Ein PMO für das Gesundheitswesen muss heute eine starke Verfassung haben. Sie sind nicht nur mit den besonderen Herausforderungen des Gesundheitswesens konfrontiert, sondern auch mit den Trends, die wir in unserem jüngsten Beitrag "Conquer Your Business Transformation" beschrieben haben. Dazu gehören die Umsetzung von Agile-at-Scale, die Akzeptanz der sich verändernden Arbeitswelt und die Schaffung einer Innovationskultur.
Während der jüngsten Planview Horizons Customer Conference in Austin, TX, trafen sich 25 unserer Blue Cross Blue Shield (BCBS)-Kunden aus sechs verschiedenen Niederlassungen, um darüber zu diskutieren, wie sie mit diesen Herausforderungen und Chancen umgehen. Zu der Gruppe gehörten BCBS-Kunden, die bei Horizons sprachen und Blue Cross and Blue Shield North Carolina, Cambia Health Solutions und Excellus BlueCross BlueShield vertraten, sowie andere aus den gesamten Vereinigten Staaten.
Hier sind fünf Highlights aus der Diskussion:
1. Herausforderungen bei der Verbindung von Strategie und Umsetzung: "Wie können wir sicherstellen, dass wir in die richtigen Dinge investieren?"
Eine der Herausforderungen, die diskutiert wurden, war, wie die sich ständig verändernde Dynamik der Gesundheitsbranche die Verbindung von Strategie und Umsetzung immer komplexer macht. PMOs für das Gesundheitswesen müssen zum Beispiel häufig regulatorische Änderungen in ihr Portfolio aufnehmen. Hinzu kommt der Druck, innovativ zu sein und den BCBS-Mitgliedern schnell die richtigen Produkte und Dienstleistungen anzubieten. PMOs im Gesundheitswesen sollten sicherstellen, dass die Organisation über den richtigen Portfoliomix verfügt, um ihre Ziele zu erreichen, und in der Lage ist, bei Bedarf umzuschwenken und neue Prioritäten zu setzen.
Ein Vertreter von Blue Cross and Blue Shield North Carolina (BCBS NC), dem größten Versicherer im Bundesstaat, relativierte diese Herausforderungen: "Man muss innovativ sein, um den Wandel im Gesundheitswesen voranzutreiben. Wir wollen einer dieser Führer sein." Er sagte, dass sie sich auf mehrere Schlüsselfragen konzentrieren:
- "Wie können wir sicherstellen, dass wir auf dem Laufenden bleiben und die Nase vorn haben?"
- "Wie finanzieren und schaffen wir neue, bessere Wege zur Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen im Gesundheitswesen?"
- "Wie stellen wir sicher, dass wir in die richtigen Dinge investieren?"
- "Wie passen Sie sich an die verschiedenen Arten von Arbeit an?"
- "Wie können wir der Organisation Einblick in die Arbeit geben?"
Durch den Einsatz von Planview-Lösungen hat sich das PMO bei BCBS NC von einer einfachen Ressourcenverwaltung zu einem strategischen, unternehmensweiten Portfolio-Management entwickelt. Heute hat das Unternehmen seinen Schwerpunkt von Projekten, die pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wurden, auf die Optimierung eines Projektportfolios im Wert von Hunderten von Millionen Dollar verlagert, das sich auf das Erreichen strategischer Ergebnisse konzentriert.
Investitionen in und Priorisierung der richtigen Arbeit waren auch für den Rest der Gruppe ein heißes Thema.
Ein BCBS-Kunde erwähnte, wie erfreut seine Interessenvertreter waren, als sie feststellten, dass die Daten für die Priorisierung bereits in Planview PortfoliosTM vorhanden sind: "Die Bewertungsformel legt die Prioritäten fest. Wir streiten weniger und verbringen mehr Zeit damit, zu besprechen, woran wir arbeiten wollen."
