In schwierigen Zeiten wird das gefürchtete Kostensenkungsedikt sein hässliches Haupt erheben und oft zu willkürlichen prozentualen Kostensenkungen in allen Abteilungen führen. Aber pauschale Kürzungen sind selten klug, denn Kostensenkungen sind nur ein Teil der Lösung. Vielleicht möchten Sie auch Ihre Investitionen umstellen, um in einigen Bereichen weniger auszugeben und Ihr Unternehmen dennoch für eine erfolgreiche Zukunft zu positionieren. Sie werden Ihre Projektinvestitionen neu priorisieren und planen müssen, und niemand weiß besser, wie man das macht als das Project Management Office (PMO).
Hier sind drei Szenarien, in denen das PMO einen großen Einfluss haben kann.
- Digitale Transformation
- Rationalisierung von Anwendungen
- Initiativen verändern
Digitale Transformation
Die Digitalisierung der Unternehmen schreitet schnell voran. Dies ist nicht nur ein kurzfristiger Trend, bei dem wir von zu Hause aus arbeiten, bis die Pandemie vorbei ist und wir dann alle ins Büro zurückkehren. Viele von uns werden zwar in irgendeiner Form ins Büro zurückkehren, aber die Erfahrung wird wahrscheinlich eine ganz andere sein. Dieser Trend spart den Unternehmen in zweierlei Hinsicht Kosten. Fernarbeit erfordert weniger Bürofläche und Infrastruktur und kann Einstellungsmöglichkeiten in einem größeren geografischen Bereich eröffnen. Sie können diesen schwer zu findenden Ingenieur von überall im Land oder rund um den Globus beziehen.
Die Digitalisierung erfordert jedoch Investitionen in Fernkommunikationstechnologie, Netzwerkinfrastruktur und vielleicht sogar neue Anwendungen, die für einen einfacheren Fernzugriff cloudbasiert sind. Und einige dieser Investitionen werden sich schneller auszahlen als andere. Möglicherweise müssen Sie Ihr Projektportfolio schnell umstellen, indem Sie die Prioritäten einiger Routineprojekte zugunsten der wichtigsten Projekte der digitalen Transformation zurücknehmen. Sie müssen nicht nur die strategischen Auswirkungen bewerten, sondern auch die Ressourcenkapazität, das Budget und den Zeitplan. Daher ist die Praxis des Strategischen Portfoliomanagements der Schlüssel zur Lösung dieses Rätsels, das es Ihnen ermöglicht, das strategische Portfolio visuell zu priorisieren und neu zu planen.
Rationalisierung von Anwendungen
In den letzten Jahren haben sich Unternehmen verstärkt um Application Governance bemüht, um die Abhängigkeit von Anwendungen zu verringern, die einen geringen geschäftlichen Nutzen bringen. Diese Initiativen zur Anwendungsrationalisierung sind eigenständige Projekte, die innerhalb eines gesamten Projektportfolios priorisiert werden sollten. Allerdings kann der Schwerpunkt dieser Bemühungen manchmal auf der Konsolidierung von Anwendungen liegen, wodurch strategische Systeme im Namen kurzfristiger Kostensenkungen auf der Strecke bleiben könnten. Auf lange Sicht kann die Abschaffung dieses Systems erheblich mehr Kosten verursachen, da Sie verpasste Geschäftschancen, Fehler, Ineffizienzen und unzählige andere Probleme in Kauf nehmen müssen. "Sie bekommen, wofür Sie bezahlen".
Das zugegebenermaßen voreingenommene, aber beste Beispiel, das ich zur Hand habe, ist das Projektportfoliomanagementsystem (PPM). Vor allem, wenn sie strategisch ausgerichtet ist. Durch den Einsatz anpassungsfähiger PPM-Praktiken sind Sie in der Lage, millionenschwere Projektportfolios zu optimieren und zu vermeiden, dass Sie sich für die falschen Projekte entscheiden - oder schlimmer noch, für solche, die eine höhere Wahrscheinlichkeit des Scheiterns haben -, die Millionen kosten und die Einsparungen aus der Anwendungsrationalisierung zunichte machen können. Es ist also wichtig, ein strategisch ausgerichtetes PPM-System zu haben.
Wo sollten Sie nach Einsparungen bei den Anwendungskosten suchen? In den meisten Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Anwendungen, die ihren eigentlichen Zweck nicht mehr erfüllen und nur noch in einem virtuellen Regal verstauben. Darauf sollte sich die Anwendungsrationalisierung konzentrieren. Jede Anwendung, die abgeschafft werden soll, wird dann ein Projekt hervorbringen, das in das Gesamtportfolio eingepasst werden muss.
Initiativen verändern
Unternehmen sind einem ständigen Wandel unterworfen, und 2020 brachte ein noch nie dagewesenes Maß an Veränderungen mit sich. Viele dieser Veränderungsinitiativen führen zu ganz gewöhnlichen Kostensenkungsprojekten. Von der Reduzierung des gemieteten Raums bis hin zur Umstrukturierung gibt es viele unternehmensweite Veränderungsinitiativen, die gestartet werden müssen. Und wie bei allem anderen auch, gibt es viel mehr Ideen zur Kostensenkung als Kapazitäten zur Umsetzung. Auch diese Ideen müssen als Teil des Unternehmensportfolios sortiert und begründet werden.
Unterm Strich läuft das meiste, was wir in Unternehmen tun, über Projekte, auch wenn diese heute ganz anders aussehen als zu Zeiten des reinen Wasserfalls. Der Wandel ist nicht anders. Jemand muss herausfinden, welche dieser Projekte das meiste Geld einsparen und das Unternehmen am besten für den zukünftigen Erfolg positionieren. Und das ist natürlich die Spezialität des PMO - ohne sie gäbe es Chaos!
