'Einsicht ist 20/20' ist nicht nur eine gängige Phrase - es ist eine treffende Beschreibung des Jahres, das wir hinter uns haben. Nutzen Sie die Gelegenheit des Jahresrückblicks, um die Wendepunkte zu nutzen, die Ihr Unternehmen zu einem strategischen Kraftpaket machen werden.
Die Erfahrungen von 2020 haben Unternehmen rund um den Globus viel gelehrt. Eine der wichtigsten: Unsere Planungszyklen waren nicht nur falsch und ineffektiv - sie waren verschwenderisch. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein großes oder ein kleines, ein bekanntes oder ein unbekanntes, ein börsennotiertes oder ein privates Unternehmen handelt, ist diese Lektion universell anwendbar. Es ist auch eine Gelegenheit, diesen Wendepunkt zu nutzen. Wenn Sie dies tun, kann Ihr Unternehmen die traditionellen Planungszyklen überwinden und sich zu einem strategischen Kraftwerk entwickeln. Sehr bald wird der Wohlstand Ihres Unternehmens davon abhängen, wie schnell es sich an vierteljährliche, monatliche und sogar kontinuierliche Planungszyklen anpassen kann.
Der Fehler in der Jahresplanung
Die Pandemie hat so ziemlich alles auf den Kopf gestellt. Viele Unternehmen hatten Jahresbudgets, die nicht nur über den Haufen geworfen wurden - sie änderten sich schnell, weil das Umfeld voller Unbekannter war. Klare Pläne zu machen war auch fast unmöglich - stattdessen mussten wir jeden Tag die besten Entscheidungen treffen und auf jedes Szenario vorbereitet sein. Mir und vielen anderen wurde klar, dass die Erstellung von Strategieplänen mit eigenständigen Tools wie PowerPoint oder Excel nicht dazu führt, dass eine Organisation zielgerichtet arbeitet, sich nicht an Veränderungen anpassen kann und nicht in der Lage ist, Agilität zu fördern. Außerdem haben wir vor dieser Änderung ohnehin nur selten auf unser Jahrbuch zurückgegriffen.
Die Wahrheit ist, dass die jährliche Planung in der Regel fehlerhaft ist, weil sie oft von einer Realität ausgeht, die drei bis fünf Jahre in der Zukunft liegt. Und obwohl wir immer wussten, dass unsere Vorhersagen nicht immer richtig waren, konnten wir durch die persönliche Zusammenarbeit, die täglich in den Büros stattfand, einigermaßen zurechtkommen. Die Pandemie hat das meiste davon verändert. Die Paradigmen der Zusammenarbeit änderten sich im Handumdrehen, als Büros geschlossen wurden, Budgets aufgrund von Betriebskosten und Ressourcenbeschränkungen geändert werden mussten und die Veränderungen mit der Zeit immer deutlicher wurden.
Es war nicht nur die Art und Weise, wie wir die Jahresplanung vornahmen, die für die heutige Welt zu viele Mängel aufwies - sondern die jährliche Natur der Planung überhaupt. Die Planung kann nicht vom Kalender diktiert werden, denn der Wandel lässt sich nicht auf einer Zeitachse abbilden. Es muss etwas sein, das im regulären Geschäftsrhythmus passiert und die Veränderung widerspiegelt, die Sie zu bewältigen versuchen.
Hindernisse infolge von Veränderungen
Bei meiner Arbeit mit Kunden im letzten Jahr habe ich eine breite Palette von Hindernissen in den Bereichen Finanzen, Kommunikation und Menschen beobachtet. In der traditionellen Arbeitsumgebung (vor COVID) saßen Sie wahrscheinlich in einem Büro und hatten wahrscheinlich ein Whiteboard, auf dem die Informationen zu Ihrem Portfolio dargestellt waren. In meinem Büro verwalteten wir eine riesige Tafel, hielten unsere Versammlungen um sie herum ab und besprachen, was in der Woche passieren würde. Vieles davon hat sich geändert. Sie mussten herausfinden, wie Sie diese täglichen Stand-ups oder Gespräche über Ihr Portfolio führen können - aber aus der Ferne. Und ohne das Whiteboard.