In diesem Unternehmen setzt das PMO seine Planview-Lösung bei den Strategiesitzungen der Führungskräfte ein: "Es hat zu der Erkenntnis geführt, dass es Lücken gibt, die wir schließen müssen, und dass wir in einigen Fällen an Dingen arbeiten, die weniger Priorität haben. Es ist eine aufregende Zeit, in der wir den Portfolio-Prozess durchlaufen. Die Führungskräfte verlangen von uns Informationen, um die Finanzdiskussionen voranzutreiben."
Ein weiterer Teilnehmer konzentriert sich auf die Nutzung der bereits in Planview vorhandenen Daten, um Strategie und Ausführung besser aufeinander abzustimmen. "Dieses Jahr war für uns als Organisation sehr transformativ, da wir begonnen haben, Planview Portfolios ganzheitlicher zu nutzen. Wir integrieren den Strategieprozess mit unserem Portfolioprozess und nutzen Planviews Investitions- und Kapazitätsplanung für das Portfolio." Das PMO arbeitet nun mit den Führungskräften zusammen, um die Lieferung enger mit der strategischen Planung zu verknüpfen und den Mitarbeitern die richtigen Daten zur richtigen Zeit für die Ausführung zu liefern.
2. Rationalisierung der Technologie: "Unser Unternehmensarchitektur Team ist absolut engagiert."
BCBS-Organisationen wissen, dass das Erreichen strategischer Ziele zunehmend mit Technologie verbunden ist. Neue Produkte und Dienstleistungen basieren oft auf digitalen Medien. Die Verknüpfung von Technologie und Geschäftskontext kann Umsatz und Wachstum fördern, aber nur, wenn IT-Leiter - und insbesondere Unternehmensarchitekten - in der Lage sind, ihre Anwendungs- und Technologieportfolios zu optimieren.
Hier kommt das PMO für das Gesundheitswesen ins Spiel, aber die Gruppe war sich einig, dass dies eine Herausforderung ist. Ein Teilnehmer meinte dazu: "Es kommt immer wieder vor, dass jemand ein System verbessert und damit etwas kaputt macht, das wir gerade erst eingeführt haben, weil wir nicht den vollen Überblick hatten."
Ein anderer Teilnehmer der BCBS sagte: "Wir haben eine Blaupause, die als Grundlage für die strategischen Fahrpläne der einzelnen Geschäftsbereiche dient. Jetzt investieren wir nur noch, wenn es mit diesen strategischen Plänen übereinstimmt. Das hat uns mehr Disziplin verschafft, als wir vor ein paar Jahren hatten. Unser Team für Unternehmensarchitektur ist absolut engagiert, bevor wir auf dieser strategischen Ebene planen."
Ein BCBS-Kunde hat die Anwendungen seines Unternehmens von 1,352 auf 591 reduziert, indem er Planviews und die Technologiemanagement-Anwendung verwendet hat. Sie sagte, ihre Führungskräfte hätten um mehr Daten gebeten. "Es hat uns die Augen geöffnet, als wir anfingen, uns die Daten anzusehen. Die Art und Weise, wie alles zusammenarbeitet, ist erstaunlich."
Auch das Team für Unternehmensarchitektur ist stärker eingebunden und beteiligt: "Wir hoffen, dass wir die Strategie auf der Grundlage des Geschäftsbedarfs vorantreiben können, anstatt dass die Geschäftsteams entscheiden, dass sie ein Tool haben wollen und es dann einführen.
3. Schaffung einer Innovationskultur: "Crowdsourcing ist mächtig."
Innovation kann Unternehmen einen Vorteil verschaffen, sei es bei der Verbesserung interner Prozesse, der Lösung von Problemen oder der Entwicklung bahnbrechender Produktideen. Zu diesem Zweck institutionalisieren viele BCBS-Organisationen den Innovationsprozess und schaffen Abteilungen, die sich damit befassen. Sie nutzen auch speziell entwickelte Tools, um die kollektive Weisheit und Kreativität ihrer Mitarbeiter, Partner und anderer zu nutzen.
