Einführung von Planview AgilePlace COO Jon Terry
Einer unserer Vorsätze für das neue Jahr bei Planview AgilePlace ist es, besser mit unseren Kunden zu teilen, um Kanban effektiv einzusetzen. Bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sammeln wir einige gute Ideen, und wir versprechen, dass wir einige davon von Zeit zu Zeit in Blog-Beiträge einbauen werden. Wir sind außerdem mit vielen wirklich klugen Freunden in der Lean/Agile-Community gesegnet, von denen sich einige bereit erklärt haben, ihre Weisheit mit uns und Ihnen als Gastblogger zu teilen.
Der erste dieser Gastbeiträge stammt von Yuval Yeret von Agile Sparks. Wir kennen Yuval nun schon seit mehreren Jahren und wir respektieren und mögen ihn sehr. Er ist ein talentierter Kanban-Trainer und -Berater und ein häufiger Redner auf Lean/Agile-Konferenzen. Sie sollten sich unbedingt seinen Blog yuvalyeret.com ansehen. und seine Präsentationen auf Slideshare.
Kanban zur Verbesserung des Auditmanagements einsetzen
Jedes Mal, wenn wir bei AgileSparks die Chance bekommen, unsere Komfortzone als Technologieanbieter zu verlassen, sind wir begeistert. Wir sind davon überzeugt, dass die Denkweise, die Prinzipien und die Praktiken, die wir für die Bereitstellung von Technologie verwenden, auch in anderen wissensintensiven Bereichen sehr relevant sind, und wir suchen ständig nach Möglichkeiten, diese Überzeugung zu testen. Unsere Arbeit mit Technologieanbietern bringt uns mit anderen unterstützenden Aktivitäten in Unternehmen in Kontakt. Vor kurzem habe ich in meinem Blog über eine HR-Gruppe geschrieben, mit der wir zusammengearbeitet haben (und ich habe noch mehr Neuigkeiten über diese Gruppe, über die ich noch schreiben muss...). Dieses Mal möchte ich über eine andere Art von Aktivität sprechen - Audit.
Eine Auditgruppe innerhalb einer Organisation ist mit der Prüfung von Systemen und Prozessen beauftragt, hauptsächlich als Teil des Risikomanagements. Sehen wir uns an, was Agile/Kanban in diesem Zusammenhang bedeuten könnte.
Der Kontext der Prüfung
Die Arbeit in einer Audit-Gruppe kann von geplanten Audits zur Überprüfung der Einhaltung von Standards bis hin zu investigativen Recherchen reichen, um zu erkunden, was vor sich geht und Risiken zu identifizieren. Als ich mich mit einigen Mitarbeitern einer solchen Organisation unterhielt, wurde ich an Scripted Testing und Exploratory Testing erinnert und daran, dass viele, viele Lernschleifen als Teil der Untersuchung das sind, was einen großartigen Auditor ausmacht.
Auditgruppen können in einer Organisation sehr mächtig sein. Gesunde Unternehmen versuchen, ihre Unabhängigkeit zu bewahren, und lassen sie daher sehr weit oben im Organigramm berichten, manchmal direkt an den Vorstand. Mit dieser Macht geht eine große Verantwortung einher. Sie müssen wirklich sicherstellen, dass Sie die Dinge richtig angehen. Ihre Ergebnisse müssen korrekt sein. Aber noch mehr als das: Sie wollen, dass die geprüfte Gruppe Ihre Ergebnisse akzeptiert. Wenn Sie eine einseitige Show abziehen, wird es schwer sein, Vertrauen und eine offene Kommunikation aufrechtzuerhalten. All dies bedeutet in der Regel viel Interaktion zwischen leitenden Managern, insbesondere wenn die Ergebnisse überprüft und für die Veröffentlichung vorbereitet werden, und viel Aufmerksamkeit für Details und Qualität.
Was sind die Herausforderungen beim Audit?
Eine der großen und einzigartigen Herausforderungen ist die Trichterform der Arbeit. Stellen Sie sich eine Gruppe von 20 Prüfern vor. Jeder von ihnen arbeitet an seinem eigenen Audit-Projekt. Die ersten Schritte des Scopings, der Recherche und der Erstellung des Berichts können sie ganz eigenständig durchführen. Aber je näher sie Meilensteine wie "Erster Entwurf an die geprüfte Gruppe geschickt" und "Veröffentlichung" erreichen, desto mehr müssen die höheren Prüfer und Manager der Gruppe einbezogen werden. Das liegt an der bereits erwähnten Sensibilität. Dies kann zu Engpässen oder zumindest zu großen Schwankungen führen, wenn Sie eine nicht sofort verfügbare Ressource wie einen Vizepräsidenten der Gruppe oder ihren Geschäftsführer benötigen.
