Zeiterfassung oder Zeiterfassungsbögen sind für Unternehmen von großem Nutzen, aber es kann schwierig sein, Ihr Team mit ins Boot zu holen. Es liegt auf der Hand, warum Unternehmen die Zeiterfassung nutzen wollen - bessere Sichtbarkeit, Verantwortlichkeit, Optimierung von Ressourcen und Rückbelastung von Abteilungen. Die Chancen stehen jedoch gut, dass Ihre Mitarbeiter dies nicht so sehen. Sie sehen die Zeiterfassung höchstwahrscheinlich als Mikromanagement (Big Brother), als Kontrolle der geleisteten Arbeit oder als mangelndes Vertrauen an - was alles nicht stimmen kann. Treten Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie es mit ihren Augen. Um eine bessere Akzeptanz und weniger Widerstand zu erreichen, ermutigen Sie Ihre Manager, sich auf die Vorteile für die Mitarbeiter, zu konzentrieren, anstatt nur die Vorteile für das Unternehmen zu sehen. Im Folgenden finden Sie einige Vorteile für Ihre Mitarbeiter, die Ihnen bei der Einführung Ihrer Zeiterfassungs- oder Zeiterfassungsinitiative hilfreich sein werden:
Mehr Ressourcen erhalten
Sie werden nie genug Ressourcen haben. Die Märkte sind wettbewerbsintensiver denn je und zwingen Ihr Unternehmen, mit denselben Ressourcen mehr zu erreichen. Für PMOs oder Projektmanager besteht eine der größten Herausforderungen darin, für zusätzliche Ressourcen zu plädieren. Die Zeiterfassung ermöglicht es Managern, die für Projekte aufgewendete Zeit zu messen und den künftigen Ressourcenbedarf genau zu prognostizieren - was es ihnen erleichtert, ihre Argumente für Neueinstellungen zu quantifizieren.
Vom reaktiven "Krisen"-Modus zum proaktiven Modus übergehen
Sobald Sie wissen, dass Sie Ihre Arbeit mit einer bestimmten Zeit verbinden, werden Sie sich ganz natürlich auf die Dinge konzentrieren, die wichtig sind. Es ist leicht, sich in "dringende Angelegenheiten" oder "Brandschutzübungen" zu verstricken, die sich letztendlich nicht auf Ihr Endergebnis auswirken. Wir alle kennen das: Sie erhalten eine Anfrage, deren Erledigung nur "ein paar Minuten" in Anspruch nimmt, also erledigen Sie sie einfach und gehen weiter. Ungeplante Aufgaben tragen jedoch dazu bei, den Blick für das große Ganze zu verlieren. Wenn Sie die Zeit nachverfolgen, konzentrieren Sie sich nicht nur auf das "Dringende", sondern auf das "Dringende und Wichtige" - und erhöhen so letztendlich Ihren Einfluss auf das Unternehmen.
Erhöhen Sie Ihre Glaubwürdigkeit durch bessere Prognosegenauigkeit
Allein das Wissen, dass Sie verfolgen, woran Sie gearbeitet haben und wie lange, fördert den gutmütigen Wettbewerb. Wenn Sie sehen, wie viel Zeit Sie im Vergleich zu anderen für Aufgaben aufwenden, werden die Teammitglieder dazu angeregt, sich mehr anzustrengen - was zu einer besseren organisatorischen Umsetzung führt.
Verstehen Sie die für projektfremde Arbeit aufgewendete Zeit
Wenn Sie wissen, wo Sie Ihre Zeit verbracht haben, haben Sie eine bessere Chance, produktiv zu sein. Wie oft haben Sie sich schon gefragt: "Wow, wo ist die Zeit geblieben? Ich kann nicht glauben, dass wir schon 3 Wochen im Monat sind." Wenn Sie darüber nachdenken und aufzeichnen, wo Sie Ihre Zeit verbracht haben, werden Sie sich schnell selbst bewusst, wie viel Zeit Sie für produktive und wie viel für unproduktive Aufgaben aufwenden. Sie können dann bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Versuchen Sie, einige der oben genannten Vorschläge anzuwenden, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen über Zeiterfassung sprechen. Sie wissen bereits, dass die Organisation davon profitieren wird, aber versuchen Sie, die Zeiterfassung auf sie und nicht auf Sie auszurichten.
