Die Welt ist voller Ungewissheiten und für viele Unternehmen liegt Neuland hinter der nächsten Ecke. Zufälligerweise befinden wir uns seit einigen Monaten auf unbekanntem Terrain, da sich die Welt mit der globalen Gesundheitspandemie COVID-19 auseinandersetzt. Die Umschichtung von Ressourcen zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs im aktuellen Klima wurde für viele Unternehmen schnell zur neuen Normalität. Aber wie gut ist Ihre Strategie für das Ressourcenmanagement auf die Ungewissheit der Zukunft abgestimmt und unterstützt sie noch Ihre Portfoliostrategie? Ganz gleich, ob Sie ein System haben und es schnell umstellen möchten oder ob Sie zum ersten Mal ein Ressourcenmanagement in Erwägung ziehen, es gelten die gleichen Erkenntnisse und bewährten Verfahren.
Betrachtet man allein die aktuelle COVID-19-Pandemie, ist es schwer, einen Industriezweig zu finden, der nicht drastisch betroffen ist. Von Gesundheitsdiensten, die die Pandemie direkt bekämpfen, bis hin zu Diensten, die das tägliche Leben unterstützen, wie Lebensmittellieferanten, Lebensmittel- und Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants, Unterhaltungseinrichtungen bis hin zu den Lieferketten und der Logistik hinter den Kulissen - COVID-19 hat auf der ganzen Welt ein Gefühl der Umwälzung ausgelöst und lässt Unternehmen in unbekannten Gewässern zurück, die bessere und schnellere Entscheidungen treffen müssen, um zu überleben, denn sie können es sich nicht leisten, Ressourcen zu verschwenden.
In einer kürzlich erschienenen PWC Umfrage in der verarbeitenden Industrie die die Auswirkungen von COVID-19 untersuchten, nannten 41% der CFOs die Auswirkungen auf die Produktivität der Belegschaft als eine ihrer drei größten Sorgen. Das Management von Ressourcenknappheit zur Unterstützung der Portfoliostrategie in diesen unsicheren Zeiten ist jedoch nicht auf die Fertigung beschränkt. Die Bewältigung von Personalengpässen und sich ändernden Portfolios erfordert ein Umdenken in Bezug auf Ihre Strategie für das Ressourcenmanagement und den Einsatz von Technologie zur optimalen Unterstützung Ihrer Mitarbeiter.
Die effektive Verwaltung von Ressourcen ist immer eine komplexe Aufgabe: Mit begrenzten Ressourcen und uneinheitlichen Instrumenten kann dies zu einem aussichtslosen Unterfangen werden, insbesondere in der derzeitigen Situation. Mitarbeiter zu halten und die richtigen Projekte mit den richtigen Leuten zur richtigen Zeit zu besetzen, ist entscheidend für den Geschäftserfolg.
Die Portfolios haben sich aufgrund der aktuellen Bedingungen verändert
Um beim aktuellen Beispiel zu bleiben: Als Reaktion auf COVID-19 sagen viele Unternehmen, dass sie ihre Projekte und Ressourcen verlagert haben und sich auf die Arbeit von zu Hause aus konzentrieren (vor allem, wenn virtuelle Arbeitsplätze ein neues Konzept für ihre Teams sind). Jetzt, wo einige Dinge besser unter Kontrolle zu sein scheinen, beginnen die Unternehmen gerade damit, ihre Produktion wieder hochzufahren - auch wenn sie aufgrund der sozialen Distanzierung in einigen ihrer Anlagen immer noch mit reduzierter oder eingestellter Produktion und Betrieb arbeiten. Auch wenn einige Unternehmen Projekte, die strategisch ausgerichtet waren, wieder aufnehmen können, wird dies für viele andere ein langsamer Prozess sein, und es müssen kürzere, schnell gewinnbringende Projekte in Betracht gezogen werden. Dies wird die Teams dazu bringen, agiler zu werden, um bei Bedarf den Schwerpunkt zu verlagern.
Können Ihre Ressourcen mit den laufenden Projekten Schritt halten?
