Les capacités de collaboration des équipes de projet ont été massivement améliorées ces dernières années grâce à l'avènement et à l'amélioration croissante des logiciels de gestion de projet. Si ces technologies ont amélioré la rapidité et l'efficacité de la collaboration, les éléments fondamentaux qui font d'une équipe une unité cohésive et performante reposent sur des techniques traditionnelles de gestion de projet datant des débuts du domaine.
Nous avons donc rassemblé quelques-unes des techniques de collaboration les plus importantes pour améliorer les performances de l'équipe de projet afin de vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre équipe.
1. Connectez les membres de votre équipe
Amener une équipe de projet à un haut niveau de fonctionnalité nécessite de la confiance et de la communication. Ceci s'applique à toutes les équipes mais est particulièrement important lorsqu'une équipe comprend également des emplois à distance. Il est important pour tout chef de projet de créer un environnement où les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour exprimer leurs opinions et peuvent trouver et demander de l'aide aux autres membres.
Pour obtenir cette confiance, assurez-vous de prévoir du temps pour les discussions informelles et la communication personnelle. Gardez les cinq premières minutes de toute réunion informelle, ou créez un canal "aléatoire" pour les sujets plus légers sur vos applications de communication.
2. Utiliser un logiciel de collaboration de projet en ligne
Exploiter la puissance du logiciel de gestion de projet basé sur le cloud peut améliorer considérablement la collaboration entre les équipes de projet. Grâce à la rapidité et à la clarté accrues de la prise de décision, ainsi qu'à une communication plus engagée et plus efficace, les outils comme Planview AdaptiveWork permettent aux équipes de travailler avec une efficacité maximale et d'éviter les retards de projet.
De nos jours, l'utilisation d'un logiciel collaboratif ne peut vraiment pas être plus simple. Les solutions basées sur le cloud permettent un stockage centralisé de tout le matériel du projet, ce qui accélère les temps d'accès et fournit des informations en temps réel, disponibles par le biais de calendriers de projet actualisés. Cela élimine la nécessité de feuilles de calcul encombrantes.
3. Créez un plan d'équipe
Une façon de rendre chacun plus à l'aise dans sa collaboration est de définir clairement les rôles, les responsabilités et les objectifs de votre équipe dans une charte de projet. Les chartes de projet fournissent des points de référence clairs pour toute question relative au projet et établissent les règles de base pour la communication et la réalisation des objectifs. Avec un tel document, chaque membre de l'équipe sait ce que l'on attend de lui et quand les livrables sont dus.
En disposant d'un guide de référence rapide, les membres peuvent éviter des délais fastidieux en trouvant rapidement la réponse à leur requête ou au moins en trouvant la personne responsable qui peut les aider. Il s'agit de l'une des techniques de collaboration les plus efficaces pour améliorer les performances de l'équipe et elle est relativement simple à créer.
4. Reconnaissance des efforts
Des recherches ont montré que 82% des employés estiment que leurs efforts ne sont pas assez reconnus par leurs superviseurs et que 40% d'entre eux feraient plus d'efforts s'ils pensaient que ceux-ci seraient reconnus. Cela signifie que si vous recherchez des techniques de collaboration pour améliorer les performances de l'équipe, reconnaître ces performances en premier lieu est un bon point de départ. Cela peut prendre de nombreuses formes différentes plutôt que d'être uniquement monétaire, y compris des solutions gamifiées et des avantages tels que des vacances supplémentaires ou le paiement d'une formation complémentaire.
5. Transparence
Être ouvert et honnête avec votre équipe peut sembler être une procédure standard, mais très souvent, les gestionnaires de projet pensent qu'être tout pour tout le monde est le meilleur moyen d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe de projet. Bien que cela puisse fonctionner pendant un certain temps, cela peut également conduire à la discorde entre les membres de l'équipe à qui l'on dit des choses différentes à différents moments ou qui perdent la direction en raison de la confusion des objectifs.
La transparence n'est pas toujours facile, car elle peut impliquer d'admettre une faute et nécessiter de faire prendre conscience aux autres de leurs fautes. Cependant, pour la force d'une équipe, le fait de savoir que les autres mettent tout sur la table les uns avec les autres peut être une excellente occasion de créer des liens.
La collaboration entre les équipes est essentielle à la réussite de tout projet, et c'est une responsabilité importante de chaque chef de projet que de s'assurer que cela se produise. En intégrant ces techniques de collaboration pour améliorer les performances de votre équipe dans vos processus de gestion de projet, vous pouvez établir l'unité efficace dont vous aurez besoin pour garantir la réussite du projet.
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