Die Entwicklung digitaler Produkte schreitet in rasantem Tempo voran und erfordert eine immer engere Zusammenarbeit. Mit diesem Fortschritt nimmt jedoch auch die Komplexität deutlich zu. Wenn Teams mehr und mehr Tools für Ideenfindung, Planung, Programmierung, Tests und Bereitstellung implementieren, steigt die Anzahl der Übergaben und manuellen Schnittstellen. Das führt zu Verzögerungen, erhöhten Risiken und fragmentierten Workflows. Was einst ein schlanker Ablauf war, hat sich zu einem vielschichtigen Prozess entwickelt, der Zeit und Aufmerksamkeit kostet. Führungskräfte im Technologiesektor können sich heute nicht mehr nur darauf beschränken, Tools zu verwalten und Teams zu koordinieren. Stattdessen müssen sie aktiv dafür sorgen, dass Arbeitsabläufe reibungslos, effizient und nachvollziehbar vonstattengehen.
Die versteckten Kosten manueller Prozesse
Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen der Unterhaltungselektronik bereitet ein Firmware-Update für ein vernetztes Haushaltsgerät vor. Das Entwicklungsteam verwaltet Code in GitHub, die Qualitätssicherung verfolgt Bugs in Jira, und das Release-Management koordiniert den Zeitplan mit Excel-Tabellen und wöchentlichen Meetings. Sind diese Prozesse nicht automatisiert, müssen Status-Updates manuell erstellt werden. Das kostet Zeit, und bis die Informationen veröffentlicht werden, sind sie oft schon nicht mehr aktuell. In diesem Fall hat das Unternehmen eine wichtige Information übersehen – einen kritischen Bug. Die Produkteinführung verschiebt sich um zwei Wochen.
Szenarien wie diese stellen keine Ausnahme dar. Sie sind Folgen eines weitreichenderen Problems, mit dem sich digitale Produktorganisationen in verschiedensten Branchen konfrontiert sehen. Je umfassender die Toolchains und je höher die Workloads, umso problematischer werden manuelle Prozesse. Sie verlangsamen Teams, erhöhen das Risiko und erschweren es, in der Geschwindigkeit bereitzustellen, die der Markt fordert.
Aus diesem Grund haben wir diese Blog-Reihe ins Leben gerufen, in der wir Schritt für Schritt erläutern, wie Sie die größten Hindernisse für eine schnelle und effiziente digitale Produktbereitstellung beseitigen können. Von der Abstimmung der Strategie auf die Umsetzung bis hin zur Modernisierung veralteter Plattformen – die Beiträge beleuchten jeweils eine zentrale Herausforderung, untersuchen deren Auswirkungen und stellen bewährte Strategien vor, die führende CTOs, Engineering-Führungskräfte und Produktteams einsetzen können, um Produkte schneller und intelligenter bereitzustellen.
In unserem ersten Beitrag beschäftigten wir uns mit den Herausforderungen, die sich aus einer eingeschränkten Transparenz sowie aus Fehlausrichtungen ergeben. Im zweiten Artikel wurde untersucht, wie unzusammenhängende Toolchains zu Lieferverzögerungen führen. In diesem Beitrag befassen wir uns nun mit den Kosten manueller Prozesse in schnelllebigen Umgebungen – und damit, wie Automatisierung zu erhöhter Geschwindigkeit, mehr Klarheit und gesteigerter Effizienz über den gesamten Produktentwicklungszyklus hinweg führen kann.
Das Problem
Ob Produkt oder Entwicklung – manuelle Prozesse beeinträchtigen die Produktivität erheblich. Da sie jedoch fest in der täglichen Routine verankert sind, bleiben ihre Auswirkungen oft unbemerkt. Doch sie summieren sich schnell. Teams verbringen jede Woche unzählige Stunden mit repetitiven Aufgaben wie dem Verfolgen von Updates, dem Formatieren von Berichten und dem Verfassen von Status-E-Mails. Diese zeitintensiven Aufgaben bremsen die Dynamik, verzögern die Bereitstellung und behindern die Wertschöpfung.