Cambia Health Solutions erwähnte, dass sie mit der Lösung Planview Planview IdeaPlaceTM Innovationsmanagement bedeutende Ergebnisse erzielt haben: "Wir haben das Glück, seit etwa sieben Jahren mit Planview IdeaPlace zu arbeiten. Unser Innovationsteam ist seit acht Jahren im Einsatz. Wir haben den vollen Zyklus durchlaufen, um Produkte auf den Markt zu bringen und neue Unternehmen zu gründen. Es ist ein großartiges Werkzeug und wir sind dankbar dafür. Diese Philosophie des Crowdsourcing ist mächtig."
Cambia hat zum Beispiel vor kurzem eine Herausforderung gestartet, die zu Kosteneinsparungen in Höhe von $4 Millionen in Verbindung mit Prozessänderungen führte. Eine andere Idee wurde zu einem neuen Tool für den Vertrieb, das über $60 Millionen an Verkäufen und Verlängerungen eingebracht hat. Sehen Sie Cambias Präsentation auf der Ignite 2019 Konferenz hier.
4. Die Welt der Arbeit im Wandel: "Wie können wir die verschiedenen Arten von Arbeit in Einklang bringen?"
Die Konzentration auf das Endspiel - die Bereitstellung eines schnellen, messbaren Werts für das Unternehmen - bedeutet, dass PMOs im Gesundheitswesen zunehmend die verschiedenen Arbeitsweisen der Mitarbeiter unterstützen. Dazu gehören verschiedene Arten von Arbeitsmethoden wie Wasserfall, kollaborative, iterative, Lean-Agile-Lieferung oder eine Kombination dieser Methoden. Die PMOs des Gesundheitswesens müssen heute die richtige Balance zwischen diesen Ansätzen finden, um marktführende Produkte, Dienstleistungen und Kundenerlebnisse zu schaffen.
Die kontinuierliche Planung hilft den PMOs im Gesundheitswesen sicherzustellen, dass die Arbeit dem Unternehmen ständig einen Mehrwert bringt. Sie verbindet Strategie, Planung und Umsetzung für alle Mitarbeiter des Unternehmens und hilft ihnen, sich an veränderte Prioritäten, Vorschriften und Märkte anzupassen.
Infolgedessen ist BCBS NC dazu übergegangen, mit mehreren Methoden zu arbeiten: "Wir sind von einer Methode zu einem hybriden Modell übergegangen und haben mehrere Methoden angewandt, um herauszufinden, welche für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist. Wir nennen es nicht skalierbare Agilität, sondern eher geschäftliche Agilität. Für uns ist das ein wichtiger Punkt im Change Management, der das ganze Unternehmen betrifft."
Die Mehrheit der BCBS-Teilnehmer war sich einig, dass die agile Transformation eine Herausforderung darstellt. Einige von ihnen sind schon weit gekommen, aber die meisten arbeiten daran, die besten Bereiche für Agilität und ihren Fahrplan zu definieren.
Ein Kunde erzählte von einer Agile-Anweisung der Führungskräfte seines Unternehmens: "'Wir sollten ganz auf Agile setzen!', sagten sie. Wie können wir einen agileren Ansatz in traditionelle Projekte einführen oder eine Mischung aus verschiedenen Projekttypen haben, anstatt zu versuchen, alle Arbeiten agil zu gestalten? Hat das noch jemand erlebt? Wie versuchen Sie, damit umzugehen?"
Ein Kunde, der mit dem gleichen Problem konfrontiert war, antwortete: "Ich habe erkannt, dass nicht alles agil sein kann. Es ist einfach nicht möglich. Da passt nicht alles hinein. Sie begannen, das Gesamtbild zu verstehen: Lasst uns die Dinge in Agile einbauen, wo sie hingehören."
