Das größte Dilemma aller Zeiten ist lebendig und gesund. Nein, nicht ob das Huhn oder das Ei zuerst da war. Die Frage ist: "Soll ich zuerst einen soliden Prozess einrichten oder zuerst ein Tool kaufen, das mir bei der Verwaltung des Prozesses hilft?" Ohne einen Prozess gibt es nichts, was eine Lösung unterstützen könnte, aber ohne die Lösung gibt es auch nichts, was den Prozess vorantreiben und aufzeichnen könnte. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, aber lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, welches der klare Gewinner ist.
Der Prozess:
Es ist üblich, dass PMOs ihre Prozesse und Lösungen von Zeit zu Zeit neu bewerten. Normalerweise tritt dies auf, wenn ein PMO schon eine Weile besteht, aber es kommt zu Veränderungen. Manchmal ist es eine neue Führungskraft, die etwas verändern möchte, manchmal ist es die Erkenntnis, dass alle ursprünglichen PMO-Mitglieder nicht mehr da sind und niemand wirklich weiß, warum sie die Dinge so machen, wie sie es tun. An diesem Punkt fragen sie sich, ob der Prozess oder die Lösung zuerst ihre Aufmerksamkeit braucht.
Andererseits fangen die PMOs, die sich gerade erst bilden, an, sich anzusehen, wie es heute gemacht wird und wie sie es gerne hätten. Was ist nötig, um den idealen Zustand zu erreichen? Viele glauben, dass ein strengerer Prozess das Team in Form bringen wird. Das ist nicht immer der Fall. Meistens muss es nur klar definiert und dokumentiert werden.
Ein guter Anfang ist es, sowohl die heutige Arbeitsweise als auch den gewünschten Zustand zu dokumentieren. Sobald es auf dem Papier steht, sprechen Sie mit dem Team, um sicherzustellen, dass alle einverstanden sind. Nicht jeder mag die Dinge auf die gleiche Weise tun. Einige Leute können Ideen einbringen, wie man es effizienter machen kann. Halten Sie es also eher als Brainstorming-Sitzung, weniger als Beurteilung oder Bemerkung, ob es richtig oder falsch gemacht wurde. Das Ziel ist es, alle Beteiligten auf die gleiche Seite zu bringen, sich auf den gewünschten Zustand zu einigen und einen Weg zu finden, der das Team so wenig wie möglich beeinträchtigt.
Die Lösung:
Projektportfoliomanagement-Lösungen (PPM) sind eine fantastische Möglichkeit, alle Arbeiten an einem Ort zu speichern und einfach darüber zu berichten. Oft besteht der erste "schnelle Erfolg" einfach darin, alles an einem Ort zu haben. Wenn Sie von Tabellenkalkulationen und Dokumenten ausgehen, ist es schwierig, genau zu erkennen, woran Ihr Team arbeitet, wie viel Zeit es dafür aufwendet und (was am wichtigsten ist) wann Sie ihm mehr Arbeit geben können. Wenn der Auftragseingang von den Projekten und beide von der Ressourcenkapazität getrennt sind, ist es eine große Hürde, alles zu Berichtszwecken an einer Stelle zusammenzufassen. Es kostet Sie nicht nur viel (ok, zu viel!) Ihrer Zeit, sondern es ist auch mühsam für Ihr Team, Ihnen wöchentlich oder monatlich manuell Informationen zukommen lassen zu müssen.
Ein letzter Punkt, an dem PMOs typischerweise mit einer PPM-Lösung beginnen, ist die Zeiterfassung. Dies ist ein schneller Gewinn, da Sie in all Ihren Berichten sofort eine Gegenüberstellung von Schätzungen und tatsächlichen Werten erhalten. Von dort aus können Sie endlos viele Analysen durchführen. Es ist hilfreich zu sehen, wie nah die Schätzungen aneinander lagen, und dies als Vorlage zu verwenden, damit andere nicht dasselbe Rätselraten durchmachen müssen und die Schätzung beim nächsten Mal besser ausfällt.
Die Schlussfolgerung:
Wichtig ist, dass Sie daran denken, dass die Lösung keinen Prozess ersetzt und leider auch keinen Prozess für Sie erstellen kann. Eine gute PPM-Lösung zwingt den Benutzer nicht dazu, Projekte auf die eine oder andere Weise zu verwalten, sondern wird so konfiguriert, dass sie dem vorhandenen (oder gewünschten) Prozess entspricht. Tappen Sie nicht in die Falle, dass ein Tool Sie davon befreit, Ihre Prozesse definieren zu müssen!
Ist das eine oder das andere wirklich besser für den Anfang? Ich habe schon beides erlebt, und es funktioniert besser, wenn Sie mit der Suche nach Lösungen beginnen. Auch wenn Sie Ihre Prozesse noch nicht vollständig definiert haben, haben Sie höchstwahrscheinlich eine gute Vorstellung davon, wo Sie hinwollen, auch wenn Sie noch daran arbeiten, wie Sie dorthin kommen. Wenn Sie sich PPM-Lösungen ansehen, erhalten Sie eine Vorstellung davon, was verfügbar ist und welchen Detaillierungsgrad Sie benötigen. Sie werden vielleicht angenehm überrascht sein, was sie Ihnen bieten können.
Die einzige Konstante ist der Wandel. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Lösung wählen, die mitwächst und skalierbar ist, wenn Sie die Lösung nutzen, um die Reife des Projektmanagements zu erreichen. Als Projektmanager seit 9+ Jahren habe ich viele PPM-Lösungen eingesetzt. Werfen Sie einen Blick auf die Innotas Demo-Bibliothek , um zu sehen, ob sie Ihnen dabei hilft, auf Ihrem bestehenden Prozess aufzubauen oder Sie dazu anregt, einen neuen zu erstellen.
