Le Dr Phil a les plus belles répliques. "Peu importe à quel point vous faites une crêpe plate, elle a toujours deux côtés." C'est tellement vrai. "Si tu veux débattre avec moi, tu ferais mieux de ne pas laisser ta bouche d'alligator surcharger ton cul de colibri." Je ne peux pas interpréter celle-ci, mais je suis sûr qu'elle était juste à l'époque. Bien que les répliques du Dr Phil puissent paraître un peu cryptiques, il arrive qu'il vous frappe au visage avec une vérité que vous n'oublierez jamais.
Un de ces Dr. Phil-isme dont je me souviendrai toujours a trotté dans mon esprit lors de mon tout premier événement d'amélioration continue , et c'est : "Vous ne pouvez pas changer ce que vous ne reconnaissez pas."
Parce qu'il est difficile de reconnaître que l'on est responsable de sa propre situation, de nombreuses personnes restent bloquées dans un schéma consistant à faire quelque chose, dit le médecin. En reconnaissant la chose que vous voulez améliorer, vous faites le premier pas vers l'amélioration. Bien que le docteur s'adressait à un couple marié lorsqu'il l'a dit, cela s'applique également à l'entreprise et aux relations entre nous, les membres de l'équipe. La reconnaissance de ce qui doit être changé est un élément fondamental d'un mariage réussi ET d'une entreprise réussie.
Les paroles du Dr Phil se sont avérées vraies à maintes reprises alors que nous avons poussé au changement depuis les profondeurs de l'entreprise à la suite de notre événement d'amélioration continue. Voici comment tout s'est déroulé :
L'histoire du passé
Avant de venir à Planview AgilePlace, j'ai travaillé chez un détaillant en tant que responsable du marketing du commerce électronique. La société était conservatrice dans ses dépenses et avait traditionnellement adopté une approche lente mais régulière de sa croissance. Lorsque l'équipe de direction s'est engagée à "passer au Lean", ce n'était pas une surprise.
Aussi, lorsqu'on m'a demandé de rejoindre une équipe interfonctionnelle pour aider à améliorer le processus d'épreuvage des publicités imprimées de l'entreprise, j'ai sauté sur l'occasion. Alors que nos publicités imprimées généraient des millions de revenus, nous gaspillions des millions de dollars en frais généraux pour les produire. Ce sont des dollars que l'entreprise aurait pu faire profiter à ses clients !
L'événement
Pendant quatre jours, des représentants de la publicité, du merchandising, de l'approvisionnement, de l'exploitation des magasins, de l'informatique et d'autres départements se sont assis dans une pièce, au milieu de tableaux blancs et de piles de post-it, pour tenter de tout démêler. Chaque personne est arrivée armée de ses connaissances particulières et, avant même de s'en rendre compte, les murs étaient couverts de post-it montrant des dizaines de "flux de valeur", ou flux de travail, qui représentaient chacun une partie du processus global.
Voici un compte rendu simplifié à l'extrême de la façon dont nous avons créé un nouveau processus :
Cartographier le processus actuel en utilisant des centaines de notes autocollantes (cela a pris toute la première journée). Des notes et des sections du mur de couleurs différentes ont été désignées à différentes sections du processus.
Identification des gaspillages dans le processus actuel (temps passé à retravailler, à corriger, à attendre les délais d'exécution, etc.) et regroupement des éléments de gaspillage en fonction des différents types de travail.
Cartographié un nouveau processus en utilisant les découvertes que nous avions faites.
Élaboration de plans d'action pour la mise en place du nouveau processus.
Le moment "Ah-ha
Nous savions que cette chose était énorme, mais sérieusement ? Nous n'avions jamais visualisé l'ensemble du processus, c'était donc instructif de voir à quel point c'était énorme ! Des centaines de personnes et une quantité énorme de ressources internes et externes à l'entreprise ont travaillé pendant plusieurs mois pour produire une seule publicité imprimée. Notre entreprise produisait des dizaines d'annonces imprimées chaque année, vous pouvez donc imaginer les économies potentielles.
Cartographier, re-cartographier et re-re-cartographier le processus a demandé beaucoup de travail, mais les opportunités d'économies que nous avons trouvées grâce à nos discussions en valaient la peine.
Maintenant, est-ce que quelqu'un suivrait réellement le nouveau processus ? Serions-nous en mesure d'influencer (et de gérer) efficacement ce changement ?
Reconnaître la nécessité du changement
La plupart des changements dépendent de la coopération des autres équipes, en particulier celles qui n'ont pas été très réceptives par le passé. Le nouveau processus exigeait que les gens tiennent les autres responsables, ce que de nombreux départements n'avaient pas réussi à faire parce que c'était plus facile ainsi. Le déploiement du nouveau processus allait être "comme clouer du jello au mur".
Mais, à l'instar d'un excellent mariage, la réussite en affaires exige une volonté de reconnaître ses défauts et une motivation à faire le travail nécessaire pour s'améliorer continuellement. Les mots du Dr Phil, "Vous ne pouvez pas changer ce que vous ne reconnaissez pas", ont tellement de sens en termes d'amélioration continue. Si vous ne prenez pas le temps d'examiner vos processus et de poser des questions difficiles, vous ne pourrez même pas commencer à voir ce que vous ne reconnaissez pas, et encore moins le reconnaître et prendre des mesures pour vous améliorer.
Maintenant que nous pouvions rattacher le nouveau processus à un chiffre (calculé sur la base du temps et de l'argent utilisés pour produire une publicité), même les équipes les plus réfractaires ont été forcées de reconnaître qu'un changement était nécessaire et ont réellement commencé à adopter le nouveau processus ! Ceux qui étaient autrefois nos plus grands adversaires étaient devenus nos plus ardents défenseurs.
Une fois que tout le monde a vu l'avantage de ralentir pour aller plus vite, nos améliorations de processus ont commencé à gagner du terrain car les gens ont constaté que les changements leur faisaient réellement gagner du temps dans leur travail quotidien. Multipliez cela par des centaines de personnes, année après année, et vous n'avez pas seulement des économies massives pour l'entreprise, vous pourriez aussi vous retrouver avec une équipe plus épanouie et des clients plus heureux au final.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