Wenn Ihr Unternehmen bereits vor der Pandemie Projekte in der Pipeline hatte, kann es fast unmöglich sein, alle Projekte mit den Mitarbeitern, die Sie derzeit haben, abzuarbeiten. Mit beurlaubten, temporären oder permanenten Teammitgliedern ist es wahrscheinlich unerreichbar, mit den ursprünglichen Projektanforderungen vor dem COVID-Projekt Schritt zu halten. Wir beobachten auch, dass Kunden und andere Unternehmen ihre Vertragspartner entlassen. Diese Unternehmen bewerten ihre Portfolios neu, um zu sehen, woran sie mit den knappen Ressourcen, die ihnen noch zur Verfügung stehen, arbeiten können.
Wenn Sie in die Zukunft blicken, könnten die Pandemie und die daraus resultierenden Folgen alle Projekte in der Pipeline Ihres Unternehmens bedrohen. Darüber hinaus hat sich die Führung im Großen und Ganzen auf Folgendes konzentriert proaktive Neuerfindung Sie werden Projekte identifizieren, mit denen Sie schnell Geld einsparen oder Ihren Umsatz steigern können. Dies wird natürlich zu vielen Verschiebungen bei den Projektprioritäten führen, und es ist verständlich, dass einige Projekte ganz gestrichen werden können. Wenn es um die Priorisierung von Projekten geht, kann dies kurz- bis mittelfristig ein bewegliches Ziel sein. Ihre verbleibenden Mitarbeiter sind wahrscheinlich bereits stark beansprucht, da sie von einer Rolle oder einem Projekt zum nächsten wechseln müssen. In der einen Woche könnten sie eine Vollzeitressource für ein Projekt sein und in der nächsten Woche könnte diese Ressource für ein Projekt benötigt werden, das plötzlich geschäftskritisch geworden ist. In den nächsten drei Monaten, sechs Monaten oder einem Jahr kann sich das alles ändern - und wieder ändern.
Die Rolle der Führung bei der Unterstützung der Mitarbeiter bei Herausforderungen
Projektsponsoren sollten sich für das Ressourcenmanagementsystem einsetzen, um die Mitarbeiter zu ermutigen, es anzunehmen, was wiederum dazu beiträgt, dass die Mitarbeiter selbst zu Verfechtern des Systems werden. Sponsoring ist bei Projekten unerlässlich - und das ist auch bei diesem Projekt nicht anders. Jedes Projekt braucht einen Befürworter, der sagt: "Ich denke, dass es wichtig ist, dass wir Zugang zu dieser Art von Informationen haben, also unterstütze ich diese Initiative".
Geduld und Verständnis sind der Schlüssel, um zu erkennen, dass die gegenwärtigen Umstände für alle schwierig sind. Führungskräfte müssen es vermeiden, ihre Mitarbeiter unnötig unter Druck zu setzen. Verstehen Sie, dass jeder mit begrenzten Ressourcen sein Bestes gibt. Führungskräfte können ihre Mikroprojektteams in diesen unsicheren Zeiten besser unterstützen, indem sie ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand geben, um ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Die einzige Möglichkeit, wie Ihr Unternehmen realistisch mehr Prioritäten mit weniger und kleineren Teams verwalten kann, ist der Einsatz von zweckgebundener Technologie, wie z.B. Ressourcenmanagementsystemen.
Effektives Ressourcenmanagement planen und kommunizieren
Genau wie bei der Planung von Projektportfolios sollten Sie auch für ein Ressourcenmanagementsystem einen Sponsor aus der Führungsebene haben. Auf diese Weise kann Ihr Sponsor dazu beitragen, den Business Case, die Vorteile und den strategischen Plan auf allen Ebenen Ihres Unternehmens zu vermitteln.
