Wie kann ein großes Unternehmen eine einzige Quelle der Wahrheit über Teams, Abteilungen, Kontinente und Lösungen hinweg kultivieren? Planview hat nicht nur einen, sondern gleich zwei globale Fortune 500-Kunden gebeten, ihre Transformationsgeschichten während eines "Fireside Chat" zu erzählen: Die Macht einer einzigen Quelle der Wahrheit." Jedes Unternehmen ist ein Vorreiter bei der Weiterentwicklung von PPM, um die Bedürfnisse der Stakeholder zu erfüllen und strategische Ziele zu erreichen.
Louise Allen, Chief Product Officer von Planview, moderierte ein interessantes, tiefgehendes Gespräch mit diesen Kunden:
- Hiren Shah - Johnson & Johnson - Global Finance Transformation, Sr. Portfolio-Direktor
- Mark Wybraniec - Johnson & Johnson - Portfolio Management Organisation, Direktor
- Allan Spina - Becton Dickinson - Portfoliomanagement und Innovationsausbildung, VP R&D
Beide Unternehmen wollten Daten und Berichte rationalisieren und gleichzeitig ihre Stakeholder mit Hilfe einer zentralisierten PPM-Lösung für Unternehmen unterstützen. Übergeordnete Ziele waren die Erleichterung fundierter Entscheidungen und die Unterstützung der verschiedenen Arbeitsweisen von Teams und Einzelpersonen, wie Agile, Scrum, kollaboratives Arbeiten und andere.
Hier finden Sie eine Zusammenfassung der Diskussion, gefolgt von den Antworten der Gruppe auf einige wichtige Fragen, die die Teilnehmer während des Webcasts stellten.
J&Js globale Finanztransformation
Hiren und Mark von Johnson & Johnson (J&J) sprachen über ihre Arbeit an dem Projekt Global Finance Transformation des Unternehmens. Mit mehr als 7.500 Mitarbeitern in vier Regionen auf der ganzen Welt war der größte Schmerzpunkt der Finanzabteilung, dass es keine einzige Quelle der Wahrheit für Unternehmen und IT gab.
Bei einem so umfangreichen Transformationsprogramm, bei dem jeder auf unterschiedliche Weise vorgeht, war die wichtigste Überlegung: "Wie bringen wir alle Beteiligten auf eine einheitliche Plattform und erhalten die Daten, die eine effektive Entscheidungsfindung ermöglichen?"
Becton Dickinson: Die Vermählung von Äpfeln und Wolkenkratzern
Allan Spina von Becton Dickinson sprach über seine Initiative, die durch zwei große Übernahmen über mehrere Jahre hinweg fortgesetzt wurde. Er erhielt von der Geschäftsleitung den Auftrag, drei verschiedene Planview PPM-Instanzen und -Umgebungen der einzelnen Unternehmen (CareFusion, C.R. Bard und Becton Dickinson) zu einer einzigen Quelle der Wahrheit mit Planview Portfolios zu konsolidieren.
Da jedes Unternehmen die Software anders konfigurierte, verglich Allan das Unterfangen, 6,000 Mitarbeiter in sechs Zeitzonen zu verbinden, mit der "Hochzeit von Äpfeln und Wolkenkratzern". Sein Ziel war , die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen, um allen Beteiligten - von Projektteams bis hin zum Vorstand - Einblicke zu gewähren, Aktionen durchzuführen und Entscheidungen zu treffen.
Die vollständige Diskussion ist eine seltene Gelegenheit, direkt von jedem Unternehmen zu hören, wie es Herausforderungen annimmt und Erfolge erzielt. In der Zwischenzeit bietet der folgende Abschnitt Q&A mehr Kontext über die Transformationsreise der einzelnen Unternehmen und wie sie diese bewältigt haben.
Webinar Q&A (alle Antworten paraphrasiert)
1. Welche Art von Systemen haben Sie abgeschafft oder konsolidiert? Wie haben Sie sie in den Ruhestand versetzt?
Allan: Wir legten fest, was jede Geschäftseinheit erreichen wollte, und verfolgten den Ansatz eines minimal lebensfähigen Produkts. Mit anderen Worten, wir haben ihnen die Elemente des PPM-Tools genannt, die sie verwenden mussten. Wir haben 800 aktive Projekte von verschiedenen, älteren Tools wie MS Project Server in die neue PPM-Lösung übertragen.
Hiren: Finance verfügte nicht über ein bestehendes PPM-Tool (unsere IT-Partner schon), aber wir haben mehrere Portfolios in unserem Programm. Unser Ansatz war kriechen, gehen, rennen, um unsere einzige Quelle der Wahrheit zu finden. Für kleinere Portfolios haben wir nicht alle Fähigkeiten zur Pflicht gemacht. Für die größten und wirkungsvollsten Portfolios wollten wir alles umsetzen.