Eine weitere Herausforderung ist, dass der Prüfer natürlich mit der geprüften Gruppe zusammenarbeiten muss. Sie braucht sie für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Zeiteinteilung, den Zugriff auf IT-Systeme und verschiedene andere Aspekte. Denken Sie daran, dass sie zwar einem Herrn dient, der hoch über der geprüften Gruppe steht, diese aber immer noch hauptsächlich auf ihr Tagesgeschäft konzentriert ist und die Prüfung normalerweise als unerwünschte Einmischung betrachtet. Selbst wenn sie die Prüfung EINLADEN, müssen sie sich immer noch um ihr Tagesgeschäft kümmern, so dass der Prüfer möglicherweise mit vielen nicht sofort verfügbaren Ressourcen zu kämpfen hat - und warten muss.
Nebenbei bemerkt: Dies ähnelt übrigens sehr den Herausforderungen, denen sich ein agiler Berater bei der Arbeit mit einer Gruppe gegenübersieht. Unabhängig davon, wer uns eingeladen hat, ob wir einer sehr hochrangigen Richtlinie dienen oder von der Gruppe selbst eingeladen wurden, ist es ziemlich schwer, die Gruppe dazu zu bringen, uns inmitten der täglichen Herausforderungen, die sie verschlingen, Aufmerksamkeit zu schenken. Wenn wir uns anschauen, worüber wir mit Kanban und Lean sprechen, dann zielen wir darauf ab, Organisationen aufzubauen, die wissen, wie die wichtigen (Verbesserung der Fähigkeiten) und die dringenden (Erledigung der laufenden Arbeit) effektiv ausbalancieren können. Vielleicht werden in einigen Jahren mehr Organisationen dies effektiv tun, aber im Moment sollten wir uns nicht über die Probleme wundern, bei denen wir den Organisationen helfen sollen...
Diese Herausforderungen, Zeit und Aufmerksamkeit von den Teams zu bekommen, die geprüft werden, und von den Führungskräften, die die Ergebnisse überprüfen müssen, führen zu einer Menge von Stop-Start-Arbeiten, so dass viele Organisationen dazu neigen, die Prüfer mit vielen Projekten zu belasten, um sie auszulasten.
Und bei all dem Stop-and-Start ist es unvermeidlich, dass sich die Prioritäten ändern - Ereignisse, die eine Sonderprüfung erforderlich machen, sich ändernde geschäftliche Belange und Prioritäten, usw. Dies kann einen jährlichen Prüfungsplan durcheinander bringen. Bei all den Schwankungen ist es für Manager schwer zu wissen, wann sie mit der Fertigstellung rechnen können, oder zu verstehen, welche Projekte gut laufen und welche Probleme haben.
Wie würde eine großartige Audit-Gruppe aussehen?
In Anbetracht der oben genannten Herausforderungen würde eine großartige Audit-Gruppe die folgenden Merkmale aufweisen:
- Die Gruppe hat einen guten Arbeitsfluss. Auditoren sind in der Regel mit einer einzigen Aufgabe beschäftigt, erreichen einen guten Arbeitsfluss bei ihrem Hauptprojekt, erhalten schnelles Feedback und Unterstützung von allen, die sie benötigen, einschließlich der auditierten Gruppe, ihrer Manager/Vorgesetzten, und sind in der Lage, ein umsetzbares Audit mit minimaler Zeitverschwendung durch Unterbrechungen, Wartezeiten und Nacharbeit zu veröffentlichen.
- Minimale Verschwendung durch Nacharbeit - Obwohl einige Nacharbeiten und Änderungen zu erwarten sind, wenn neue Beweise/Fakten auftauchen, die zu Änderungen in der Prüfung führen, ist die Prüfungsgruppe der Meinung, dass unnötige Nacharbeiten minimal sind.
- Jeder hat das Gefühl, dass der Prozess von Monat zu Monat, von Audit zu Audit reibungsloser wird, dass es weniger Probleme gibt und dass wir in der Lage sind, unsere Hauptziele stetig zu verbessern.
- Die Gruppe ist in der Lage, mit Veränderungen umzugehen, ohne einen Schritt zu verlieren. Die Stakeholder wissen, dass die Gruppe in der Lage ist, sowohl in der Not als auch im Rahmen ihrer strategischen Pläne zu liefern. Die Gruppe kann ihre Kräfte um die Arbeit mit der höchsten Priorität bündeln.
