Qu'est-ce que la gestion de laboratoire ?
Si la science est l'endroit où la curiosité, la découverte et l'innovation se rencontrent pour prendre un café, la gestion du laboratoire est le processus qui consiste à s'assurer que les portes sont ouvertes, que les lumières sont allumées et que le café est prêt. Les laboratoires universitaires et industriels dépendent d'une gestion de laboratoire efficace pour faciliter et soutenir les réalisations scientifiques révolutionnaires qui font la une des journaux et améliorent nos vies.
Ce blog abordera les meilleurs conseils pour gérer un laboratoire avec succès, sur la base du travail de Planview avec l'un des laboratoires de simulation médicale les plus avancés des États-Unis. Mais, tout d'abord, clarifions les responsabilités qu'implique la gestion d'un laboratoire.
La gestion d'un laboratoire est similaire à la gestion d'une entreprise, et comme toute entreprise, les ressources sont égales aux revenus.
Le rôle de la direction du laboratoire est de s'assurer que les ressources limitées du laboratoire sont utilisées à leur pleine capacité et atteignent les objectifs qui leur sont assignés. Les fonctions d'un directeur de laboratoire peuvent inclure la gestion des demandes d'événements, du personnel, de l'inventaire des équipements, du flux de travail, de la formation, des subventions et des opérations quotidiennes - ces blouses de laboratoire et ces tubes à essai ne se nettoient pas tout seuls.
Sachant que ses décisions auront une incidence sur l'ensemble du laboratoire, un bon directeur de laboratoire doit posséder des connaissances techniques, des compétences analytiques, organisationnelles et créatives en matière de résolution de problèmes et, surtout, créer une culture plus innovante. Vous ne pouvez pas avoir un laboratoire réussi sans une gestion efficace du laboratoire.
Étude de cas sur la gestion des laboratoires
En tant que spécialiste de la simulation chirurgicale et coordinatrice de la simulation pour le Medical Simulation Lab du Parkview Mirro Center for Research and Innovation, Cortney Webb supervise la gestion du laboratoire de cette installation de pointe. Dotés de la technologie de simulation médicale la plus avancée, les professionnels cliniques peuvent organiser des événements dans l'un des trois laboratoires, chacun équipé d'un matériel médical haute-fidélité. Les laboratoires, les équipements et le personnel du laboratoire sont autant de ressources que Webb doit allouer stratégiquement pour une gestion réussie des laboratoires.
En l'absence d'un processus normalisé pour gérer les demandes d'événements entrants, le laboratoire a eu recours à des courriels, des appels et des conversations de couloir qui étaient ensuite relayés au personnel du laboratoire par des courriels, des textes ou des notes sur papier. Le personnel du laboratoire devait ensuite ouvrir chaque événement du calendrier un par un pour identifier les ressources disponibles, ce qui entraînait souvent des erreurs humaines, telles que des doubles réservations et des replanifications.
Pour créer un processus plus fluide avec moins d'erreurs, Planview a aidé le laboratoire à mettre en place un système de demande d'événements qui cultivait la collaboration et la gestion efficace du laboratoire.
Conseils de pro pour la gestion du laboratoire
Gestion de projets
Rassembler les différents éléments de projets complexes tombera carrément sur les épaules du responsable du laboratoire. Qu'est-ce qui fait le succès d'un directeur de laboratoire ? C'est la façon dont ils abordent les problèmes et créent des solutions.
Rester organisé
L'organisation dans la gestion d'un laboratoire signifie plus que d'avoir un bureau propre. Vous ne pouvez pas laisser des ressources passer entre les mailles du filet. Pour assurer l'harmonie du laboratoire et atteindre les objectifs, toutes les ressources - personnel, équipement et espace physique - doivent être correctement comptabilisées et ordonnées.
Communiquer avec l'équipe (en personne et numériquement)
Prendre régulièrement des nouvelles du personnel aide à rester concentré et permet de discuter des problèmes avant qu'ils ne se transforment en problèmes. Une étude de McKinsey & Company sur les laboratoires qui réussissent a révélé que la gestion des talents était fortement corrélée aux hautes performances. Aucun laboratoire ne doit négliger son personnel.
Leadership
Le leadership est le processus d'influence qui maximise les efforts des autres en vue d'atteindre des objectifs clairement définis. Lorsque les responsables de la gestion du laboratoire s'engagent à créer une culture inclusive, ils inspirent les membres du laboratoire vers la productivité.
Mettre la stratégie en pratique
Pour mettre en œuvre les conseils de gestion de laboratoire mentionnés ci-dessus, Webb a choisi de restructurer et d'automatiser son système de demande d'événements dans Planview PPM Pro. Les rapports et tableaux de bord personnalisés ont permis aux dirigeants d'introduire une stratégie simplifiée pour organiser et planifier les ressources.
Le laboratoire a conçu des modèles adaptés à chacun de ses trois sites cliniques, en fonction des capacités spécifiques de chaque site. Désormais, lorsqu'une demande d'événement arrive, le personnel du laboratoire peut rapidement voir quelles salles ont été réservées, quels membres du personnel sont requis et quel équipement a été demandé pour tout événement jusqu'à 60 jours à l'avance.
"Nous avons beaucoup de ressources à suivre, et nous devons savoir où tout et tout le monde se trouve à tout moment", explique M. Webb.
Ils doivent également facturer ces ressources. C'est pourquoi un montant en dollars est attribué à chacune d'entre elles dans PPM Pro, ce qui permet aux dirigeants de savoir précisément combien facturer pour un événement en fonction de l'utilisation réelle, à la demi-heure près, et de générer instantanément une facture.
Réaliser l'exécution dans le laboratoire
Une fois que la direction du laboratoire a programmé une demande d'événement, elle assigne des tâches aux membres du personnel dans Planview Projectplace-un outil de gestion de projet qui s'intègre parfaitement à PPM Pro. Les tableaux Kanban numériques de Projectplace permettent au personnel de rester sur la bonne voie grâce à des listes de contrôle des activités à réaliser depuis 30 jours jusqu'au jour de l'événement et après l'événement. Par exemple, à sept jours d'intervalle, le spécialiste de la simulation sait qu'il doit avoir terminé des éléments tels que la programmation des scénarios de test et la vérification de l'inventaire des équipements.
Tous les vendredis, le Labo tient une réunion de prévision hebdomadaire au cours de laquelle ils passent en revue tous les événements à venir pour s'assurer que tout le monde est à jour sur ses missions. Chaque membre du personnel peut effectuer une tâche pour quelqu'un d'autre, de sorte que toute fiche ouverte peut être discutée et travaillée en équipe.
Ce flux de travail standardisé crée de la cohérence, favorise un environnement collaboratif et stimule la communication ouverte entre la direction et le personnel. Il est facile pour toute partie prenante de voir exactement où en est un projet à tout moment, ce qui est à venir et ce qui a été réalisé avec succès.
Trouver la bonne solution
La gestion d'un laboratoire n'est pas un travail facile. Chaque laboratoire est différent, et la façon dont vous gérez le vôtre dépend de nombreux facteurs. Vous pouvez consulter pour savoir comment nous avons aidé Parkview Health à mettre en place un flux de travail plus fluide et plus efficace.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