2. Haben Sie Einblicke oder Beispiele für den ROI? Wie können Sie den Wert der PPM-Software nachweisen?
Mark: Unsere Herausforderung bestand darin, die Mitarbeiter von Tabellenkalkulationen, Word, PowerPoint und anderen Tools für die Berichterstattung wegzubringen. Wir mussten die Teams von den Vorteilen der Zentralisierung und Standardisierung überzeugen. "Auf Knopfdruck einen Bericht erhalten" war schon immer unser Ziel.
Der ROI bestand darin, Zeit zu sparen, damit sich die Mitarbeiter auf das große Ganze und auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren können, nicht auf Verwaltungsaufgaben. Wir haben deutlich gemessen, wie viel Zeit die Teams eingespart haben. Wenn Sie das in einer so großen und vielfältigen Organisation wie der unseren multiplizieren, summieren sich die Stunden ganz schön.
3. Wie haben Sie den Wandel innerhalb der Organisation und die Einführung der PPM-Lösung gefördert?
Allan: Wir haben ein funktionsübergreifendes globales Team zusammengestellt, das unsere wichtigsten Interessengruppen repräsentiert, und sie gefragt: "Was sind Ihre aktuellen Herausforderungen und was würden Sie tun, um das, was Sie tun und wie Sie arbeiten, zu optimieren?"
Das gab ihnen die Möglichkeit, mitzuspielen. Sie lieferten eine Menge Input und halfen, den roten Faden der Fähigkeiten zu identifizieren. In kürzester Zeit trieben sie uns an, die Sache in ihrem Namen zu erledigen.
Mark: Der Weg des Change Management war für uns entscheidend. Unsere VPs waren vom ersten Tag an dabei und sehen den Wert buchstäblich täglich. Das war wirklich der Unterschied, der diesen Erfolg ausmachte.
Unser globales Engagement war ebenfalls ein Schlüsselfaktor. Wir haben früh angefangen zu experimentieren und unsere Gruppen einzubeziehen. Sie wussten dies zu schätzen und bedankten sich dafür, dass Sie sich mit uns auseinandergesetzt und uns nach unserer Meinung gefragt haben, anstatt uns mit dem Thema zu konfrontieren.
4. Wie passt Kanban aus Sicht der Planung, des Arbeitsmanagements und des agilen Ansatzes zu dem, was Sie heute tun und für die Zukunft planen?
Hiren: Wir haben ein breites Spektrum an Projekten, die wir durchführen, insbesondere aufgrund unserer Größe und Komplexität. Wir haben zum Beispiel über 70+ ERPs und viele Projekte, die immer noch nach einer altmodischen Methode durchgeführt werden. Portfolios ist unsere einzige Quelle der Wahrheit. Einige Gruppen arbeiten mit Planview AgilePlace, und das PMO beginnt mit einem Pilotprojekt.
Mark: Die Verbindung der Daten ist von entscheidender Bedeutung, da wir die Komplexität unserer Tools und unterschiedlichen Arbeitsweisen unterstützen müssen, insbesondere jetzt, da wir zu agilen Methoden und einer Squad-Struktur übergehen. Wir verwenden Jira als Konsolidierungsebene, um die gesamte Arbeit zusammen zu sehen. Ein flexibles Rahmenwerk für die Verwaltung der Arbeit in Jira oder Planview AgilePlace oder Portfolios und die Möglichkeit, die Daten aufzurollen - das ist der Schlüssel.
Allan: Eine unserer Hauptfragen war: Was machen wir mit den Leuten, die immer noch MS Project und Project Server verwenden? Wir verwenden eingebettete Tasktop-Tools, um diese Projekte mit Portfolios zu verbinden. Auf diese Weise wird die doppelte Eingabe von Daten vermieden, und es ist immer das Gleiche. Eine weitere Komponente ist die Art und Weise, wie die Teams arbeiten wollen, ob mit Scrum oder Kanban. Stark strukturierte Scrum-Teams oder Teams of Teams verwenden Planview AgilePlace. Kleinere kollaborative Teams verwenden
5. Was ist Ihr einziger Ratschlag für den Erfolg?
Allan: Bestimmen Sie, was am wichtigsten und am unwichtigsten ist, und werfen Sie Dinge weg, die nicht wichtig sind. Wenn Sie keinen Mehrwert und keine Erkenntnisse erhalten, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, sollten Sie sich davon trennen. Sie brauchen es nicht.
Hiren: Befähigung, Befähigung, Befähigung. Denken Sie aus dem Blickwinkel Ihrer Stakeholder und überlegen Sie, wie Sie ihnen zum Erfolg verhelfen können.
Mark: Es geht darum, sich in die Gemeinschaft einzubringen und zu hören, was funktioniert und was nicht. Dann müssen Sie beweglich und flexibel genug sein, um Änderungen vorzunehmen und zu experimentieren, um Mehrwert zu schaffen.
Allan hat die Diskussion vielleicht am besten zusammengefasst, als er sagte: "Es ist ein enormer Fortschritt, über drei Organisationen und unterschiedliche Arbeitsweisen hinweg zu einer einzigen Quelle der Wahrheit zu gelangen, mit einem Satz von Visualisierungen und einem Managementansatz, der allen Bedürfnissen und Werten der Beteiligten gerecht wird."