- Die Zeit wird darauf verwendet, die Arbeit zu erledigen oder zu verbessern. Minimale Zeitverschwendung durch Neuplanung und andere nicht wertschöpfende Aktivitäten
Wie kann Kanban helfen?
Nun, Sie können sagen, dass meine Vorstellung von einem großen Konzern stark von Lean/Kanban beeinflusst ist, und Sie werden wahrscheinlich Recht haben. Aber wenn Sie das oben Gesagte als positiv ansehen, dann lassen Sie uns doch mal sehen, wie die Kanban-Methode dazu beitragen kann.
Die Kanban-Methode hilft Ihnen, sich auf evolutionäre Weise zu verbessern, indem sie die Flusskontrolle als einen ihrer wichtigsten Grundsätze einsetzt. Sie beginnen mit der Art und Weise, wie Sie derzeit arbeiten, ohne irgendwelche Änderungen vorzunehmen. Als erstes visualisieren Sie den Arbeitsfluss und integrieren diese Visualisierung in die Art und Weise, wie Sie Ihre tägliche Arbeit und Ihre Planung bewältigen. Sobald Sie damit beginnen, die Flusskontrolle mit Hilfe von "Work in Progress Limits" durchzusetzen, werden Sie auf Herausforderungen stoßen und gezwungen sein, etwas dagegen zu unternehmen. Sie werden Nacharbeit in Form von kleinen Tickets sehen, die in frühere Phasen der Arbeit zurückkehren, ähnlich wie wir Defekte/Fehler in Softwareentwicklung Kanban darstellen.
Kanban selbst wird Ihnen nicht sagen, wie Sie die Dinge in Ordnung bringen können. Aber es wird Sie unter anderem dazu anregen, die Effizienz der Zykluszeit und nicht nur die Ressourceneffizienz zu berücksichtigen. Die Visualisierung der Arbeit wird Sie dazu zwingen, die aktuellen Richtlinien explizit zu machen. Richtlinien wie Erwartungen von geprüften Gruppen, Erwartungen von Managern. Wie verteilen Sie derzeit die Zeit der Manager auf die verschiedenen Projekte - nach Priorität der Prüfung? Nach seinem Alter im System? Eine Kombination? Auch die Diskussion um die Richtlinien wird einige Fragen und Ideen für Verbesserungen hervorbringen. Wählen Sie sorgfältig aus, womit Sie experimentieren möchten.
Die Kanban-Methode bietet Ihnen also keine vorgefertigte Lösung im Voraus. Weit gefehlt. Stattdessen wird es ein Diagnosesystem einrichten, das Ihnen zeigt, wo Sie derzeit stehen, und Ihnen ein System an die Hand gibt, mit dem Sie sich weiterentwickeln können. Damit es Ihnen tatsächlich nützt, müssen Sie definieren, wohin Sie wollen und welche konkreten Fähigkeiten Sie verbessern möchten. Dann können Sie etwas wie die Verbesserungs-Kata von Mike Rother verwenden, um in kleinen Schritten auf diese Ziele hinzuarbeiten.
Irgendwann, vielleicht sogar am Anfang, werden Sie etwas sagen wie "Kanban bietet keine Lösungen". Das ist teilweise wahr. Sie erhalten Flusskontrolle. Sie WERDEN etwas bekommen, das Ihnen Gelegenheiten/Auslöser gibt, darüber nachzudenken, wie die Arbeit geht, und nicht nur die Arbeit zu tun. Sie WERDEN auf die Bereiche hingewiesen, die derzeit die größten Hindernisse für eine weitere Verbesserung von Flow darstellen. Aber Sie werden nicht alle Lösungen bekommen, die Sie brauchen, um diese Hindernisse zu überwinden. Das ist gewollt.
Bei der Kanban-Methode geht es darum, sich mithilfe von Modellen gemeinsam zu verbessern. Verbesserung durch Zusammenarbeit bedeutet, dass die Menschen, die an dem System beteiligt sind, an der Gestaltung der Verbesserungsexperimente mitwirken, was die Akzeptanz erhöht. Bei der Zusammenarbeit kann es auch darum gehen, das Modell auszuwählen, das als nächstes ausprobiert werden soll. Es gibt kein Spielbuch, das Ihnen eine perfekte Lösung bietet. Wenn jedoch mehrere andere Gruppen Kanban für eine Audit-Gruppe oder in einem ähnlichen Kontext ausprobiert haben, haben Sie vielleicht einige gute Ideen, mit denen Sie beginnen können. Aber es gibt keine Garantie, dass sie helfen werden. Eines der wichtigen Modelle, die wir verwenden, ist die Betrachtung unserer Kontexte und Systeme als komplex. In komplexen Umgebungen müssen Sie Dinge ausprobieren, sehen, ob sie helfen, und dann entscheiden, ob Sie sie verstärken oder wegwerfen und etwas anderes ausprobieren.
