La gestion de portefeuille de projets consiste à adopter une vision plus large des projets entrepris par votre organisation. Bien qu'il existe des similitudes et des chevauchements naturels avec la gestion de projet, les objectifs fondamentaux de la gestion de portefeuille de projets sont d'améliorer la façon dont les projets sont exécutés dans l'ensemble de l'organisation plutôt que de se concentrer sur la réalisation d'un seul projet.
Les gestionnaires de portefeuilles de projets collectent et analysent les données qui surviennent dans l'ensemble du portefeuille de projets , puis les utilisent pour aider à garder les projets alignés sur les objectifs de l'organisation. Les PPM peuvent également assumer de nombreux rôles de PM, tels que la gestion des fournisseurs ou des risques, afin de pouvoir se concentrer davantage sur des tâches et des livrables spécifiques.
En raison des avantages significatifs en termes de réduction des coûts et de supervision que les bureaux PPM offrent, la gestion de portefeuille de projets a connu un essor considérable ces dernières années. Si vous cherchez à le mettre en œuvre dans votre organisation pour la première fois, voici comment procéder.
Comment mettre en œuvre la gestion de portefeuille de projets
Obtenez l'adhésion de la direction
La mise en œuvre de tout changement structurel dans une organisation nécessite un soutien considérable de la part de la direction. Avant d'introduire tout plan de changement, sondez les parties prenantes qui, selon vous, seraient les plus réceptives à l'idée de la gestion de portefeuille de projets. Allez même jusqu'à suggérer qu'un devienne un sponsor de projet. Ce soutien au niveau de la direction sera essentiel, tant pour gagner la salle du conseil que pour l'expertise en matière de changement organisationnel sur laquelle on peut s'appuyer.
Créer une stratégie et un plan de mise en œuvre efficaces
Toute mise en œuvre réussie nécessite un plan. L'introduction d'un système de portefeuille de projets ne changera pas nécessairement la façon dont les choses sont faites sur le terrain, mais elle introduira de nouvelles fonctions et de nouveaux produits à livrer en ce qui concerne le suivi, les rapports et la signature. Une stratégie de mise en œuvre efficace aura aplani tous ces points de friction potentiels avant le coup d'envoi.
Définir la méthodologie d'évaluation du projet
L'un des concepts fondamentaux de la gestion de portefeuille de projets est celui de l'évaluation de la valeur de chaque projet pour la mission stratégique globale de l'organisation. Pour garantir la cohérence, l'équité et les meilleurs rendements pour l'organisation, il faut créer une méthodologie d'évaluation du portefeuille de projets qui puisse évaluer efficacement les coûts, le temps et les ressources nécessaires à chaque projet par rapport aux rendements attendus. Elle peut être ajustée à certaines périodes si de grands écarts entre les projections et les résultats sont découverts, mais elle doit être appliquée de manière cohérente.
Décrire le portefeuille de projets
Le premier rôle d'un gestionnaire de portefeuille de projets sera de décider réellement du portefeuille de projets. Il s'agira d'utiliser la méthodologie d'évaluation pour évaluer la faisabilité des projets suggérés, puis de fournir une liste finale pour la signature de la direction. Cette liste peut comporter ou non des options alternatives, en fonction du statut final du gestionnaire.
Définir les nouveaux rôles
Comme nous l'avons déjà mentionné, les principaux changements de rôle qui se produiront dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets se situeront au niveau de la direction. Cela peut causer des problèmes avec les chefs de projet qui se rebellent contre ce qui pourrait être perçu comme une couche supplémentaire de hiérarchie au-dessus d'eux, exigeant le renoncement à certains rôles de PM. Une réunion de tous les GP doit être organisée pour apaiser les inquiétudes et définir la manière dont les rôles seront définis à l'avenir.
Soyez ouvert à l'itération et au changement
Aucun changement ou mise en œuvre ne se déroulera exactement comme prévu, car il est impossible de tout prévoir. Cependant, surtout pour les entreprises agiles, le fait de planifier à l'avance et de fixer des périodes de révision de la mise en œuvre et d'éventuelles réitérations donne à l'organisation la flexibilité nécessaire pour s'éloigner du risque ou pour adapter certains processus s'il s'avère qu'ils ne fonctionnent pas comme prévu.
La gestion de portefeuille de projets est devenue extrêmement populaire auprès des organisations dans tous les domaines, un fait qui a été grandement aidé par les progrès de la technologie PPM. Des logiciels tels que les outils de gestion de projet de Planview AdaptiveWork permettent aux organisations d'avoir une meilleure supervision et des informations sur la façon dont tous les projets de l'organisation se déroulent, ce qui permet une gestion plus efficace du portefeuille de projets.
