Adoptez les bons outils de collaboration de projet pour mener à bien votre travail.
Aujourd'hui, il existe une pléthore d'outils et d'applications de collaboration. Et alors que nous sommes jetés dans les feux de "gestion de projet accidentelle" et de l'exécution de projets de base, nous recherchons des outils et des technologies qui nous aideront à améliorer la collaboration entre les projets et les équipes. Cependant, la plupart d'entre nous se tournent instinctivement vers ce qui est couramment disponible - vous l'avez deviné - le courrier électronique et les feuilles de calcul. Au fur et à mesure que nous trouvons des lacunes dans ces outils, nous cherchons des solutions plus modernes pour nous aider à suivre le rythme. Telles sont les conclusions d'une enquête d'Appleseed Partners , commandée par Planview, auprès de 200 personnes basées en Amérique du Nord qui gèrent ou participent à des projets.
Les répondants à l'enquête ont révélé que leurs trois principaux outils de collaboration sont le courrier électronique (73 pour cent), les feuilles de calcul (62 pour cent) et le téléphone (53 pour cent). Environ 40 pour cent des personnes interrogées ont déclaré avoir essayé d'autres outils de collaboration en ligne, tels que le stockage basé sur le cloud, les outils de cloud en ligne et les espaces partagés. Malheureusement, lorsqu'il s'agit des besoins de collaboration des équipes modernes et virtuelles, ces solutions offrent des capacités limitées.
Compliquant encore plus les efforts de collaboration, l'enquête a montré qu'au lieu d'améliorer la collaboration entre les projets et les équipes, nous créons le contraire - une Tour de Babel - où chacun finit par utiliser différents outils (4-5 outils différents) dans un effort pour mieux collaborer sur les projets.
De manière choquante, 33 pour cent des personnes interrogées ont également déclaré que personne dans leur équipe n'utilise exactement le même ensemble d'outils. Comment peut-on suivre les actions et les étapes d'un projet avec autant de pièces mobiles ?
Inévitablement, les cadres supérieurs, les chefs de projet et les membres de l'équipe signalent des déconnexions majeures et s'inquiètent des informations manquantes. Le résultat est que les équipes perdent neuf semaines par an, selon l'enquête.
Aussi tentant qu'il soit d'adopter les nouvelles technologies, il semblerait que l'utilisation de ces outils disparates ne fasse que nous ramener à la case départ : le retour à l'email éprouvé pour rester concentré sur les priorités quotidiennes. Le courrier électronique a un rôle à jouer, mais il ne constitue pas une solution viable pour les équipes d'aujourd'hui.
Il est temps de mettre fin à la dépendance aux e-mails, de réduire le nombre d'outils et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde pour améliorer la collaboration sur les projets ! Je vous invite à lire l'e-book, " Tout le monde est un chef de projet : Une étude et un guide pour une collaboration de projet réussie ." Vous y trouverez les quatre éléments que les répondants à l'enquête ont déclaré vouloir trouver dans une solution de collaboration de projet.
Infographie :
5 Raisons pour lesquelles les équipes ne parviennent pas à collaborer efficacement au travail
