Les entreprises découvrent rapidement les avantages des équipes virtuelles, c'est-à-dire des équipes dont presque tous les membres travaillent à distance. Ces équipes réduisent les coûts, créent un vivier de candidats potentiels beaucoup plus important et permettent une flexibilité qu'il est difficile de trouver ailleurs. En outre, les équipes virtuelles se présentent sous de nombreuses formes et tailles.
Dans de nombreux cas, il n'y a jamais de lieu de travail définitif, car de nombreux membres de l'équipe se déplacent et vivent dans le monde entier. Cet environnement non traditionnel apporte son lot de défis, et la gestion d'une équipe dans un tel environnement nécessite une compréhension procédurale spécifique qui diffère de celle adoptée dans un environnement de bureau normal. De l'importance des appels vidéo à l'utilisation d'un outil de gestion de projet, voici quelques conseils pour gérer avec succès une équipe virtuelle.
Des réunions régulières sont indispensables
Veillez à ce que toutes les réunions et conférences téléphoniques coordonnées se déroulent à la même heure et les mêmes jours. Cela permettra à l'équipe de se familiariser avec le flux de travail et d'aborder son travail de manière plus pertinente et moins stressante. Un excellent moyen d'atteindre l'objectif des réunions de routine est le chat vidéo, qui est également un excellent moyen d'apprendre à connaître votre employé à distance à un niveau plus personnel. Et en parlant d'appels vidéo...
Les appels vidéo sont importants
Les courriels et les salons de discussion peuvent créer plus de malentendus qu'ils ne peuvent en prévenir, et une atmosphère virtuelle peut transformer un simple message en une catastrophique partie de téléphone. Les appels vidéo sont parfaits pour les équipes virtuelles car ils minimisent les possibilités de malentendus potentiels et permettent une connexion plus personnelle entre les membres de l'équipe. Comme mentionné dans le point précédent, assurez-vous que les appels vidéo ont lieu à un moment qui convient à tout le monde - la dernière chose que vous voulez faire est d'appeler accidentellement par vidéo un employé distant au milieu de la nuit.
Les outils de gestion de projet sont essentiels
Les outils de gestion de projet sont essentiels pour une fonctionnalité efficace du bureau, en particulier dans les lieux de travail éloignés. Une des utilisations est le suivi des échéances à venir, une autre est l'envoi de rappels de tâches essentielles aux membres de l'équipe auxquels ces tâches ont été désignées et une autre encore est le suivi du temps sur pour s'assurer que chaque employé à distance utilise le sien à bon escient.
La collaboration est essentielle
Étant donné que de nombreuses équipes comprennent des parties prenantes extérieures à l'entreprise, telles que des fournisseurs et des équipes de direction, il est essentiel de disposer d'un moyen efficace de collaborer. À une époque où le concept de collaboration sur le lieu de travail, tant au sein de l'entreprise qu'avec les clients, est de plus en plus populaire, les entreprises et les chefs de projet doivent pouvoir partager ce qui est pertinent tout en protégeant la propriété intellectuelle. C'est là que Planview AdaptiveWork entre en jeu - que vous collaboriez avec des clients ou un fournisseur hors site, Planview AdaptiveWork permet de ne partager que ce qui est nécessaire lors de la collaboration.
Avoir des objectifs clairs et des systèmes de travail définis
Avec autant de personnes différentes, les choses peuvent facilement se gâter. C'est pourquoi il est important d'avoir des objectifs clairs avec des paramètres définis. En établissant et en maintenant ces normes, les équipes seront davantage conditionnées à accomplir les tâches dans un délai donné. Assurez-vous qu'une fois que vous vous êtes mis d'accord sur un système, vous le standardisez, car cela encouragera la productivité. En outre, vous voudrez vous assurer que le système est adapté aux besoins de vos employés virtuels, car ce sont eux qui seront en contact avec le système au quotidien.
Assurer le professionnalisme
Veillez à ce que votre espace de travail virtuel soit exempt de distractions et exigez des employés qu'ils portent des vêtements appropriés - pas de travail à domicile en pyjama ! Ces normes contribueront à une culture de professionnalisme et d'efficacité et permettront aux membres de votre équipe d'adopter facilement l'état d'esprit approprié.
Heures chevauchantes
Il y a de fortes chances que vous ayez plusieurs membres de votre équipe stationnés dans des fuseaux horaires différents. Quoi qu'il en soit, vous voudrez vous assurer qu'il y a au moins trois heures dans l'emploi du temps où tout le monde est présent en même temps. Cela contribuera à créer des liens entre les membres de l'équipe, les encouragera à travailler ensemble et leur apprendra probablement des choses qu'ils ne savaient pas encore sur divers aspects de leurs tâches quotidiennes.
