En tant que chef de projet dans le secteur de la construction, vous devez être capable de suivre de multiples échéances et de gérer les changements inévitables dans le domaine - c'est comme un puzzle complexe avec de nombreuses pièces mobiles. En plus de cela, les enjeux sont élevés. Un petit contretemps sur des projets d'infrastructure ou de construction pourrait coûter des dizaines de millions de dollars. Les équipes de gestion de projets de construction ont besoin de la bonne technologie pour communiquer et gérer les changements constants.
Examinons les 4 étapes de la construction, puis répondons à la question de savoir comment le bon logiciel de gestion de projet et de collaboration peut soutenir les équipes dans chaque phase du projet de construction. Nous examinerons également certains des avantages que les grandes entreprises de construction ont tirés de l'utilisation d'une solution de collaboration et de gestion de projet.
Les 4 étapes de la construction
L'organisation et la précision sont primordiales pour une gestion réussie des projets de construction. Les erreurs sont coûteuses et difficiles à corriger, et un faux pas potentiel peut faire capoter tout le projet, c'est pourquoi le travail est souvent segmenté en quatre étapes :
1. Design
La première phase du projet est celle de la conception. Recherchez un outil doté de capacités de feuille de route qui combine la stratégie et la réalisation du travail dans une feuille de route pour planifier et visualiser les initiatives à long terme. Considérez les diagrammes de Gantt pour créer une représentation visuelle de votre plan de projet, de vos objectifs et de vos jalons. Vous pouvez utiliser ce tableau pour fixer des objectifs et des délais, planifier l'affectation des ressources et discuter des risques potentiels avec les personnes impliquées dans la phase de conception.
Recherchez un outil de gestion de projet qui peut simplifier la phase de conception grâce à des modèles de projet prêts à l'emploi et un outil qui vous permet de créer vos propres modèles, adaptés spécifiquement à votre organisation et qui vous permet de les réutiliser encore et encore pour des projets similaires.
Tenez compte de tous les plans, documents électroniques, permis, informations sur les entrepreneurs et contrats. Les chefs de projet ont besoin d'une plateforme de gestion des documents qui permet aux membres approuvés de partager et d'accéder aux documents n'importe où à l'aide de leur ordinateur, smartphone ou tablette - le tout dans le même espace de travail afin que les membres de l'équipe puissent partager les informations en temps réel.
2. Préconstruction
Une fois que vous avez trouvé une idée générale pour votre projet de construction, il est temps de transformer cette idée en un plan réalisable. La phase de préconstruction est le moment où vous allez régler les derniers détails avant de commencer les travaux. Si vous ne l'avez pas encore fait, c'est ici que vous voudrez désigner un chef de projet, un administrateur de contrat, un surintendant et un ingénieur de terrain.
La phase de préconstruction donne lieu à de nombreuses planifications et vérifications, l'organisation est donc essentielle. Si vous avez accès à un tableau Kanban numérique, c'est le moment idéal pour ajouter des équipes au tableau. À partir de là, vous pouvez commencer à ajouter des tâches au flux de travail, à attribuer des responsabilités et à demander aux équipes d'élaborer leurs plans d'action.
C'est également au cours de cette phase que vous voudrez revoir les documents ou finaliser les contrats et autres documents administratifs. L'utilisation d'une plateforme de gestion des documents permet de garder votre projet organisé. Les professionnels tels que les ingénieurs de terrain et les administrateurs de contrats peuvent télécharger des documents vers un stockage en nuage, où ils peuvent être récupérés à la demande par toute personne ayant reçu un accès.
3. Approvisionnement
La phase d'approvisionnement permet de préparer les équipes à l'ouverture du chantier. Ici, vous devrez comptabiliser tous vos équipements et matériels. Vos équipes disposent-elles de toutes les ressources dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs ? Ou devez-vous commander davantage de matériaux ?
Le bon logiciel de collaboration de projet aide les entreprises à minimiser les erreurs dans cette phase, ce qui facilite le suivi des informations importantes. Voici comment :
- Les listes de contrôle vous permettent de détailler facilement vos tâches, comme commander du matériel de dernière minute ou vérifier si tous les équipements nécessaires ont été achetés ;
- Des tableaux Kanban pour assigner des tâches comme la commande et la livraison de matériaux, et l'approvisionnement des équipes avec les bons outils ;
- La gestion des documents facilite le suivi des factures lors de l'achat d'outils et de la livraison de fournitures.
Ces caractéristiques permettent de s'assurer que les équipes sont correctement préparées avant de commencer la construction, réduisant ainsi les risques de faire des erreurs ou des mauvais calculs coûteux.
