Nous avons tous entendu l'histoire de Comment le Grinch a volé Noël. Chaque organisation a son propre "Grinch", plus particulièrement un Grinch de gestion de portefeuille de projets (PPM). Le Grinch est le négatif, celui qui est toujours sceptique quant aux avantages de la gestion de portefeuille, celui qui ne peut ouvrir les yeux au-delà des coûts initiaux et voir le retour sur investissement (ROI), et celui qui vous empêche finalement d'apporter des améliorations à votre PMO.
Voici comment le Grinch vous vole :
Succès du projet
L'une des chartes les plus importantes de toute fonction de gestion de projet ou PMO est de mener à bien les projets. Le succès est un terme large qui varie d'une organisation à l'autre - généralement, le succès est mesuré par la livraison du projet dans les délais et le budget prévus. Selon le site du Project Management Institute (PMI), le taux de réussite des projets dans l'ensemble du secteur est de 64%. Compte tenu des outils et des processus dont disposent les PMO, cela devrait être considéré comme un échec. Bien que nous n'ayons pas grand-chose à faire, il est possible d'éviter l'échec de nombreux projets grâce à une communication, un suivi et une prise de décision appropriés. Par exemple, dans le cas de la livraison à temps, les organisations qui mettent en œuvre une maturité élevée de gestion de portefeuille verront 71% de leurs projets dans les temps, contre 41% pour celles dont la gestion de portefeuille est faible ou inexistante. Il en va de même pour les projets qui respectent le budget, les organisations de gestion de portefeuille à haute maturité rapportant 74% de projets qui respectent le budget contre 46% (Source : PMI). En ne mettant pas en œuvre la gestion de portefeuille dans un système PPM, votre organisation rate une occasion de réaliser davantage de projets dans les délais et les budgets impartis.
Livrer la valeur
Apporter de la valeur ou avoir la perception d'apporter de la valeur est l'un des plus grands défis pour les PMO informatiques. En fait, selon le site State of the CIO, 56% des dirigeants d'entreprise considèrent toujours l'informatique comme un centre de coûts. Cette perception est également la raison pour laquelle 72% affirment que leur PMO continue d'être remis en question par la haute direction (Source : ESI International). Votre PMO fournit de la valeur, mais l'incapacité à démontrer cette contribution à la valeur vous nuit. Il existe de nombreuses façons dont le PPM peut aider à démontrer la valeur - la priorisation basée sur l'alignement commercial, les portefeuilles pour une meilleure prise de décision, les plans de ressourcement détaillés et les prévisions ou feuilles de route précises. Mon préféré est d'avoir la capacité de déterminer le retour sur investissement des projets ou initiatives stratégiques. Selon PMI, les organisations qui se considèrent comme des "leaders en gestion de portefeuille" peuvent démontrer un retour sur investissement pour 30% de leurs initiatives stratégiques, par rapport aux 7% rapportés par les autres organisations. Une solution PPM de premier ordre fournira une visibilité descendante et des rapports configurables pour démontrer le retour sur investissement, quelle que soit la façon dont votre organisation définit le retour.
Communication & Rapports
Une autre attente essentielle des chefs de projet et du PMO est une communication et un rapport précis des projets et initiatives. Il peut s'agir de la santé du projet, des risques, des mises à jour du calendrier ou de certains autres indicateurs clés de performance (ICP) convenus par l'organisation. Plus de 80% des dirigeants d'entreprise pensent que les équipes de gestion de projet devraient faire du reporting sur l'état d'avancement du projet l'un de leurs principaux objectifs. Cependant, ce n'est pas le cas - seulement 33% des dirigeants d'entreprise estiment que les chefs de projet font bien les rapports d'état (Source : Gartner). Pourquoi est-ce le cas si la plupart des gens ne soutiennent pas qu'il s'agit d'un domaine d'intérêt pour le rôle ? De nombreuses organisations n'ont pas doté les équipes de gestion de projet des outils adéquats pour réaliser des rapports efficaces et efficients. Une solution PPM fournira plusieurs rapports et tableaux de bord configurables pour faciliter la communication avec toutes les parties prenantes - des membres de l'équipe à la direction, en passant par le secteur d'activité (LOB).
Agilité organisationnelle
Les décisions seront prises sur la base des informations actuelles, mais lorsque l'environnement change, le PMO doit s'efforcer d'avoir une agilité organisationnelle. Il est essentiel de s'adapter aux changements car rien n'est statique dans le monde des affaires d'aujourd'hui - les priorités changent, les ressources se déplacent (ou sont déplacées) et les besoins de l'entreprise évoluent pour rester compétitif. Les PMO doivent constamment chercher des moyens d'accroître leur agilité et de rester alignés sur les objectifs commerciaux. Les organisations dotées d'une gestion de portefeuille ont une adaptabilité stratégique 6x plus élevée - ce qui garantit qu'elles sont plus susceptibles d'être alignées sur les objectifs commerciaux que celles qui n'ont pas de gestion de portefeuille (Source : PMI). Des niveaux élevés d'agilité commerciale créent un effet d'entraînement - l'alignement garantit le travail sur les éléments prioritaires, la priorisation garantit la concentration sur la valeur, la fourniture de valeur entraîne un changement de perception, et ainsi de suite. Les solutions PPM qui prennent en charge à la fois la planification du portefeuille et les capacités d'exécution des projets permettront aux organisations d'accroître l'agilité de l'entreprise et d'en récolter les fruits.
Alors que vous terminez l'année et commencez à planifier la suivante, ne laissez pas le Grinch PPM vous voler. Développez l'argument et la justification pour investir dans un logiciel PPM. Ici, à Innotas, nous avons élaboré un nouveau guide, "Building a Business Case for Project Portfolio Management (PPM) : Enabling Every Level of the Organization" qui vous aidera à communiquer les avantages du PPM pour chaque rôle et niveau de votre organisation.
Joyeuses fêtes !