Agiles Arbeiten bietet verschiedene Möglichkeiten: Eine einheitliche Arbeitsweise ist nicht mehr tragbar. Um agiler zu werden, müssen PMOs im Gesundheitswesen verschiedene Methoden, Frameworks und Terminologien erlernen und einbeziehen.
"Wir befinden uns gerade im Krieg zwischen Projekt und Agile", antwortete ein anderer Kunde der BCBS. "Unser IT-Direktor holte einen großartigen Agile Leader, um SAFe im gesamten Unternehmen zu implementieren. Sie stieß auf Mauern, als sie sich damit beschäftigte, wie sie Agile in unsere bestehenden Finanz-, Geschäftsführungs- und Governance-Prozesse integrieren konnte."
"Wie kann man so spezifisch für SAFe sein und trotzdem ein Projekt managen", sagte er. "SAFe, Agile und sogar die klassische Governance haben gemeinsam, dass Sie sie 'verschlanken' und schlanke Aspekte einbeziehen können, um eine 'gerade ausreichende' Governance einzuführen, sowie eine schrittweise Finanzierung und die Betrachtung verschiedener KPIs. Wir haben jetzt gemeinsame Begriffe und Maßstäbe, die wir verwenden."
5. Agile Finanzierung: "Es ist ein Schritt in die richtige Richtung."
Die Diskussion drehte sich um agile Finanzierungsprozesse und wie schwierig es ist, diesen Übergang zu vollziehen. Das rasante Tempo von Agile erfordert eine dynamische Finanzierung anstelle einer jährlichen, projektbezogenen Finanzierung. Dank der kontinuierlichen Portfolioplanung können PMOs im Gesundheitswesen Mittel umverteilen, wenn Produkte auslaufen, sich Prioritäten ändern und neue, vielversprechende Ideen entstehen.
Doch wie finanzieren Sie die Menschen und nicht das Projekt wie im traditionellen PPM im Gesundheitswesen?
"Das ist ein Teil dessen, womit wir zu kämpfen haben", sagte ein Kunde. "Wir haben diese Planungsmentalität, bei der es immer noch heißt: 'Okay, Sie haben X an Budget für dieses Jahr, ich möchte, dass Sie Y entwickeln'. Sie erwarten immer noch ein festes Ergebnis bis zum Ende eines festen Zeitraums."
Einige Kunden sagten, dass ihre Unternehmen Fortschritte machen:
"In diesem Jahr sind wir der Finanzierung von Wertströmen näher denn je. Wir haben ihnen das Geld gegeben, aber sie identifizieren immer noch Projekte, also sind wir noch nicht ganz am Ziel. Das ist ein Schritt in die richtige Richtung. Sie wissen, dass sie die Arbeit, die sie in diesem Jahr machen wollten, neu rationalisieren müssen, wenn sich neue Aufgaben ergeben."
Dies ist das zweite Jahr in Folge, dass diese BCBS-Kunden bei Horizons zusammenkommen, um ihre Herausforderungen und Möglichkeiten zu diskutieren. Sie finden es wertvoll, in diesem Forum und im Laufe des Jahres Ideen auszutauschen, und hoffen, dass ihre Erkenntnisse auch für Sie nützlich sind. Mit Blick auf die Trends im Gesundheitswesen und die Vorhersagen von 2020 - von Telemedizin über "soziale Determinanten" bis hin zur "Retailisierung" der Branche - werden sich die PMOs im Gesundheitswesen weiter entwickeln und anpassen, um ihren Mitgliedern innovative, qualitativ hochwertige und kostengünstige Angebote zu machen.
Erfahren Sie mehr, indem Sie das "Durchbrechen Sie den Status Quo: Nehmen Sie die sich verändernde Arbeitswelt an" eBook.
![Die Zombie-PMO-Epidemie [Infografik]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/The-Zombie-PMO-Outbreak.png)
