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Les chefs de projet ont du pain sur la planche. Avec autant de projets qui se déroulent en même temps, il peut être difficile de se concentrer sur ce qui est important et de coordonner les diverses ressources nécessaires pour que chaque projet avance sans heurts. Lorsqu'ils n'ont pas de visibilité sur chaque projet, il est fréquent que les responsables donnent la priorité à des projets qui n'apportent pas de valeur à leur entreprise, simplement parce qu'ils n'ont pas de moyen facile de savoir lesquels sont les plus importants pour les résultats de l'entreprise.
La gestion du portefeuille de projets (PPM) peut faire ou défaire une organisation. Avec la bonne approche du PPM, les entreprises peuvent bénéficier d'une efficacité accrue, d'une meilleure hiérarchisation des priorités, de meilleurs résultats, d'une rentabilité plus élevée et d'un contrôle retrouvé sur leurs portefeuilles.
Une mauvaise approche peut toutefois s'avérer désastreuse. Les projets peuvent dépasser le budget, les mauvaises décisions peuvent être prises, les employés peuvent s'énerver et les résultats peuvent être sous-optimaux.
Pour donner aux chefs de projet la visibilité et les données en temps réel dont ils ont besoin pour maximiser la rentabilité et s'assurer que les choses respectent le calendrier, des solutions PPM ont vu le jour ces dernières années.
Ces outils offrent des capacités de gestion de projet robustes - y compris la gestion de portefeuille, la prise en charge des projets, la gestion des ressources et l'exécution. Dans l'ensemble, ces fonctionnalités aident les organisations à améliorer le retour sur investissement et à réduire les coûts tout en obtenant une meilleure visibilité de leurs activités.
Les défis de la gestion de portefeuille de projets d'entreprise
Il est fréquent qu'un chef de projet ait trois, cinq, voire dix projets en cours en même temps. Certains de ces projets nécessitent les mêmes ressources, qu'il s'agisse de personnes, de technologies ou de biens. Certaines d'entre elles sont essentielles à la mission, d'autres sont faites pour la bonne volonté, et d'autres encore sont faites simplement parce que personne ne sait à quel point elles constituent un gaspillage.
Le manque de perspicacité dans cette cacophonie d'informations peut causer de sérieux problèmes pour l'ensemble de votre portefeuille, y compris les quatre suivants :
1. Délais mal gérés
Sans une visibilité suffisante sur vos projets, il est impossible pour les chefs de projet de savoir s'ils sont à pleine capacité, s'ils disposent de la bonne allocation de ressources ou s'ils ont planifié les bonnes étapes pour respecter les délais.
Un employé critique, par exemple, peut avoir quatre projets sur son assiette qui sont tous dus en même temps. Bien que les meilleurs gestionnaires de projets puissent jongler avec plusieurs projets à la fois, il n'y a qu'un nombre limité d'heures dans une journée.
Au mieux, votre équipe va seulement faire le travail - mais pas à son plein potentiel. Dans le pire des cas, les goulets d'étranglement peuvent entraîner des retards ou des délais non respectés.
2. Les projets qui dépassent le budget
Lorsque vous n'avez pas une vision approfondie de votre portefeuille de projets, il est difficile de savoir où va l'argent. Trop souvent, les projets dépassent le budget. En fonction de la quantité et de la fréquence, cela peut avoir un impact extrêmement négatif sur les résultats - entraînant, entre autres, une baisse de la rentabilité, une diminution des ressources et le mécontentement des actionnaires et des investisseurs.
Le risque d'un mauvais PPM est un retour sur investissement plus faible que prévu. Être capable de voir les contraintes budgétaires et les risques à partir d'un projet individuel et d'un niveau de ressources pour les chefs de projet et d'une vue d'ensemble pour la direction est difficile, mais cela ne doit pas l'être.
3. Des employés surmenés et stressés
Avec des données spécifiques au projet éparpillées un peu partout, les travailleurs sont obligés de sauter d'une plateforme à l'autre et de parler à chaque personne impliquée dans chaque projet différent, juste pour savoir comment les choses avancent. Pour garantir le respect des délais et l'atteinte des objectifs, ces données doivent être contrôlées.
Cependant, à l'ère de la gratification instantanée et des attentes en temps réel, cette approche de la vieille école laisse beaucoup à désirer. Personne ne veut passer son temps à passer d'une plateforme à l'autre alors qu'il sait que - à l'ère moderne - il devrait pouvoir tout voir en un seul endroit central via un tableau de bord en temps réel.
4. Mauvaises décisions
Lorsque vous n'avez pas une visibilité approfondie de tous les projets de votre portefeuille, il est impossible de prendre les meilleures décisions. Certains projets peuvent rapporter d'énormes sommes d'argent, tandis que d'autres peuvent être une perte de temps et de ressources. Sans les bonnes données à portée de main, les chefs de projet pourraient décider par inadvertance de consacrer plus de ressources à un projet moins rentable alors qu'un projet vital est dans la balance.
La liste ci-dessus n'est en aucun cas exhaustive. Cependant, ces défis dans la gestion du portefeuille de projets peuvent avoir des conséquences dévastatrices.
Comment les solutions PPM résolvent ces problèmes
Les entreprises se tournent de plus en plus vers les solutions PPM modernes pour surmonter ces défis, et bien plus encore.
Avec la bonne plateforme PPM en place, les chefs de projet peuvent accélérer les délais dans tous les domaines grâce à une visibilité accrue et à des outils de planification en temps réel. Cet aperçu permet de réduire considérablement les coûts, en donnant aux chefs de projet une idée claire des dépenses, ainsi que des projets qui ont de la valeur et de ceux qui sont moins prioritaires.
De plus, les outils PPM augmentent la productivité des employés en leur évitant de devoir passer d'une plateforme à l'autre pour trouver les informations dont ils ont besoin. Grâce à l'automatisation, tout est envoyé à un seul endroit. Cela facilite le travail des employés, ce qui améliore le moral.
Les solutions PPM aident également les organisations à prendre de meilleures décisions. En se concentrant sur les projets hautement prioritaires, il est plus facile pour les chefs de projet d'obtenir les ressources dont ils ont besoin pour s'assurer que les choses sont faites à temps - de la bonne manière. De plus, les outils d'analyse de rapports robustes augmentent l'alignement organisationnel, ce qui permet de répéter plus facilement les succès passés.
Logiciel PPM pour les entreprises modernes
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