In vielen Unternehmen findet die Portfolioplanung einmal im Jahr oder einmal im Quartal statt und besteht aus stundenlanger Vorbereitung, Bewertung [sprich: Argumentation] und Rechtfertigung von Projektinvestitionen. Am Ende ist der Plan gut durchdacht, äußerst gründlich und steht im Einklang mit den Unternehmenszielen. Erfolg.
Oder doch nicht? Sobald der Plan in die Tat umgesetzt wird und die Projekte anlaufen, erhalten Sie Anfragen für Dinge, die nicht auf der Liste stehen. Während Sie entschlossen sind, sich an den Plan zu halten, stellen Sie fest, dass einige dieser Wünsche berechtigt sind und in den Plan hätten aufgenommen werden müssen. Sie schieben also ein paar zusätzliche Projekte ein, und ehe Sie sich versehen, ist das ganze Team abgelenkt - die Projekte dauern länger und die Ressourcen werden knapp. Jetzt können Sie nicht mehr rechtfertigen, dass Sie zu anderen Projekten "nein" sagen, denn sie sind alle genauso wichtig.
Betrachten Sie ein anderes Szenario, bei dem die Ressourcen für jedes der priorisierten und genehmigten Projekte geplant werden. Es ist wunderschön. Sie haben alle Ihre Ressourcen inventarisiert und mit einer perfekten 80%igen Auslastung zugewiesen, und die Projekte werden rechtzeitig mit den erforderlichen Fähigkeiten besetzt, um pünktlich zu liefern. Das war keine leichte Aufgabe, aber mit sorgfältiger Planung haben Sie es geschafft und fühlen sich ziemlich gut. Plötzlich fällt eine Ressource aus. Ein anderer wird zu dem Projekt abgezogen, an dem er gearbeitet hat, um die Lücke zu füllen, und eine weitere Ressource wird abgezogen, um diese Lücke zu füllen, und so weiter. Auch wenn Sie vielleicht einiges davon einkalkuliert haben, wird es immer wieder Umstände geben, die nicht im Plan vorgesehen sind und Projekte aus dem Ruder laufen lassen.
For these reasons and many others, resource management is today’s biggest challenge; not just for IT, but for most any organization. Finding the right people with the right skills to get the job done, maintaining those resources, and keeping them engaged to deliver mission-critical projects is a core challenge for every business in today’s competitive market. According to Forrester Research, on a scale of 1-5 (5 being “well defined”), only 32% of PMOs rank above a level 3 noting “inconsistent use, some definition” for forecasting resource capacity in the PMO. Only half of those PMOs are able to monitor performance above that level 3. If less one-third of organizations are able to forecast resource capacity, what actions can be taken when red flags are identified? This indicates the shortcomings of traditional resource planning approaches and quite simply they just don’t work anymore. Too many changes take place by the time a well thought out plan goes into action, at least some level of agility needs to be worked into the plan. Over 50 % of organizations are actively adopting agile project management to support agility in the development process, it is also time to introduce agility into the planning process. Without agility, resource forecasting is done in a silo and will not be effective.
Eine Möglichkeit, die Herausforderung der Ressourcenplanung zu meistern, besteht darin, die Ergebnisse zu messen, nicht die Aktivitäten. Wenn Sie die Kundenzufriedenheit anstreben, kommt es auf das Endergebnis an, und die Aktivitäten sind nur das Mittel zum gewünschten Ergebnis. Um den Erfolg eines Portfolios zu gewährleisten, muss sich die Planung auf die Ressourcen auf Portfolioebene konzentrieren. Dies erfordert eine Menge iterativer Planung und Nachjustierung, um sicherzustellen, dass die Ressourcen immer mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Hier sind fünf Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Ressourcenplanung:
- Planung für Ergebnisse, nicht für Aktivitäten. Wenn Sie das Endziel im Auge behalten, verschwenden Sie keine Zeit und Mühe mit Aktivitäten, die keine Wirkung zeigen. Es braucht mehrere Wiederholungen, aber wenn Sie sich auf das Ergebnis konzentrieren, steigen Ihre Chancen, es zu erreichen.
- Batch-Lieferung für kontinuierliche Verbesserung. Der Kern der agilen Entwicklungsmethodik kann auch anderswo angewendet werden. Liefern Sie weiter und verbessern Sie sich weiter, bis Sie die besten Ergebnisse erzielen. Wenn es hilft, die Lieferzyklen zu verkürzen, damit Sie auf dem Weg dorthin Unterstützung erhalten, dann tun Sie das. Aber machen Sie weiter und seien Sie sich bewusst, dass Sie nicht gleich beim ersten Mal das Endprodukt abliefern müssen.
- Minimieren Sie Übergaben innerhalb von Projektzyklen. Die meisten Unfälle ereignen sich an Kreuzungen, und wenn Sie die Lücken zwischen den Übergaben schließen können, kommt das Projekt weiter voran. Dies reduziert auch die Redundanz der Rampenzeit bei der Übergabe und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter in das Projekt investiert bleiben, um das Ergebnis zu sehen. Das ist nicht immer möglich, aber wo immer Sie den Projektfluss durch eine konsistente Ressourcenausstattung rationalisieren können, wird dies dem Ergebnis zugute kommen.
- Verwalten Sie Ressourcen auf Portfolioebene, um Ihr Team zu skalieren. Konzentrieren Sie sich auf die Qualität der Ergebnisse und nicht auf die Quantität der Initiativen und planen Sie Ihre Ressourcen so, dass der Erfolg des Portfolios gefördert wird.
- Reforecast und Neuplanung des Portfolios, um priorisierte Projekte an der Spitze der Liste zu halten. Die Ressourcenplanung ist sehr viel einfacher, wenn Sie Ihre Projekte nach Prioritäten geordnet haben. Durch eine Neuplanung bei Änderungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Ressourcen jederzeit den richtigen Projekten zugewiesen werden, um das Unternehmen zu unterstützen. Warten Sie nicht bis zum nächsten Planungszyklus, bevor Sie Ihre Projekte neu bewerten. Halten Sie Ihr Portfolio sauber, konzentriert und auf Kurs.
Eine wirksame Ressourcenplanung erfordert einen anderen Ansatz. Scheuen Sie sich nicht, agile Prinzipien in Ihre Planungsstrategie einzubeziehen und die Ergebnisse des Projekts im Auge zu behalten. Die Planung von Projektressourcen ist eine schwierige Aufgabe, aber sie wird nicht verschwinden. Projekte werden immer personell besetzt werden müssen, und die besten Manager werden einen besseren, effektiveren Weg finden, ihre Projekte zu besetzen und die Ergebnisse zu liefern.
Wenn Sie sich eingehender mit dem Thema Ressourcenplanung befassen möchten, besuchen Sie unser On-Demand-Webinar mit Margo Visitacion, Principal Analyst bei Forrester Research.