4. Construction
Il s'agit de la dernière étape du processus de construction. C'est la phase où les équipes commencent réellement à construire. Les tableaux Kanban facilitent l'attribution des tâches, la collaboration et le suivi de la progression des équipes, des sous-traitants et de toute autre personne impliquée dans vos projets de construction. Vous pouvez l'utiliser pour optimiser votre flux de travail, en créant des cartes pour des tâches spécifiques puis en affectant ces tâches aux membres de l'équipe concernés. Au fur et à mesure que les employés travaillent sur diverses tâches, ils déplacent la carte Kanban dans le flux de travail, mettant à jour son statut en temps réel.
Avec Kanban, vous savez toujours :
- Quelles sont les tâches sur lesquelles on travaille ;
- Combien d'affectations sont dans la file d'attente ;
- Lorsque les travaux sont terminés ; et
- S'il y a des tâches bloquées et incapables d'avancer tant qu'un problème n'est pas réglé.
De nombreuses grandes entreprises de construction optent pour un logiciel de collaboration de projet qui leur permet d'intégrer les activités du diagramme de Gantt au tableau Kanban. Cela facilite encore plus le suivi des tâches en donnant aux équipes et aux responsables la possibilité de diviser le travail en sections simplifiées, afin qu'ils puissent se concentrer sur les informations qu'ils doivent connaître sans encombrement.
Une solution de collaboration de projet efficace doit également comporter des tableaux de bord, afin que vous puissiez suivre les progrès des équipes en temps réel en observant des mesures importantes, comme les cartes Kanban complétées, la durée du cycle, et si les équipes respectent leurs délais ou si elles risquent de prendre du retard.
Caractéristiques clés à rechercher dans une solution de collaboration pour les projets de construction
Les gestionnaires de projets de construction sont toujours à la recherche de moyens pour accroître l'efficacité et améliorer la gestion des tâches. Dans la construction, la confusion et les délais excessifs peuvent se transformer en erreurs coûteuses. À ce titre, l'efficacité et la gestion des tâches sont indispensables. De nombreuses entreprises de construction se sont tournées vers les solutions de gestion du travail collaboratif qui offrent une expérience utilisateur simple et facile à utiliser afin que les personnes impliquées puissent facilement communiquer avec toutes les parties concernées par le projet, qu'elles soient en dehors de l'entreprise ou géographiquement dispersées.
Parmi les principales caractéristiques qui facilitent la communication et la collaboration en temps réel, citons les suivantes :
- Stockage sécurisé basé sur le cloud où les gens peuvent accéder à des contrats, des plans, des spécifications techniques et d'autres documents importants depuis n'importe où sur leurs ordinateurs et appareils mobiles ;
- Un système sécurisé de gestion des documents qui donne aux responsables la possibilité d'accorder et de restreindre l'accès aux données, telles que les modèles CAO et BIM, les conceptions, les dessins, les contrats et autres informations importantes ;
- Diagrammes de Gantt et Tableaux Kanban pour optimiser et gérer les tâches plus efficacement, ainsi que pour suivre la progression de l'équipe au fur et à mesure que les tâches avancent dans le flux de travail ;
- La possibilité de créer des modèles de projet sur mesure ou de mettre en œuvre des modèles prêts à l'emploi qui aident votre organisation à atteindre des objectifs stratégiques tout au long de votre projet de construction ;
- Outils de rapports avancés et tableaux de bord qui améliorent la planification du projet et la prise de décision ;
- Une application mobile intuitive pour les appareils Android et iOS qui permet aux gens d'accéder facilement aux documents et de les partager, de communiquer et de collaborer avec leurs équipes de n'importe où.
Avec Projectplace, vous obtenez toutes ces fonctionnalités dans une seule plateforme facile à utiliser.
ProjectPlace est l'une des solutions de gestion de projet les plus fiables du monde . Il est livré avec un certain nombre d'outils de gestion qui peuvent aider les entreprises de construction les plus occupées à réussir. C'est parce que ProjectPlace est chargé de fonctionnalités conçues pour favoriser la collaboration et stimuler la communication, afin que chacun travaille avec des informations à jour à tout moment.
ProjectPlace maximise la communication et la connectivité en offrant une accessibilité via des ordinateurs, des smartphones et des tablettes. Ainsi, les personnes impliquées dans le projet peuvent communiquer et fournir des mises à jour de l'état d'avancement en temps réel, qu'elles se trouvent dans un bureau ou qu'elles travaillent hors site.
Ce n'est pas pour rien que ProjectPlace a la confiance des plus grandes entreprises de construction du monde entier. Il est rapide à mettre en place, ne nécessite aucune installation, et est suffisamment facile à utiliser pour les personnes ayant une expérience minimale en informatique. En plus de cela, les données sont stockées dans le nuage et sauvegardées sur deux serveurs supplémentaires pour une sécurité maximale.
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