Jetzt, wo die Feiertage im Rückspiegel liegen, der Januar vorbei ist und der Superbowl in der Luft liegt, ist es für Projektmanagement-Profis an der Zeit, sich anzustrengen und zu konzentrieren. Viele von Ihnen haben ihre Vorsätze bereits verfehlt oder haben einen schlechten Start hingelegt (schuldig im Sinne der Anklage), aber es ist noch nicht zu spät, Ihre alten Vorsätze über Bord zu werfen und sich mit neuen herauszufordern. Wenn Sie sich dann besser fühlen, können Sie sich einreden, dass Sie "agil" sind.
Hier sind meine Lieblingsvorsätze für jeden Projektmanager:
Einen Beitrag zum Geschäftswert leisten
Als Projektmanager spielen Sie eine entscheidende Rolle dabei, Ihr Unternehmen durch die erfolgreiche Umsetzung von Initiativen voranzubringen. Sie haben wahrscheinlich die Projektdurchführung durch den effektiven Einsatz von Plänen, Prozessen und Einflussnahme gemeistert. Diese Bemühungen führen dazu, dass die Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Oberflächlich betrachtet hört sich das nach einem Gewinn an, aber ist das wirklich genug in dieser hyperkompetitiven Welt? Als Projektmanager müssen Sie nicht nur an die Lieferung oder Ausführung denken, sondern auch daran, wie Ihre Bemühungen einen größeren Einfluss auf das Geschäft haben können.
Verstehen Sie, wie Ihr Projekt zum Unternehmen beiträgt, damit Sie während der Ausführungsphase bessere Entscheidungen und Empfehlungen treffen können. Allzu häufig konzentrieren wir uns auf die Ausgabe (d.h. das Projekt oder die Aufgabe abzuschließen), ohne zu verstehen warum. Wenn Sie das angestrebte Ergebnis der Projektarbeit verstehen, werden Sie auf natürliche Weise Maßnahmen ergreifen, die im Laufe der Ausführung zu einem höheren Geschäftswert beitragen - und nicht nur etwas abschließen, das Ihnen übergeben oder zugewiesen wurde. Man wird immer von uns erwarten, dass wir liefern, aber Sie können die erfolgreiche Lieferung ergänzen, indem Sie das Gesamtbild betrachten und die einfache Frage stellen: "Warum tun wir das (Projekt/Initiative/Füllung der Leerstelle)?"
Mehr Kommunikation & Statusberichte
Sie denken vielleicht, dass Sie ausreichend über Projekte und Initiativen informieren. Die Realität sieht jedoch so aus, dass die meisten Projektmanager nur dann Bericht erstatten, wenn die Dinge gut laufen oder "im grünen Bereich" sind. Das gibt uns zwar ein gutes Gefühl und hält uns unter dem Radar, aber es hilft der Organisation nicht. Ihre Stakeholder und das Management suchen nach Möglichkeiten, Ihnen zu helfen - indem sie Hindernisse aus dem Weg räumen, Prioritäten setzen und Hilfestellung leisten. Wenn sie nur die termingerechten und budgetgerechten Projekte kennen, haben sie kaum die Möglichkeit, einen Beitrag zur Diskussion zu leisten. Das Ergebnis ist, dass Sie das Gefühl haben, "mikroverwaltet" zu werden, und dass Sie die Gelegenheit verpassen, die Vorteile eines aufmerksamen, unterstützenden Managementteams zu nutzen.
Sie glauben mir nicht? Vor kurzem hatte ich die Gelegenheit, mit einem Analysten von Gartner zu sprechen. Ihre Untersuchung ergab, dass 80% der Führungskräfte der Meinung sind, dass Projektmanager genaue Statusberichte (die guten, die schlechten und die hässlichen) liefern sollten, aber nur 33% waren der Meinung, dass die Projektmanager dies tatsächlich gut tun. Das Berichtswesen ist in den meisten Unternehmen einfach eine Lücke, und diese Lücke wirkt sich direkt auf die Leistung des Unternehmens aus. Wenn Sie sich das Ziel setzen, häufiger zu kommunizieren, erleichtern Sie gesunde Gespräche, die eine bessere Entscheidungsfindung fördern.
Helfen Sie, Ressourcen zu optimieren
Wenn Sie ein einigermaßen erfahrener Projektmanager sind, dann wissen Sie, wie Sie die Ihnen zugewiesenen Ressourcen nutzen können. Die meisten von uns nehmen die Ressourcen, bewerten das Projekt, erstellen einen Projektplan und führen es aus. Sehr selten höre ich von Projektmanagern, die die Fähigkeiten des Teams bewerten und Empfehlungen an den Ressourcenmanager oder die Geschäftsleitung aussprechen. Sie geben vielleicht das Feedback, dass Sie nicht genug Ressourcen oder die falschen Fähigkeiten haben, aber wie wäre es, wenn Sie dem Unternehmen helfen würden, in Zukunft bessere Personalentscheidungen zu treffen? Das mag sich schwierig anhören, da Sie vielleicht nicht den Überblick über die gesamte Belegschaft haben oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit allen haben. Sie haben jedoch etwas, was die anderen nicht haben - Erfahrung aus erster Hand im täglichen Umgang mit Ressourcen.
