Les réunions permanentes ont mauvaise réputation - bien qu'elles aient été lancées dans l'intention de garder un certain sujet, un objectif ou une initiative en tête, elles se transforment souvent en pertes de temps perturbatrices qui empêchent les équipes d'effectuer le vrai travail . Nous avons tous des réunions récurrentes sur nos calendriers qui suscitent des huées derrière l'écran. Cependant, lorsqu'elles sont animées correctement et organisées autour d'un objectif commun, les réunions permanentes peuvent être un moyen efficace et collaboratif de maintenir les équipes concentrées et synchronisées. Ce blog se concentre sur plusieurs idées de réunions de stand-up que vous pouvez essayer avec votre équipe pour obtenir cette synergie efficace. Mais d'abord, qu'est-ce qu'une réunion "debout" exactement ?
Un stand-up meeting - un type de réunion permanente - est une courte réunion quotidienne utilisée pour maintenir les équipes alignées tout au long de leurs semaines de travail. Également appelé stand-ups quotidiens, huddles quotidiens, ou dans certains cercles Agile, une mêlée quotidienne, le but d'une réunion stand-up est de clarifier les objectifs et les priorités, de discuter des obstacles potentiels et de parler réellement en équipe du travail en cours.
Pour les équipes qui utilisent des tableaux Kanban pour gérer leur travail, les réunions quotidiennes sont un excellent moyen de renforcer les pratiques les plus utiles de Kanban, telles que limiter le WIP et encourager un système de tirage au sein d'une équipe. Les stand-ups quotidiens peuvent dynamiser une équipe pour faire avancer le travail, et comment ils peuvent aider les équipes à prévoir et à prévenir les blocages potentiels avant qu'ils ne fassent boule de neige et ne deviennent des problèmes plus importants.
D'un autre côté, les stand-ups mal gérés, désorganisés ou autrement inefficaces peuvent avoir un effet négatif sur le moral de l'équipe. Bien qu'il y ait certainement de nombreuses façons d'organiser un stand-up, il y a quelques meilleures pratiques que chaque équipe devrait suivre. Voici quelques-unes des meilleures idées de réunions standup à essayer avec votre équipe.
1. Levez-vous. Littéralement
Les réunions quotidiennes doivent ressembler davantage à un caucus pendant un temps mort d'un match de football qu'à une réunion du conseil d'administration. C'est le moment de prendre contact, d'analyser la situation actuelle et d'établir un plan de match rapide pour faire avancer les choses. Il y a une différence d'énergie palpable lorsque les gens doivent se traîner dans une salle de réunion, poser leurs affaires, sortir leur ordinateur, prendre un nouveau café, etc. que lorsqu'ils se serrent autour d'un écran pour un rapide powwow. Lorsque tout le monde est entré et installé, vous avez probablement déjà perdu 5-10 minutes d'une réunion qui ne devrait pas durer plus de 15 à 20 minutes.
Le simple fait d'encourager les personnes debout à se tenir debout permet de gagner du temps sur l'ensemble de la réunion tout en encourageant chacun à rester concentré. Votre équipe est beaucoup moins susceptible d'être rivée à son écran d'ordinateur si elle sait qu'elle ne sera là que pour une brève conversation. Ce conseil s'adresse surtout aux équipes situées dans des locaux communs. La façon la plus efficace de procéder est d'installer un grand écran dans une zone centrale où tout le monde peut se rassembler.
Les équipes distribuées n'auront pas de lieu physique, mais elles peuvent tout de même imposer la pratique de la station debout pendant les réunions et demander aux participants d'allumer leur vidéo. Cela peut sembler idiot, mais c'est un petit moyen de donner à votre équipe un sentiment d'unité qui fait souvent défaut aux équipes distribuées.
2. Choisissez une heure (réaliste) et respectez-la.
Le moment où vous organisez vos réunions de stand-up dépend largement de la composition/répartition de votre équipe. Si votre équipe est répartie dans le monde entier, votre stand-up aura évidemment un aspect différent de celui d'une équipe installée dans un même lieu. Cela dit, les réunions debout les plus réussies sont celles qui sont cohérentes en termes de temps et de lieu. Ainsi, lorsque vous décidez de programmer vos premiers standups, assurez-vous que c'est à un moment où tout le monde peut se rencontrer de façon constante.
Pour les équipes situées dans un même lieu, vous entendrez souvent le conseil de faire des réunions debout dès le matin, mais faites-le avec prudence pour plusieurs raisons. Tout d'abord, selon la culture de votre bureau, certaines personnes peuvent avoir une définition différente de "première chose du matin" que d'autres. Fixer une réunion de mise en route à 8matin aliène ceux qui ont déterminé qu'un démarrage plus tardif leur convenait mieux. Il laisse également peu de flexibilité à ceux qui, par nature, ont plus de variabilité dans leur emploi du temps.
En fin de compte, vous voulez que votre équipe veuille que participe à des réunions debout. Cherchez à trouver un moment qui convienne à tout le monde.
Les équipes réparties dans le monde entier devront faire preuve d'un peu plus de créativité pour trouver des heures de réunion qui conviennent à tous. Cela peut demander un peu plus de flexibilité, mais cela en vaut la peine pour réunir tout le monde dans une seule pièce en même temps. Ces équipes distribuées pourraient envisager de faire des standups 2-3 fois par semaine plutôt que quotidiennement pour rendre les réunions moins gênantes.