Die Erstellung eines Plans für die Kommunikation und das Veränderungsmanagement ist wichtig, denn Sie wollen herausstellen, wie sich das System positiv auf Ihr Team auswirken wird - und nicht dessen Welt auf den Kopf stellen. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Kunden verstehen, dass das Ziel darin besteht, ihnen das Leben zu erleichtern, und nicht darin, ihnen noch mehr Stress zu bereiten. Dies hilft den Teammitgliedern, die Bedeutung des Ressourcenmanagementsystems zu verstehen. Außerdem wird sichergestellt, dass es klar definierte Prozesse gibt, so dass niemand im Unklaren darüber ist, wie das System funktionieren wird, um die Arbeitsbelastung auszugleichen.
Ein weiterer Teil der Planung besteht darin, die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten festzulegen. Wenn Sie ein Ressourcenmanager, Portfoliomanager oder PMO-Leiter sind, werden Sie wissen wollen, was ein Ressourcenmanagementsystem für meine Rolle bedeutet und welche Aufgaben ich in diesem System habe. Sie müssen in der Lage sein, Antworten auf deren Fragen zu geben. Schließlich müssen Sie die für die einzelnen Funktionen Ihrer Mitarbeiter erforderlichen Schulungen festlegen und planen.
Die Notwendigkeit eines gut funktionierenden Ressourcenmanagementsystems
Die Projektmanager wissen, was zu tun ist; die Ressourcenmanager wissen, welche Kapazitäten ihre Teams haben und was ihnen zur Verfügung steht, und die Portfoliomanager sind die Torwächter, die die aktuellen Anforderungen kennen. Ressourcenmanager stehen an vorderster Front, wenn es um schwierige Fragen geht. Sie fungieren als Schutzschild für ihre Teammitglieder, um sicherzustellen, dass niemand überlastet wird. Am wichtigsten ist, dass die Ressourcenmanager in der Lage sein müssen, drei oder sechs Monate vorauszuschauen und zu antworten, wenn sie gefragt werden:
- Woran arbeiten wir derzeit?
- Welche Projekte wurden bereits genehmigt, aber noch nicht begonnen?
- Woran können wir in Zukunft arbeiten?
Wenn sich Projekte und Prioritäten verschieben, müssen Ressourcenmanager eine Szenarioplanung durchführen, bei der sie Was-wäre-wenn-Analysen durchführen, um die Ressourcenzuweisung zu verbessern und Fragen wie diese zu beantworten:
- Sollten wir dieses Projekt weiterführen?
- Wen kann ich an diesem Projekt beteiligen?
- Wen sollten wir aus dem Projekt entfernen?
- Wer ist in den nächsten zwei Wochen nicht verfügbar?
Ein Ressourcenverwaltungssystem sollte in der Lage sein, schnell und einfach Szenarien auszuführen, die einem Ressourcenmanager helfen, alle Fragen zur Ressourcenbeschaffung zu beantworten. Dies hilft den Führungskräften, das Gesamtbild zu sehen und schnelle, effektive Entscheidungen zu treffen - aber eine erfolgreiche Umsetzung erfordert die Unterstützung durch einen Sponsor aus der Führungsebene.
Die wichtigsten Vorteile eines effektiven Ressourcenmanagementsystems
Zufriedenheit der Mitarbeiter
Dies ist einer der größten Vorteile eines gut ausgebauten Ressourcenmanagementsystems. Wenn Mitarbeiter wissen, woran sie arbeiten, was auf sie zukommt und welche Prioritäten sie haben, sind sie mit größerer Wahrscheinlichkeit zufriedener und engagierter. Alles, was mit ihrer Arbeit zu tun hat, sollte für sie klar sein. Sie sollten genau wissen, welche Aufgaben eine höhere Priorität haben, und können befugt werden, die Sagen Sie Nein zu Anfragen, die nicht in den Geltungsbereich fallen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dieses System mit Werten und Absichten zu etablieren, damit die einzelnen Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, ihre Chefs würden ihnen über die Schulter schauen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern verständlich machen, dass ein Ressourcenmanagementsystem dazu dient, den Führungskräften Daten zur Verfügung zu stellen, damit die Projekte im Rahmen bleiben, die Mitarbeiter nicht überlastet werden und die allgemeine Arbeitszufriedenheit verbessert wird, dann werden die Mitarbeiter eher bereit sein, ein neues System zu übernehmen.