Die Auswirkungen auf die traditionellen Planungszyklen
Während der Pandemie haben sich die Arbeits-, Betriebs- und Projektumgebungen erheblich verändert. Der Wettbewerb und der Zugang zu Menschen haben sich verändert. Die Ziele mussten sich ändern, manchmal zurückgeschraubt werden, um definierter und erreichbarer zu werden. Dies hat alle in einen reaktiven Modus versetzt; frühere hochgesteckte Drei- bis Fünfjahresziele mussten in kleine Sprints aufgeteilt werden, die schneller erreicht werden können. Die Anpassung erfordert eine Verschiebung der Planungszyklen von den traditionellen Ein-, Drei- und Fünfjahresplänen zu Ein-, Drei- und Sechsmonatsplänen. Um zu überleben, müssen Unternehmen jetzt weniger reaktiv und mehr proaktiv werden.
Wie sieht eine Abkehr von der jährlichen strategischen Planung aus?
Die meiste Zeit meiner Karriere hat der Vorstand des Unternehmens unsere Mission und unsere Ziele für das nächste Jahr festgelegt - und das hat sich dann auf die Organisation und den Betrieb ausgewirkt. Strategische Ziele und Planungen entstehen jetzt fast organisch, indem die gesamte Organisation einbezogen wird. Dinge, die lange als trivial galten, sind nicht mehr so einfach. In unserer neuen Normalität werden wir uns eher auf Dinge wie:
- Wir kümmern uns um unsere Leute.
- Strategien für die digitale Transformation.
- Wie Teams und Kunden in Zukunft kommunizieren werden.
- Identifizierung der Auswirkungen einer Wiedereröffnung des/der Büros.
- Die Mittel und Wege zur Aufrechterhaltung gesunder Fernbeziehungen.
All dies und noch viel mehr fließt in die strategische Planung und in die Frage ein, wie wir als zukunftsfähiges Unternehmen agieren wollen.
Traditionelle strategische Planungszyklen sind riskant
Stagnation
Wenn Sie einen jährlichen Planungszyklus beibehalten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie auf der Stelle treten. Behörden und größere Institutionen werden am stärksten betroffen sein. Aufgrund ihrer Größe und Bürokratie sind sie in der Regel zu einer jährlichen Planung gezwungen und können ihre Planung und Reaktion auf Veränderungen am wenigsten ändern. Umgekehrt ist die Biotech-Branche in einem rasanten Tempo dabei, ihr Modell hinsichtlich ihrer Denkweise über Portfolios und Produkte zu ändern. Wenn größere Organisationen damit beginnen, alte Arbeitsweisen aufzubrechen, die organisatorische Flexibilität zu verbessern und regelmäßiger zu planen, werden sie die Vorteile erkennen.
Schrumpfendes Geschäft
Ohne die Fähigkeit, sich schnell an Veränderungen anzupassen, werden Unternehmen nur schwer überleben können. Konkurrenten werden viel schneller auf den Markt kommen und ihren Marktanteil vergrößern, was zu einer Verringerung der Einnahmequellen führt. Viele Unternehmen führen immer noch eine Jahresplanung durch, aber meiner Erfahrung nach müssen die meisten dieser Unternehmen ihre Ziele überdenken und ihre Strategie anpassen, sobald ihre Jahrespläne fertiggestellt sind.
Priorisierung von Chancen
Wenn interne und externe Veränderungen eintreten und sich die Prioritäten ändern, muss die Planung schnell angepasst werden. Viele Unternehmen sind verblüfft, wenn ich anfange, über Prioritäten zu sprechen. Sie denken, es sei kompliziert und übersehen, dass die Prioritäten nicht nur von den Führungskräften gesetzt werden. Traditionell sagt jeder, dass er seine Ziele nach Prioritäten geordnet hat, sobald er die Chancen identifiziert hat, aber ich stelle fest, dass meistens niemand Prioritäten setzt. Nehmen wir als Beispiel die Produktentwicklung: Sie haben alle Ihre Initiativen nach Prioritäten geordnet - und dann gibt es eine Veränderung, wie z.B. die Pandemie; jetzt müssen Sie die Prioritäten neu setzen, während Sie von zu Hause aus arbeiten. Erstens brauchen Sie einen Fernsupport, der in Ihre IT-Infrastruktur passt. Sie müssen auch die wichtigsten Arbeiten identifizieren, die fortgesetzt werden müssen, und welche Arbeiten gestoppt werden müssen. Plötzlich sind alle Prioritäten, die Sie zuvor gesetzt hatten, über den Haufen geworfen und Sie müssen sofort entscheiden, was als nächstes kommt.
