouveau la productivité globale de la réunion et comparez les notes par rapport au chiffre de base. A-t-il augmenté ou diminué ? C'est un début de compréhension de l'efficacité et de la manière d'apporter des changements en conséquence.
Voici quelques questions rapides qu'un chef de projet peut poser à son équipe après une réunion :
- Avez-vous eu l'impression d'être entendu ? Tous les autres ont été entendus ?
- Chacun a-t-il été un participant honnête et actif ?
- Avons-nous atteint l'objectif et fait le tour de la question ?
Si vous constatez des taux de productivité inférieurs à ce que vous souhaiteriez, demandez des réponses ouvertes et honnêtes. Une possibilité de retour anonyme peut également encourager les gens à donner une opinion difficile. Maintenir la productivité des réunions est une question de leadership, d'organisation et de suivi. Lorsqu'un chef de projet n'évalue pas honnêtement sa productivité, il ne fait que se rendre un mauvais service. Il ne peut y avoir de projets réussis sans réunions productives.
Avec le bon ensemble d'outils de gestion de projet, il est possible d'éliminer complètement certaines réunions. Grâce à des outils qui permettent aux chefs de projet d'assigner facilement des points d'action et de collaborer avec d'autres personnes tout en donnant accès à des informations et à des rapports en temps réel, les chefs de projet peuvent constater qu'ils n'ont plus besoin d'assurer un suivi continu auprès de leur équipe.