Die beschriebenen Ineffizienzen werden häufig einfach hingenommen, anstatt sie aktiv zu verbessern. Teams rechtfertigen das oft mit dem Argument: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Doch je länger die Teams eines Unternehmens an manuellen Methoden festhalten, umso höher die Kosten. Fehler schlüpfen durch. Die Transparenz schwindet. Die Zusammenarbeit leidet. In schnelllebigen Umgebungen, wo es auf Geschwindigkeit und Präzision ankommt, werden kleine Risse schnell zu ernsthaften Lücken. Die Teams geraten ins Hintertreffen, und den Führungskräften fehlen die Erkenntnisse, die sie für eine effektive Steuerung benötigen. Die Folgen gehen weit über Zeitverlust hinaus. Sie zeigen sich in verpassten Chancen, geringerer Innovationsgeschwindigkeit und sinkender Teammoral.
Die negativen Auswirkungen manueller Prozesse
Manuelle Prozesse mögen zunächst nicht besonders problematisch erscheinen, aber wenn sie sich über viele Arbeitsschritte hinweg wiederholen, summiert sich der Aufwand schnell. Dadurch entstehen Engpässe, die die Produktivität reduzieren, das Risikolevel erhöhen und die Innovation bremsen. Wenn Teams wachsen, verlangsamen diese Ineffizienzen die Entscheidungsfindung und verzögern die Bereitstellung. Manuelle Tätigkeiten sind so direkt ausschlaggebend für verzögerten Fortschritt. In den folgenden Abschnitten gehen wir auf die häufigsten Auswirkungen ein und zeigen anhand von Beispielen aus der Praxis, wie Teams mithilfe der Automatisierung ihre Arbeit beschleunigen und sich auf jene Tätigkeiten konzentrieren können, die den größten Mehrwert erbringen.
1. Senkung der Leistungsfähigkeit von Entwicklungsteams
Entwickler:innen sind dann am leistungsfähigsten, wenn sie sich ohne Unterbrechungen auf die Problemlösung und das Entwickeln hochqualitativer Software konzentrieren können. Werden sie jedoch ständig unterbrochen, weil sie sich manuellen Tätigkeiten widmen müssen – wie dem Eingeben von Daten in Excel-Tabellen, das Übertragen von Tickets zwischen Systemen und der Vorbereitung von Meetings –, stört das den Arbeitsfluss erheblich. Selbst Aufgaben, die auf den ersten Blick unerheblich wirken, wie das Kopieren von Notizen zwischen verschiedenen Tools oder das Versenden von Status-E-Mails, summieren sich schnell und kosten wertvolle Entwicklungszeit.
Beispiel:
Ein Entwicklungsteam verwaltet seine Aktivitäten über mehrere Tools hinweg und verbringt jede Woche Stunden damit, Systeme manuell zu aktualisieren und Statusberichte für das Management zu erstellen. Dies verkürzt die Zeit für die Entwicklung und verzögert die Bereitstellung.
Ergebnis:
Durch Automatisierung und Integration werden Aktualisierungen in Echtzeit synchronisiert und Berichte automatisch erstellt. Die Entwickler:innen gewinnen jede Woche Arbeitszeit im Wert von mehreren Stunden zurück. Das steigert die Teammoral, und die Produkte können schneller ausgeliefert werden.
2. Verzögertes Reaktionsvermögen
Wenn Teammitglieder ständig manuell Informationen in Systeme eingeben oder immer wieder Rücksprache miteinander halten müssen, verlangsamt sich der gesamte Arbeitsprozess. Zeitkritische Entscheidungen – sei es die Freigabe eines Releases, die Priorisierung eines kundenseitig gemeldeten Fehlers oder die Eskalation eines Blockers – können ins Stocken geraten, wenn entscheidungsrelevante Informationen in übersehenen E-Mails oder unentdeckten Dateien verborgen bleiben. Diese Verzögerungen erhöhen das Risiko, verringern die Agilität und frustrieren die am Projekt beteiligten Personen.
