Ist Ihr IT-Projektmanagementbüro (PMO) auf Abteilungs-, Programm- oder Projektebene angesiedelt?
Unabhängig davon haben alle IT-PMOs eines gemeinsam: Sie werden ständig mit dringenden Anfragen und Forderungen nach Technologie-Updates, technischem Support und nahtlosen Implementierungen aus dem gesamten Unternehmen überschwemmt.
Mit der Ausweitung der Technologie auf alle Aspekte des Geschäftsbetriebs haben sich auch die Aufgaben des IT-PMOs erweitert, um eine übergeordnete Sicht auf unternehmensweite Projekte und die Ressourcenzuweisung zu erhalten - insbesondere, wenn Unternehmen wachsen.
Wenn sich die Aufgaben Ihres herkömmlichen PMOs dahingehend entwickeln, dass es IT-Projekte verwaltet, die mit wichtigen Geschäftszielen auf Führungsebene verbunden sind, ist es vielleicht an der Zeit, über den Übergang zu einem Enterprise Project Management Office (EPMO) nachzudenken. Hier ein Blick auf die unterschiedlichen Werte, die ein PMO im Vergleich zu einem EPMO bietet, und darauf, wie Sie den Übergang bewältigen, wenn die Zeit gekommen ist.
Die Funktionen und Grenzen von PMOs
Mit einem PMO können Ziele in einer Reihe von projektspezifischen Initiativen verfolgt werden, die entweder in einer einzigen Abteilung angesiedelt sind - wie z.B. die Verbesserung der Verwaltung von Steuerprozessen - oder sich über mehrere Abteilungen erstrecken können.
Laut Project Management Institute lassen sich PMOs in eine von drei Kategorien einordnen, die eine Struktur für Projekte bieten und die Lieferung eines fertigen Produkts sicherstellen:
- Unterstützende PMOs sind das Modell, bei dem die Projektbeteiligten die Hände in den Schoß legen und eine unterstützende Rolle einnehmen, die sie nach eigenem Ermessen nutzen oder ignorieren können.
- Controlling PMOs sind ein wenig mehr involviert und legen Fristen, Standards und Verfahren fest, ohne den Projektverlauf genau zu überwachen.
- Direktive PMOs nehmen die Dinge selbst in die Hand und kontrollieren den gesamten Prozess, indem sie Aufgaben zuweisen und strenge Anweisungen erteilen, um sicherzustellen, dass die Projekte auf eine bestimmte Weise abgeschlossen werden. Dieser Ansatz wird häufig bei risikoreichen oder hochsensiblen Projekten gewählt, bei denen die Kontrolle als Sicherheitsmaßnahme angesehen wird.
Alle diese PMO-Strategien können für eine Organisation von Nutzen sein. Was ihnen jedoch fehlt, ist ein Überblick über das Projekt und seine Einbindung in die unternehmensweiten Ziele und Vorgaben. Um sicherzustellen, dass separate PMO-Prozesse mit der übergeordneten Unternehmensstrategie in Einklang stehen, wenden sich Unternehmen häufig an ein EPMO.
Identifizierung des Bedarfs für ein EPMO
Ab einem bestimmten Punkt erfordert die Ausweitung der Rolle des PMO in einem Unternehmen einen zusätzlichen Arm, um Projekte und Ressourcen auf Unternehmensebene gemeinsam mit dem Führungsteam zu organisieren und zu verwalten. Das ist die Art von Dienstleistung, die ein EPMO anbietet.
Ein EPMO arbeitet auf einer höheren Ebene als die PMOs. Es konzentriert sich auf die Strategie und stellt sicher, dass die Strategie von jedem PMO umgesetzt wird. Ein EPMO unterstützt die Entwicklung von Budgetplänen und Master-Projektplänen und verbessert die Nutzung von Ressourcen auf PMO-Ebene, um die Produktivität und den Wert verschiedener Projekte zu steigern.
Ein EPMO bietet auch den dringend benötigten Einblick in die Abläufe im gesamten Unternehmen, was dem Chief Operating Officer dabei helfen kann, die Abläufe zu steuern und mehr Verantwortlichkeit in die Unternehmenskultur zu integrieren.
Am wichtigsten ist vielleicht, dass ein EPMO eine Infrastruktur bereitstellt, um die Verfahren, Ziele, das Ressourcenmanagement und andere Aspekte des Projektmanagements im gesamten Unternehmen zu standardisieren und damit sicherzustellen, dass diese Vorgänge vollständig mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen.
Im Wesentlichen steigert ein EPMO die Effizienz einer Organisation bei der Verwaltung mehrerer Projekte und legt die Messlatte für den potenziellen Output und den Nettowert der einzelnen PMO-Vorhaben höher. Wenn die einzelnen PMOs eines Unternehmens nicht miteinander und mit übergeordneten Zielen koordiniert sind, bedeutet dies fast immer, dass ein EPMO-Ansatz erforderlich ist.
Bewährte Praktiken für die EPMO-Überwachung
Eine erfolgreiche EPMO-Überwachung erfordert die Umsetzung von Best Practices, die auf den strategischen Initiativen des Unternehmens beruhen.
Der erste Schritt besteht darin, die Unzulänglichkeiten der derzeitigen PMO-Praktiken in einer Reihe von geschäftskritischen Aspekten zu ermitteln. Dazu können Compliance und Governance, Management der Geschäftsstrategie, Organisationskultur, Portfoliomanagement und andere Überlegungen gehören.
Für ein IT PMO , das sich zu einem EPMO entwickelt, sollte ein besonderer Schwerpunkt auf der Implementierung eines datengesteuerten Ressourcenmanagements liegen, um bessere Arbeitsabläufe, Produktivität und Wertschöpfung aus den laufenden PMO-Prozessen zu unterstützen.
Die EPMO kann Prognosetools verwenden, um den erwarteten IT-Bedarf zu modellieren und die Ressourcen nach Bedarf zuzuweisen, und das Personal kann besser verwaltet werden, um die Fähigkeiten den richtigen Projekten zuzuweisen - und um Mitarbeiter neu zuzuweisen, wenn sich die Anforderungen ändern.
Fazit
Da die Belastung durch die IT in einem Unternehmen zunimmt, ist ein EPMO ein unverzichtbares Instrument für die Priorisierung von Projekten und die Verwaltung von Ressourcen, um sicherzustellen, dass die strategischen Ziele für jedes Projekt erfolgreich erreicht werden.
Wenn Ihre IT-Abteilung überlastet ist oder Ihre PMOs Schwierigkeiten haben, Ergebnisse zu erzielen, die mit Ihrer Geschäftsstrategie übereinstimmen, ist es vielleicht an der Zeit, einen EPMO-Ansatz zu implementieren.