3. Avoir un ordre du jour fixe
L'un des principaux inconvénients des réunions permanentes est qu'elles ont tendance à nous surprendre. Nous prévoyons de nous rendre à chacune d'entre elles avec un ordre du jour précis, et pourtant, nous nous retrouvons dans ces réunions hebdomadaires si importantes que nous devons les avoir sans avoir une idée précise de ce dont nous devons discuter.
Les réunions de stand-up efficaces ont un ordre du jour prédéterminé par une série de questions, décidées par l'équipe comme méritant d'être discutées au quotidien. Ces questions doivent être suffisamment ciblées pour aider l'équipe à identifier rapidement les problèmes et les obstacles au flux.
Voici un exemple de questions que vous pouvez utiliser comme point de départ pour le standup de votre équipe. Adaptez ces questions au besoin pour répondre aux besoins de votre équipe :
- Quel travail (combien de cartes) sommes-nous en train de réaliser ?
- Qu'allons-nous finir aujourd'hui ? Quelqu'un a-t-il besoin d'une aide supplémentaire pour faire quelque chose ?
- Est-ce que quelque chose est actuellement bloqué ? Si oui, que peut-on faire pour débloquer ce travail ?
- Y a-t-il un travail caché en cours que nous devons visualiser ?
- Avons-nous prévu de commencer de nouveaux travaux aujourd'hui ?
- Si oui, y a-t-il quelque chose que nous pouvons aider à terminer d'abord avant d'entreprendre de nouveaux travaux ?
- Si non, qu'est-ce qui est le plus important pour nous de tirer ensuite ?
Ces questions aideront à maintenir l'élan de l'équipe et garantiront que chaque réunion de stand-up engage l'équipe de manière productive.
4. Concentrez-vous sur le flux, pas sur le statut
Vous avez peut-être remarqué qu'aucune des questions ci-dessus n'était : "Où en sommes-nous sur ce point ?" Les stand-ups quotidiens ne sont pas des réunions d'état - ce n'est pas le moment de dire simplement : "Voici où j'en suis sur ce sujet", car ce ne sont pas des informations utiles/pertinentes pour la plupart de votre équipe. Le but des stand-ups est de discuter de la manière de faire avancer le travail.
5. Soyez bref, ou mettez-le hors ligne
Pour en revenir à notre comparaison avec le huddle, les réunions quotidiennes sont censées être des conversations rapides et dynamiques, et non de longues plongées en profondeur dans des problèmes spécifiques.
Je recommande d'avoir une limite de temps ferme pour les stand-ups - que ce soit 10, 15 ou 20 minutes - pour deux raisons. La première est que le fait de délimiter la réunion de cette manière permet de concentrer les conversations, ce qui maintient l'engagement de l'équipe. La seconde est qu'elle permet de conserver une "sensation" de stand-up différente des autres réunions. Si votre stand-up déborde constamment sur d'autres réunions, il n'est probablement pas animé d'une manière qui lui permette de rester productif et important pour l'équipe. Encore une fois, vous voulez que votre équipe apprécie les stand-ups. S'ils ne les apprécient pas, ils ne participent pas, et s'ils ne participent pas, vous pouvez tout aussi bien annuler les réunions.
Maintenez l'engagement de chacun en faisant en sorte que les réunions soient courtes et ciblées. Qu'est-ce qui fait que les stand-ups sont longs ? Plongez profondément dans des conversations qui ne concernent qu'un ou deux membres de l'équipe. Évitez ces plongées en profondeur pendant les séances de stand-up - ce n'est tout simplement pas le moment ni le lieu pour régler les problèmes. C'est l'endroit pour les identifier , discuter de qui doit être impliqué davantage, puis passer à la question suivante.
6. Parlez pour vous-même
Une autre façon de faire participer toute l'équipe est d'utiliser la méthode de l'école primaire qui consiste à faire le tour de la pièce à l'adresse. Plutôt que de demander à une personne de lire toutes les cartes du tableau, choisissez un animateur qui posera les questions ci-dessus, puis demandez à chaque personne de parler de ses propres cartes du tableau.
7. Rotation des animateurs
En ce qui concerne la question de savoir qui doit animer les réunions, le partage de cette responsabilité est une autre façon de renforcer l'idée que l'équipe de est propriétaire de son conseil et de tout le travail qui y est effectué. Faites de l'animation à tour de rôle, en alternant chaque semaine ou chaque jour, assurez-vous simplement d'avoir un moyen rapide de déterminer qui est le tour. La rotation des animateurs contribuera à faire de la discussion du travail - et du maintien de la productivité des réunions - une responsabilité partagée, au lieu de la faire reposer sur une seule personne.
8. Gardez un arriéré d'améliorations
Pendant les stand-ups, il est normal que les équipes découvrent des possibilités d'améliorer les processus ou les pratiques au-delà de la portée d'une carte particulière. En fait, c'est l'une des meilleures parties d'un stand-up efficace : amener votre équipe à s'engager à ce niveau. Gardez un couloir sur votre tableau où vous consignez vos idées. Lorsque vous entamez un processus de planification, intégrez ces projets d'amélioration parallèlement au travail de projet régulier.
Essayez-le !
Vous cherchez à commencer à organiser des réunions de stand-up (ou à améliorer les réunions existantes) avec votre équipe ? Essayez les conseils de ce post et consultez ces autres ressources pour vous assurer que vos réunions sont efficaces.
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