Mühelose Transparenz bei der Personalbeschaffung
Zu wissen, welche Teammitglieder welchen Projekten zugewiesen sind und wie lange, ist ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Ressourcenmanagement-Strategie. Ressourcenmanagementsysteme helfen Projektteams auch dabei, agiler zu werden und Ressourcen bei Bedarf schnell zu verlagern, ohne andere Mitarbeiter, Prioritäten oder Zeitpläne zu gefährden.
Zugang zu zuverlässigen Daten in Echtzeit
Der Echtzeit-Einblick in genaue Daten bietet nützliche, relevante und rechtzeitige Einblicke und erleichtert datengesteuerte Entscheidungen. In einer meiner früheren Funktionen, als wir keinen Zugang zu Business Intelligence hatten, fiel es mir schwer, zu verstehen, wie viel Zeit wir für Projekte im Vergleich zu Support und Wartung aufwenden oder ob wir uns auf die richtigen Dinge konzentrieren. Daten helfen Ihren Projektleitern und Führungskräften, fundiertere Entscheidungen zu treffen, einschließlich der Antworten auf Fragen wie:
- Verfügt Ihr Unternehmen über ausreichende Kapazitäten?
- Besteht die Notwendigkeit, Ihr Personal aufzustocken, um laufende oder geplante Initiativen zu erfüllen?
- Wenn ja, wie sollte das aussehen?
- Wie viel Zeit verbringen wir jetzt mit Projekten?
Ein Ressourcenverwaltungssystem nimmt den Ressourcenmanagern eine Menge Arbeit ab, so dass sie all die beweglichen Teile besser verwalten können. Außerdem können sie den Projekt- und Unternehmensleitern einen besseren Einblick geben. Sie können die erforderlichen Ressourcenstunden und Arbeitskosten schnell einschätzen und bestimmen:
- Wenn sie in einem Bereich zu viele Leute haben und in einem anderen nicht genug
- Wie ihre aktuelle Pipeline aussieht
- Wenn es andere vorgeschlagene Projekte in einem Gebiet ohne ausreichende Ressourcen gibt
- Wenn sie damit beginnen können, Menschen in Bereiche zu versetzen oder sogar auszubilden, die nicht genügend Kapazitäten haben
- Wie gut ein Projekt mit Ressourcen ausgestattet und abgeschlossen wurde
Ressourcenverwaltungssysteme sollten ein Inventar von allem führen, woran Ihr Unternehmen arbeitet - alles an einem Ort. Ressourcenmanagementsysteme sollten ein zentraler Ort sein, an dem Sie alle Ihre Ressourcen planen, identifizieren, dokumentieren, zuweisen und verwalten können. Sie möchten nicht mehrere Tabellenkalkulationen mit Listen von Projekten haben, die auf externe Quellen zurückgreifen, oder manuelle Methoden anwenden müssen, um alles miteinander zu verknüpfen.
Die größten Risiken eines fehlenden Ressourcenmanagementsystems
Für Unternehmen, die nicht über ein Ressourcenmanagementsystem verfügen, kann es wie eine Katzenherde sein. Die Projektmanager haben keine klare Vorstellung davon, woran alle arbeiten, die Mitarbeiter sind sich nicht sicher, welche Rolle sie spielen oder was Priorität hat, und es gibt keinen Einblick in den Status von Projekten, Zeitplänen oder Kosten. Überlastete und unmotivierte Mitarbeiter, frustrierte Ressourcenmanager, eine höhere Nachfrage als Ressourcenkapazität und ins Stocken geratene oder überfällige Projekte führen zu einem Chaos, das die Unzufriedenheit der Kunden in die Höhe treibt.