Mehr Sichtbarkeit und weniger Abfall
Kürzere und in manchen Fällen sogar kontinuierliche Planungszyklen helfen Ihrem Führungsteam, sich zu einem strategischen Kraftpaket zu entwickeln, das die organisatorischen Ziele, die sich mit der Entwicklung des Unternehmens anpassen, besser sichtbar macht. Es reduziert den Zeitaufwand, die Kosten und die Abwanderung von Ressourcen. Dies hat das Interesse an schlanken und agilen Praktiken verstärkt. Es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter zunächst dazu bringen, an den richtigen Dingen zu arbeiten, und dann werden schlanke und agile Frameworks zur Förderung der organisatorischen Agilität immer mehr Sinn ergeben. Wenn Sie nicht in der Lage sind, sich zu bewegen und zu verändern, werden Sie nicht nur Geschäfte verlieren, sondern wahrscheinlich auch wertvolle Mitarbeiter - was die Erzielung von Geschäftsergebnissen noch schwieriger macht.
Schritte auf dem Weg zum strategischen Kraftwerk
Bleiben Sie auf das Geschehen fixiert
Wenn es um Organisationen insgesamt und um Projektmanagementbüros (PMOs) geht, denke ich, dass es notwendig ist, sich mehr mit dem zu befassen, was auf der finanziellen Seite passiert, als mit den Blasen zwischen den Abteilungen und den isolierten Projekten. Unternehmen müssen ihre Strategie von PowerPoint-Präsentationen, Whiteboards, Excel-Tabellen - oder jedem anderen Tool, das eine Präsentation einer nicht kollaborativen, statischen Strategie bietet - in einen Raum verlagern, der transparent, anpassungsfähig und für die organisatorische Planung und Ausführung ausgelegt ist.
Gehen Sie über die jährliche Planung hinaus
Wir befinden uns gerade in einem Zustand, in dem wir im Chaos gelebt haben, und wir werden eine Menge Veränderungen erleben, die sich ausgleichen, damit sich die Organisationen auf das Dringende und das Wichtige konzentrieren können. Im letzten Jahr war alles eilig, jetzt beruhigt sich die Lage. Bei der Planung geht es darum, herauszufinden, was wirklich wichtig ist und wie es mit Investitionen zusammenhängt, die auf dem Markt erfolgreich sind.
Aktiv planen
Planung muss etwas sein, das die ganze Zeit stattfindet. Es sollte ein kontinuierlicher Prozess sein, der immer wieder diskutiert wird. Es ist nicht nur der Vorstand oder die Geschäftsleitung, sondern das gesamte Unternehmen, das über die Steigerung der betrieblichen Effizienz und die Entwicklung von Ideen spricht. Ich stelle fest, dass dieser Bedarf immer größer wird, da Kunden zu Changepoint kommen, die einen Ort suchen, an dem sie ihre Strategie transparent dokumentieren können und an dem die Organisation kontinuierlich an Ideen und Anforderungen zusammenarbeiten kann.
Schnellere Reaktionen auf Veränderungen führen zu besseren Geschäftsergebnissen
Erfolg bedeutet, eine Strategie schneller als je zuvor umzusetzen - und die Pläne, um dieses Ziel zu erreichen, können nicht irgendwo in einem Ordner versteckt werden. Die Strategie muss jeden Tag in Ihrem Unternehmen präsent sein. Die Mitarbeiter in diesen Strategie- und Transformationsfunktionen müssen weiterhin dafür sorgen, dass die Organisation die strategischen Pläne umsetzt und die kollektiven Ziele vorantreibt. Sie müssen mit dem Fuß auf dem Gaspedal bleiben, um sicherzustellen, dass die Dinge nicht wieder langsamer werden, und sich darauf konzentrieren, den Wert zu steigern. Eine häufigere Planung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, kontinuierlich zu überdenken, was getan wird, um den Wert innerhalb Ihres Unternehmens und für seine Kunden zu steigern - und etabliert es als strategisches Kraftpaket, das in der Lage ist, Veränderungen, Unsicherheiten - und sogar Chaos - zu widerstehen.