Im Laufe des Projekts lernen Sie die Stärken und Schwächen der Teammitglieder kennen und können sogar bestimmte Verhaltensweisen beobachten, z. B. wer gut zusammenarbeitet, welches Teammitglied ein stärkerer Problemlöser ist oder wer eher zu Eigeninitiative neigt. Dies sind die weicheren Elemente, die manchmal nicht in einer Tabellenkalkulation, einer Projektmanagementsoftware oder einem Projektportfoliomanagement (PPM) System erfasst werden. Dies sind Gespräche, die Sie mit den entsprechenden Mitgliedern der Organisation führen müssen. Indem Sie diese Gespräche führen, demonstrieren Sie Führungsstärke und tragen zur Optimierung künftiger Personalentscheidungen bei. Denken Sie daran, dass Sie nicht den Eindruck erwecken, sich zu beschweren oder einen politischen Schachzug zu machen, sondern vielmehr Feedback geben, um die Ressourcen mit den Unternehmenszielen zu optimieren.
Lernen Sie, "Nein" zu sagen
Dies ist mein Lieblingsstück. Als Projektmanagement-Profis wollen wir Sie zufrieden stellen. Wir wollen derjenige sein, der geholfen hat, das schwierige Projekt abzuschließen, Hindernisse zu überwinden und die Chancen zu übertreffen, aber manchmal ist es in Ordnung, "Nein" zu sagen. Ich will damit nicht sagen, dass Sie sich Ihrem Vorgesetzten oder Ihren Stakeholdern widersetzen und sich weigern sollten, Anweisungen zu befolgen, aber es ist in Ordnung, sich zu wehren, wenn die Anweisung keinen geschäftlichen Sinn ergibt oder nicht auf Erfolg ausgelegt ist.
Wann ist dies der Fall? Dazu fallen mir mehrere Situationen ein:
- Wenn Sie nicht über genügend (oder die geeigneten) Ressourcen verfügen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, Sie aber dennoch dem Zeitplan zustimmen.
- Wenn eine Ressource abgezogen wird und Sie sich nicht über die Konsequenzen der Entscheidung im Klaren sind.
- Wenn die angeforderte Arbeit nicht dringend UND wichtig ist. Oftmals können wichtige Dinge warten und Dinge, die nicht warten können, sind nicht wichtig. Lassen Sie sich nicht von Störungen davon ablenken, Ihre Ziele zu erreichen oder die Geschäftsergebnisse zu erfüllen.
Wenn Sie lernen, "Nein" zu sagen, zwingen Sie die Organisation, Prioritäten zu setzen und sich auf die Verpflichtungen zu konzentrieren. Manchmal bedarf es eines kleinen Anstoßes und eines Gesprächs, um Ressourcen, Interessengruppen und das Unternehmen in der Verantwortung zu halten.
Seien Sie kein Hindernis
Dies mag im Widerspruch zur obigen Resolution stehen, aber diese Resolution besteht aus zwei Teilen. Erstens wollen Sie nicht in den Ruf geraten, unflexibel zu sein, weil Sie neue Aufgaben übernehmen, die ursprünglich nicht geplant waren. Zweitens: Wenn Sie "Ja" zu einer Arbeit sagen, die ursprünglich nicht geplant war, sollten Sie kein Hindernis darstellen oder es schwierig machen. Auch wenn wir alle wissen, dass PMO für Project Management Office steht, identifizieren viele ihr PMO als das Team, das "mehr weitergibt", weil die Projektmanagementprozesse der Organisation zusätzliche Komplexität und Bürokratie aufbürden. Projektmanager müssen ihre Agilität erhöhen und flexibel sein. Obwohl Prozesse für die Projektgenehmigung und -steuerung wichtig sind, ist es manchmal einfach sinnvoll, das Richtige zu tun, auch wenn es bedeutet, es nicht "richtig" zu tun. Nehmen Sie sich vor, in diesem Jahr Hindernisse zu beseitigen und Ihrer Organisation zu helfen, mehr zu erreichen, selbst wenn Sie dafür die Regeln etwas verbiegen müssen.
Die oben genannten Ideen sind zwar nicht weltbewegend, aber ich glaube, dass sie im heutigen Geschäftsumfeld sehr relevant sind. Es ist noch nicht zu spät für Sie, Ihre Vorsätze anzupassen - es sind noch 11 Monate in 2016 übrig, konzentrieren Sie sich darauf, sie zu nutzen.
Eine Version dieses Beitrags erschien ursprünglich in www.projectsatwork.com.