Ich habe von mehreren Kunden gehört, die mit der Einführung eines Ressourcenmanagementsystems noch gezögert haben, dass das derzeitige unsichere Geschäftsumfeld sie dazu bewogen hat, es jetzt zu tun. Die Unternehmen erkennen schnell, dass sie keine komplizierten Prozesse haben können, die monatelang dauern, um eine Genehmigung zu erhalten. Heute haben Umwälzungen wie COVID-19 deutlich gemacht, dass Unternehmen, die überleben, geschweige denn wettbewerbsfähig sein und florieren wollen, viel schneller umdenken müssen.
Bevor wir fortfahren, sollten wir noch einmal betonen, dass die Verwaltung von Ressourcen bereits eine komplexe Aufgabe ist: Ohne die richtige Technologie kann dies unter den gegenwärtigen Bedingungen zu einer aussichtslosen Schlacht werden. Die Implementierung eines Ressourcenmanagementsystems kann den Unterschied zwischen Erfolg oder Misserfolg eines Projekts und eines Unternehmens ausmachen.
Erwägen Sie ein Ressourcenmanagement-System? Hier sind einige Tipps zur Implementierung, die Sie beachten sollten
Bevor Sie sich mit beiden Füßen in die Sache stürzen, sollten Sie ein Pilotprojekt oder einen Proof of Concept in Erwägung ziehen, indem Sie einige Projekte und Teams auswählen, um die Dinge durchzuspielen - ich habe dies getan und habe auch andere Kunden, die dies ebenfalls getan haben. Wir wählten einige Teams aus, von denen wir annahmen, dass sie uns auf Ineffizienzen im neuen System und Prozess hinweisen und uns helfen würden, Probleme zu lösen, bevor wir es in der gesamten Abteilung oder im gesamten Unternehmen einführen.
Seien Sie realistisch und geben Sie einem neuen System genügend Zeit, um richtig bewertet zu werden. Es kann zwischen drei und sechs Monaten dauern, bis Sie wissen, wie effektiv es für Ihr Unternehmen funktioniert. Nehmen Sie die Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt mit und nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, bevor Sie sie in anderen Gruppen einsetzen. Überwachen Sie auch weiterhin die Fortschritte in jedem Quartal. Notieren Sie, was funktioniert und was nicht. Holen Sie, wenn möglich, Feedback von verschiedenen Gruppen und Personen in unterschiedlichen Rollen ein, z. B. von Führungskräften, Ressourcenmanagern, Projektmanagern und Teammitgliedern, und führen Sie dann auch Auffrischungsschulungen für die Teams durch.
Die effektive Verwaltung Ihrer Ressourcen zur Unterstützung Ihrer Portfoliostrategie in Zeiten der Unsicherheit erfordert die Entwicklung eines soliden Plans zur Anpassung Ihres Portfolios an die aktuellen Bedingungen. Es erfordert auch Führungskräfte, die ihre Mitarbeiter bei Herausforderungen besser unterstützen, indem sie ihnen den Zugang zu den richtigen Tools ermöglichen. Tools wie effektive Ressourcenverwaltungssysteme ermöglichen den Mitarbeitern den Zugriff auf zuverlässige Daten in Echtzeit, um ihre Arbeitsbelastung auszugleichen. Diese Tools tragen auch dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die unternehmensweite Ressourcentransparenz für eine bessere Entscheidungsfindung zu verbessern, insbesondere während einer Störung.
Kerry Good ist seit April 2018 ein Senior Customer Success Strategist bei Changepoint. Bevor sie zu Changepoint kam, war sie fast 6 Jahre lang als Director of IT PMO für Adtalem Global Education tätig, wo sie für Projektmanagement-Teams in der gesamten Organisation plante, leitete, verfolgte, den Fortschritt verwaltete, Probleme löste und Änderungen verwaltete. Insgesamt verfügt Kerry über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektmanagement und hat einen Master-Abschluss in IT-Projektmanagement von der DePaul University, wo sie auch Projektmanagement für Studenten und Absolventen unterrichtete.
Ihre Erfahrungen umfassen: Lehrbeauftragte an der DePaul University; IT PMO Director bei Adtalem Global Education; Senior Project Manager bei DeVry Education Group (acq. Adtalem); und PMO Director und Sr. Application Development Director an der University of Chicago, Booth School of Business.