Beispiel:
Ein Produktteam schickt einem Stakeholder eine E-Mail zur Genehmigung eines Features, aber die Nachricht wird übersehen. Der Release verzögert sich und die Dynamik schwindet, und das nur, weil eine einzige Antwort aussteht.
Ergebnis:
Automatisierte Workflows leiten Genehmigungen durch die entsprechenden Kanäle und benachrichtigen die relevanten Personen sofort. Dank der schnelleren Reaktion durch den Stakeholder kann das Team ohne Unterbrechung weiterarbeiten, ohne wiederholt eine Rückmeldung einfordern zu müssen.
3. Inkonsistente und unzuverlässige Daten
Wenn Teams Informationen manuell in verschiedene Tools eingeben müssen, ist es fast unmöglich, eine lückenlose Abstimmung zu erzielen. Die Daten werden dupliziert, nicht synchronisiert oder inkonsistent formatiert. Das führt zu widersprüchlichen Berichten, Misstrauen zwischen den Teams und schlechten Entscheidungen, weil die Informationsgrundlage unvollständig ist.
Beispiel:
Ein funktionsübergreifendes Team verwendet verschiedene Tools für die Arbeit. Manuell durchgeführte Aktualisierungen führen zu widersprüchlichen Statusberichten. Das Management weiß dementsprechend nicht, welche Berichtsversion die aktuellste ist.
Ergebnis:
Mit vernetzten Tools und Echtzeit-Datensynchronisierung haben alle Teams unmittelbar Einblick in denselben Status. Das beseitigt Verwirrung und fördert schnellere, klarere Entscheidungen.
4. Frustrierte und unmotivierte Teams
Die Teammoral ist dann am höchsten, wenn sich die Mitglieder auf bedeutungsvolle, kreative Arbeiten konzentrieren können, wie das Lösen von Problemen und die Erbringung von Mehrwert. Wenn sie jedoch ständig Status-Updates einfordern oder Berichte verwalten müssen, schwindet die Motivation mit der Zeit. Die Teams haben dann das Gefühl, keinen echten Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Die Arbeitsmoral leidet, die Zufriedenheit sinkt und die Fluktuation steigt.
Beispiel:
Eine Produktmanagerin verbringt die meiste Zeit damit, manuell Updates von ihrem Team einzuholen und Berichte für das Management zu erstellen. Sie hat wenig Zeit, sich um strategische Aufgaben, Benutzerforschung oder Planungstätigkeiten zu kümmern.
Ergebnis:
Dank zentralisierten Daten und automatisierten Berichten sind Updates auf einen Blick ersichtlich. Die Produktmanagerin kann sich wieder auf die strategische Arbeit konzentrieren. Ihre Arbeitsmoral steigt, weil sie weiß, dass sie nun einen echten Beitrag leisten kann. Ihre Bindung an das Unternehmen wächst.
Automatisierung manueller Prozesse – so hilft Planview
Manuelle Arbeiten und unzusammenhängende Systeme verursachen Reibungsverluste im gesamten Software-Delivery-Lebenszyklus. Planview beseitigt diese Hindernisse durch intelligente Automatisierung, nahtlose Zusammenarbeit und Echtzeit-Transparenz. Teams können so schneller arbeiten und sich auf die Aufgabenbereiche mit echtem Mehrwert konzentrieren. Auch das Risikoniveau sinkt.
Optimierung der Workflows
Planview AgilePlace bietet die Möglichkeit, den Arbeitsfluss durch anpassbare Regeln und intelligente Auslöser zu automatisieren. Das beseitigt repetitive, manuelle Aufgaben. So müssen Teams nicht mehr manuell Karten aktualisieren, Arbeiten zuweisen oder kontinuierlich Status-Updates einholen, sondern können sich voll und ganz auf die Wertschöpfung konzentrieren.