Versuchen Sie es mit der Theory of Constraints's fünf Schritte zur Fokussierung um Engpässe herum, die Ihnen Ideen wie die Unterordnung der Auditoren unter die externen Gruppen geben könnten - Was wäre nötig, um die Reaktionszeit zu beschleunigen? Klarheit des Berichts? Eine andere Sache? Was würde es bedeuten, wenn Sie dem GM unterstellt wären, der der ultimative interne Engpass ist? Versuchen Sie, die Nacharbeit zu minimieren, und gehen Sie durch seine Prüfung?
Wenn Sie versuchen, sich unterzuordnen, finden Sie vielleicht nützliche Anhaltspunkte in der Arbeit, die in der IT im Zusammenhang mit Specification by Example und testgetriebenen Ansätzen geleistet wird. Wenn wir Reviews als Schritte zur Überprüfung der Qualität im Audit betrachten, sind vielleicht Ansätze effektiver, die Qualität einbauen, indem sie die Erwartungen und Tests im Voraus festlegen und die Reviewer früher einbeziehen? Ja, es kann sein, dass der Prüfer früher Zeit braucht, aber entgegen Ihrer Intuition könnte es das globale Optimum sein.
Sie können versuchen, eine Prüfung in kleinere Teile zu zerlegen, auch Small Batches genannt. Vielleicht können Sie ein Audit wie einen Arbeitsrückstand betrachten und sich von den Ressourcen und der Zeit leiten lassen, anstatt vom Umfang. Selbst wenn der Umfang feststeht, reduzieren Sie vielleicht den Aufwand, wenn Sie schnelleres Feedback zu den ersten Ergebnissen erhalten. Vielleicht können Sie den Ablauf verbessern, wenn Sie die geprüfte Gruppe und die internen Prüfer für kleinere Zeitabschnitte benötigen, anstatt für lange Prüfungen?
Zusammenfassung
Dies ist keine Fallstudie über Kanban für Audit-Gruppen. Vielleicht irgendwann in der Zukunft. Der wichtige Punkt ist, dass, selbst wenn es so wäre, es nicht unbedingt etwas wäre, das Sie nachahmen könnten, selbst wenn Ihre Umgebung genau so klingt, wie ich es beschrieben habe.
Was Sie kopieren können, ist der Ansatz zur Verbesserung. Erkennen von Herausforderungen. Stellen Sie sich die ideale Situation vor. Verwenden Sie Kanban, um zu visualisieren, wo Sie sich befinden, die Flusskontrolle zu etablieren und dann gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern zu experimentieren, indem Sie in kleinen Evolutionsschritten Ihre expliziten Richtlinien anhand der von Ihnen gewählten Modelle ausprobieren und anwenden.
Vielleicht haben Sie Glück und erhalten gute Ergebnisse, wenn Sie die oben beschriebenen Modelle/Experimente verwenden. Wenn ja, dann großartig. Wir könnten feststellen, dass eine bestimmte Reihe von Modellen für eine bestimmte Umgebung hervorragend geeignet ist. In der Softwareentwicklung gibt es beispielsweise eine Reihe von Modellen, die in der Regel sehr erfolgreich sind (Feature-Teams, Extreme Programming Engineering Practices, test- und verhaltensgesteuerte Ansätze usw.).
Sie werden auch feststellen, dass das Wort Audit in diesem Artikel wahrscheinlich durch jede andere Art von Wissensarbeit ersetzt werden kann. Die Kanban-Methode ist breit anwendbar. Die Modelle sind auch breit anwendbar. Es gibt Modelle, die bereichsspezifisch sind, aber ich denke, dass eine sorgfältige Untersuchung selbst dieser Modelle Erkenntnisse für andere Bereiche liefern wird. Das ist der coole Faktor der Kanban-Methode. Die Möglichkeiten sind grenzenlos, und wir kratzen gerade einmal an der Oberfläche...
Vielleicht werden wir Kanban eines Tages sogar auf die Arbeit von Agile Consultants anwenden. Wir sind sicherlich ein Bereich der Wissensarbeit mit viel Variabilität. Wir haben sicherlich Herausforderungen bei der Flusskontrolle. Vielleicht in 2012.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
