Le printemps est une période de renouveau ; un moment où l'on fait table rase du passé pour faire place à de nouvelles opportunités. Si vous utilisez un tableau Kanban pour gérer le travail de votre équipe, vous effectuez probablement une maintenance régulière pour maintenir votre tableau Kanban à jour. Cependant, tout comme pour les placards de votre maison, de temps en temps, vous voudrez peut-être faire un nettoyage plus approfondi pour dégager certaines des "toiles d'araignée" mentales.
Si votre tableau Kanban a été encombré par toutes les tâches inachevées des dernières saisons, il est peut-être temps de faire un petit nettoyage de printemps. Voici trois raisons pour lesquelles vous devriez envisager de donner au tableau Kanban de votre équipe un nettoyage en profondeur ce printemps, et chaque fois que vous avez besoin d'un rafraîchissement.
#1 Le printemps de l'amélioration continue
Ressentez-vous un sentiment d'élan à l'approche de la saison printanière ? Vous vous sentez dynamisé par l'idée de nouveaux projets, idées et initiatives (et par un temps plus chaud) ?
Lorsque vous ouvrez votre tableau Kanban pour les mettre en action : L'élan se poursuit-il ou vous sentez-vous freiné ? Il peut être difficile de faire de grands changements lorsque vous êtes lié à une fondation qui semble figée. Il est parfois plus facile de repartir de zéro avec un tableau vierge, frais et plein d'opportunités. Si vos grandes idées pour la nouvelle année ne rentrent pas dans votre ancien tableau, il est probablement temps de le reconstruire pour répondre à vos nouveaux besoins.
Reconstruire votre conseil d'administration peut vous aider à découvrir de nouvelles opportunités d'amélioration continue . Mais ne perdez pas les progrès que vous avez réalisés jusqu'à présent en abandonnant complètement votre ancienne planche !
Avant de commencer à démonter votre carte, prenez le temps de noter ce qui fonctionne dans sa configuration actuelle. Réunissez votre équipe et discutez de sujets tels que :
- Quels sont les couloirs et couloirs de nage qui ont été utiles à votre équipe ?
- Quels enseignements avez-vous pu tirer de vos mesures du conseil d'administration de ?
- Y a-t-il des politiques de processus que votre équipe a trouvées utiles ?
- Les limites d'encours ont-elles fait une grande différence dans l'efficacité de votre équipe ?
Alors que certaines équipes préfèrent avoir une discussion non structurée sur la conception du conseil, d'autres aiment l'approche plus formelle d'une rétrospective ou d'un café Lean. L'important est de recueillir les points de vue de toute l'équipe, et pas seulement de quelques membres.
#2 Nettoyer les toiles d'araignée (mentales)
Tout comme le fait d'enlever la décoration des fêtes et de nettoyer votre garde-manger peut vous aider à inaugurer la nouvelle année à la maison, brûler votre planche peut vous aider à prendre un nouveau départ au printemps. Que vous décidiez de créer un nouveau tableau Kanban à partir de zéro ou que vous passiez simplement du temps à archiver/supprimer des cartes sur votre tableau existant, un petit nettoyage de printemps est presque toujours une utilisation productive du temps.
Tout au long de l'année, votre équipe crée probablement des cartes pour représenter les tâches "à faire" ou "à faire un jour". Si vous avez toujours l'intention d'établir des priorités et de les mener à bien, ces cartes pourraient avoir leur place sur votre nouveau tableau. Mais si vous ne le faites pas, ils risquent d'encombrer l'espace cognitif de votre équipe et d'empêcher tout le monde de se concentrer sur ce qui est important (même inconsciemment).
En effet, les cartes supplémentaires non priorisées sur votre tableau ne sont pas seulement un encombrement visuel, elles occupent également un espace cognitif. Lorsque vous voyez une carte sur votre tableau, vous passez probablement quelques instants à réfléchir à cette tâche, même si elle ne correspond pas nécessairement à vos objectifs ou priorités actuels. Vous voyez la carte, vous vous dites : "Oh oui, nous avons parlé de faire ça", puis vous essayez de déterminer sur quoi vous devez réellement vous concentrer.
Les membres les moins expérimentés de l'équipe peuvent se sentir particulièrement gênés par les cartes de l'arriéré sur lesquelles figure leur "visage", car ils peuvent penser qu'ils n'ont pas le pouvoir de décider et non de les réaliser. Mais si une carte vous est attribuée, mais qu'elle n'a pas été classée par ordre de priorité, que faites-vous ?
Avec un conseil d'administration propre, vous pouvez commencer par apporter ce qui est le plus important aujourd'hui, et non ce qui semblait être une bonne idée il y a six mois, mais qui n'a peut-être plus la même valeur.
#3 Balayer les distractions
Nettoyer votre tableau (ou le brûler complètement) peut également aider votre équipe à obtenir une compréhension plus précise du WIP - un élément clé de la pratique de la livraison continue .
Si vous avez un tas d'idées à moitié conçues qui encombrent votre tableau Kanban, votre équipe peut avoir l'impression d'être à pleine capacité, même si ce n'est pas le cas. Il est difficile de s'enthousiasmer à l'idée d'ajouter de nouvelles cartes au tableau lorsque celui-ci semble déjà plein.
Prendre du temps en équipe pour examiner et prendre des décisions sur les cartes que vous avez dans votre backlog peut être un exercice cathartique pour tous les membres de votre équipe. Discuter de ce qui est et n'est pas une priorité, et pourquoi, peut être un excellent moyen de dynamiser votre équipe pour l'avenir. Il peut donner aux membres de votre équipe un sens raffiné de la clarté sur ce qui est réellement important, ce qui est à venir et les idées qu'ils peuvent mettre de côté, aidant ainsi tout le monde à rester concentré sur la fourniture de plus de valeur.
Mettez de l'ordre dans le processus de votre équipe
Même si votre garde-manger est organisé de façon impeccable, les aliments qu'il contient peuvent toujours se périmer. De même, même si votre tableau Kanban fonctionne, il se peut que certaines de ses parties ne vous servent plus - en d'autres termes, elles ont dépassé leur date d'expiration en termes d'utilité.
Prendre le temps de faire un petit nettoyage de printemps sur votre tableau Kanban peut donner à votre équipe l'occasion de réfléchir de manière critique à ce qui favorise la croissance et à ce qui la gêne. Il est facile de penser à la conception d'un tableau Kanban comme à une chose unique, mais à mesure que votre équipe évolue et grandit, votre tableau Kanban doit évoluer et grandir avec elle.
Ouvrez une nouvelle saison de croissance en nettoyant les toiles d'araignée des saisons passées. À tout le moins, vous entamerez une conversation avec votre équipe sur le processus que vous suivez, ce qui est un moyen organique d'inspirer des efforts d'amélioration continue au sein de votre équipe.
Pour en savoir plus sur la façon dont Kanban peut aider votre équipe à se recentrer et à atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité et de performance, nous vous recommandons les ressources suivantes :
