Idéalement, il s'agit d'une plaque tournante centralisée pour organiser les processus, gérer les projets spéciaux et faciliter la libre circulation de l'information dans votre entreprise. L'ultime Project Management Office (PMO) est un modèle de processus définis et alignés, avec le suivi des résultats et la transparence qui vont avec. Essayez ces conseils pour réussir votre gestion de projet.
UN: Rendez les processus d'affaires définis et reproductibles.
Réaliser un projet dans les délais et le budget impartis est une fois la combinaison d'une bonne gestion de projet et d'un peu de chance ; exécuter constamment des projets avec succès, à chaque fois, est une marque de perfection du PMO. Saisissez l'occasion de définir explicitement vos processus tels qu'ils se présentent aujourd'hui. Souvent, les choses sont simplement faites comme elles ont toujours été faites, sans définir les étapes et les résultats souhaités. Pire, et peut-être plus couramment, des personnes différentes font des choses différentes de différentes manières, à chaque fois.
Comprenez ce qui se passe et comment, puis éliminez ceux qui ne fonctionnent pas de manière cohérente. Enfin, assurez-vous que les autres sont réellement reproductibles. Ce faisant, vous rejoindrez une bonne compagnie ; un nombre croissant d'entreprises ont désormais mis en place des processus formels de gestion de portefeuille de projets (PPM), passant de 64% en 2003 à 71% en 2013. (Source : 1. L'état de la gestion de portefeuille de projets PPM 2013 PM Solutions Research)
DEUX: Cassez les silos départementaux.
Une deuxième marque de maturité du PMO est la capacité à considérer les besoins de l'entreprise dans son ensemble de manière antagoniste, plutôt que de voir les projets uniquement à travers les lentilles disparates des départements. Vos processus d'affaires sont-ils vraiment alignés pour soutenir la façon dont votre entreprise fonctionne aujourd'hui ? Plus important encore, ces processus soutiendront-ils la croissance et l'innovation nécessaires pour faire passer l'entreprise au niveau supérieur demain.
Faites un effort renouvelé pour examiner quand et où les projets traversent les lignes organisationnelles. Par exemple, comment les efforts de mise en œuvre et d'exploitation des initiatives de CRM ou de marketing numérique doivent-ils se croiser pour créer un résultat plus efficace pour tous les départements concernés ? Adopter une vision plus large peut vous aider à ouvrir les yeux - et à démontrer à la direction - à quel point les efforts du PMO sont importants pour l'entreprise dans son ensemble.
TROIS : Maximiser la technologie efficace.
Même le meilleur chef de projet ne peut pas être partout tout le temps. Dépasser les feuilles de calcul ou les logiciels de gestion de projet traditionnels pour adopter une solution basée sur le cloud permet de fournir des contrôles de gouvernance, de faciliter la communication entre les gestionnaires de projet et les parties prenantes de l'entreprise, et de promouvoir la cohérence de la méthodologie et des meilleures pratiques.
En outre, la capacité de suivre les mesures de manière plus transparente que jamais vous rapportera des dividendes lorsque vous serez appelé à démontrer les résultats et la valeur.
QUATRE: Soyez un directeur de trafic plutôt qu'un goulot d'étranglement.
La centralisation des informations au sein du PMO offre la possibilité de développer des indicateurs de performance et des chiffres opérationnels à l'échelle de l'organisation. Pourtant, cette accumulation d'informations peut signifier que les gestionnaires de projets deviennent des goulots d'étranglement plutôt que des facilitateurs d'informations.
Pensez à de nouvelles façons de canaliser les bonnes informations vers les bonnes personnes au bon moment, et votre valeur perçue pour l'organisation augmentera considérablement.
CINQ : Positionner la gestion de projet comme une source d'avantage concurrentiel.
Avec des processus fiables et reproductibles en place, la transparence nécessaire pour voir les projets et les progrès d'un point de vue global de l'organisation, et les outils pour démontrer les résultats et la valeur, vous avez tout ce qu'il faut pour augmenter la visibilité du PMO et le positionner comme une source d'avantage concurrentiel pour votre entreprise.
Imaginez que vous donniez aux dirigeants la confiance nécessaire pour poursuivre de nouvelles stratégies d'innovation, retirer des systèmes hérités coûteux ou lancer de nouveaux processus organisationnels qui réduiront les coûts ou stimuleront la croissance organique. Une culture d'entreprise qui reconnaît la valeur de la gestion de projet et la traite comme une capacité essentielle est une organisation plus forte que celle qui considère la gestion de projet comme une fonction transactionnelle.
Si le vieil adage selon lequel "c'est en forgeant qu'on devient forgeron" est vrai, en suivant ces conseils, vous pouvez faire en sorte que votre fonction de gestion de projet soit d'autant plus réussie.
