Un rapport de fin de projet est utilisé par les chefs de projet et leur équipe à la fin d'un projet pour déterminer comment le projet s'est déroulé. Que votre rapport de fin de projet soit aussi court qu'une simple page ou assez long pour remplir un classeur à trois anneaux, l'objectif du rapport est le même :
- Documenter ce que l'équipe de projet a livré
- Fournir une évaluation du projet en termes de qualité du travail.
- Évaluer la performance du budget et du calendrier
Puisque le but d'un rapport de fin de projet est d'évaluer la performance d'un projet, soyez honnête et objectif.
Que doit contenir un rapport de fin de projet ?
Bien que le rapport de fin de projet puisse prendre plusieurs formats, notamment une présentation formelle, une entrée dans un outil de gestion de projet ou un document pouvant être transmis à différentes parties prenantes, chacun des éléments ci-dessous doit être inclus dans un rapport de fin de projet :
- Une description du processus par lequel le projet a été approuvé, et l'analyse de rentabilité pour entreprendre le projet.
- Un résumé de l'exécution du projet, y compris si le projet a atteint ses objectifs.
- Détails sur le respect du budget et du calendrier du projet.
- Une liste des facteurs qui ont affecté les résultats du projet.
- Si possible, une description de l'impact financier ou des autres avantages que le projet apportera.
- Pièces jointes ou annexes contenant des résumés (ou le texte intégral) de la documentation importante du projet, comme le document de portée , le plan de projet, les résultats des tests et l'approbation/acceptation finale.
Pourquoi un rapport de fin de projet est-il nécessaire ?
Si votre projet implique un travail pour un client externe, votre rapport de fin de projet peut être exigé par contrat, surtout si le montant ou le moment d'un paiement final dépend des informations contenues dans votre rapport. Même si un rapport final n'est pas spécifiquement demandé dans un contrat, les parties prenantes internes et externes en attendront probablement un. Il est donc préférable de remettre votre rapport dès que possible après la fin de votre projet. Votre rapport servira à plusieurs fins, notamment :
- Informer les parties prenantes de haut niveau, qui n'ont peut-être pas été activement engagées pendant une phase du projet, que le projet est terminé.
- Informer les autres départements ou organisations que le travail est terminé, et qu'aucune autre ressource ne sera nécessaire pour le projet. Cela permet de libérer les fonds et la disponibilité des employés pour les utiliser sur d'autres projets.
- Documenter tout écart de par rapport au budget prévu ou au calendrier, ainsi que des explications sur la raison de ces écarts. Cela peut vous aider à rédiger un plan de projet plus précis lorsque vous gérerez des projets similaires à l'avenir, et peut également aider d'autres chefs de projet à planifier leurs propres projets.
- Reconnaître les efforts des employés qui ont travaillé sur le projet, en particulier ceux qui ont contribué plus que ce qui était attendu d'eux. Ce type de reconnaissance formelle peut grandement contribuer à à créer et à maintenir l'engagement des employés.
Il n'y a aucun moyen de savoir qui peut éventuellement lire votre rapport de fin de projet, ou ce qu'il doit en retirer. Cela signifie que votre rapport doit inclure suffisamment d'informations pour que même une personne peu familière avec le projet soit en mesure de comprendre l'objectif, l'exécution et le résultat final du projet, sans être surchargée de trop d'informations.
Articles similaires