Zentrale Funktionen:
- Benutzerdefinierte Automatisierungseinstellungen für Kartenaktualisierungen, die Zuweisung verantwortlicher Personen und Initiierung von Folgeaufgaben
- KI-gestützte Empfehlungen zur Identifizierung von Engpässen und Optimierung des Arbeitsflusses
- Fortschrittsverfolgung in Echtzeit und visuelle Boards für volle Transparenz im Team
- Benachrichtigungen und Warnungen bei Änderungen, Verzögerungen oder Risiken
Automatisierung von Release- und Testprozessen
Releases und Testzyklen werden oft durch manuelle Koordination, unerwartete kurzfristige Änderungen oder unklare Zuständigkeiten verzögert. Die Planview Funktionen für Release- und Test Environment Management bringen dank umfassender Automatisierung Struktur in diese kritischen Phasen der Lieferung.
Zentrale Funktionen:
- Automatisierte Orchestrierung von Release-Aufgaben, -Umgebungen und -Abhängigkeiten
- Zentralisierte Dashboards zur Verfolgung des Status der gesamten Release-Pipelines
- Integrierte Genehmigungs-Workflows zur Rationalisierung von Governance und Compliance
- Tools zur Konfliktlösung und Terminplanung zur Vermeidung von Verzögerungen
Auflösung von Datensilos
Nicht miteinander vernetzte Tools verlangsamen die Zusammenarbeit und führen zu doppelter Arbeit sowie unzuverlässigen Daten. Planview Hub löst dieses Problem durch die Integration jener Tools, die in den Bereichen Entwicklung, Qualitätssicherung, Produkt und Betrieb eingesetzt werden. So sind die Daten stets konsistent, synchronisiert und in Echtzeit zugänglich.
Zentrale Funktionen:
- Bidirektionaler Datenabgleich zwischen führenden ALM-, DevOps- und Projektmanagement-Tools
- Mapping und Filterung auf Feldebene zur Kontrolle des Zeitpunkts und Umfangs freigegebener Daten
- Fein abgestufte Zugriffskontrollen zum Schutz geistigen Eigentums und vertraulicher Informationen
- Automatische Konfliktlösung zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität über alle Systeme hinweg
Mehr Zeit, mehr Fokus, mehr Geschwindigkeit – dank Automatisierung
Manuelle Aktivitäten mögen im Moment unbedeutend erscheinen. Doch mit der Zeit zehren sie an der Produktivität, verzögern die Bereitstellung und bremsen die Innovation. Da Toolchains immer umfangreicher und die Timelines immer kürzer werden, verwandeln sich diese scheinbar kleinen Tätigkeiten in große Risiken, während Zeit für relevantere Tätigkeiten verloren geht. Vorausschauende Organisationen lösen dieses Problem, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Systeme integrieren und eine Echtzeit-Transparenz schaffen, um Teams aufeinander abzustimmen und das Arbeitstempo zu erhöhen.
Planview unterstützt Technologieführungskräfte dabei, manuelle Aktivitäten zu beseitigen, unzusammenhängende Tools zu vereinheitlichen und einen klaren, zusammenhängenden Arbeitsfluss von der Idee bis zur Bereitstellung zu schaffen. Je früher Sie die Umstellung vornehmen, desto mehr Zeit gewinnen Ihre Teams – und umso eher können sie sich auf jene Aufgaben und Innovationen konzentrieren, die Ihr Unternehmen auf einem noch so schnelllebigen Markt voranbringt.
Wenn auch Sie manuelle Updates eliminieren, Status-Meetings reduzieren und den Arbeitsfluss automatisieren möchten, sehen Sie sich unsere Demo über die Lösung zur digitalen Produktentwicklung von Planview an. Sie erfahren, wie führende Organisationen repetitive Aufgaben dank intelligenter Automatisierungen beseitigen, um die Bereitstellung zu beschleunigen und Teams mehr Raum für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten zu bieten.
Im nächsten Teil dieser Reihe befassen wir uns mit der vierten großen Herausforderung für die Produktleitung: der Priorisierung strategisch wertvoller Arbeit. Erfahren Sie, wie führende Teams ihre Prozesse verschlanken, um sich auf sinnvolle Initiativen zu konzentrieren, die einen größeren Mehrwert generieren, das Kundenerlebnis verbessern und die geschäftlichen Ziele voranbringen.
