An sogenannten Zeitmanagement-Strategien herrscht kein Mangel. In der Tat gibt es einen Überschuss an ihnen. Aber Quantität bedeutet nicht unbedingt Qualität, und dies ist sicherlich einer dieser Fälle - denn die überwältigende Menge an Ratschlägen zum Zeitmanagement liegt irgendwo zwischen schmerzhaft offensichtlich und schwindelerregend unpraktisch; eine Besonderheit für Manager.
Beste Zeitmanagement-Strategien
Wenn Sie auf der Suche nach praktischen und bewährten Ratschlägen sind, dann sind Sie bei uns genau richtig! Im Folgenden finden Sie fünf effektive Zeitmanagementstrategien, die tatsächlich funktionieren:
- Beginnen und beenden Sie Ihren Tag nicht mit E-Mails
Wenn Sie zu den Millionen von Menschen gehören (vielleicht sind es inzwischen sogar Milliarden), deren erste Handlung nach dem Aufwachen darin besteht, nach Ihrem Smartphone zu greifen und nach neuen E-Mails zu scannen - und deren letzte Handlung vor dem Schlafengehen darin besteht, dasselbe zu tun - dann beherzigen Sie bitte diese Weisheit und Warnung: Hören Sie auf!Untersuchungen haben gezeigt, dass diese Angewohnheit Ihre Produktivität nicht steigert. Es untergräbt sie sogar, denn es zwingt Sie dazu, sich auf Aufgaben statt auf Prioritäten zu konzentrieren. Außerdem ist es ungesund und kann mit der Zeit zu übermäßigem Stress, Erschöpfung und Burnout führen. Wenn Sie Ihren Tag schon seit Jahren mit einem E-Mail-Check beginnen und beenden, wird es natürlich schwierig sein, diesen Kurs zu ändern. Aber die Mühe lohnt sich auf lange Sicht und wird Ihnen viel mehr Klarheit verschaffen, wenn Sie Ihren Tag beginnen, und viel mehr Komfort, wenn Sie ihn beenden (was Ihre Schlafqualität verbessert und Ihnen letztendlich hilft, produktiver zu sein). Es kann Sie auch davor bewahren, am frühen Morgen oder am späten Abend eine dieser "Pfui, ich wünschte, ich hätte das nicht abgeschickt, ohne es zu durchdenken! E-Mails - was sicherlich ein willkommener Bonus ist!
- Beginnen und beenden Sie Ihren Tag nicht mit E-Mails
- Lernen Sie die 80/20 Regel wirklich, wirklich gut
Die 80/20-Regel - auch bekannt als das Pareto-Prinzip - ist eine Theorie zur Qualitätssicherung, die besagt, dass 80 Prozent des Outputs einer Situation oder eines Systems durch 20 Prozent des Inputs bestimmt werden. Was hat das mit Zeitmanagementstrategien zu tun? Nun, dieselbe Denkweise lässt sich auch auf anwenden, wenn es um Arbeitsmanagement geht. Das heißt, dass 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent der Ergebnisse hervorbringt... Prüfen Sie also in den nächsten zwei Wochen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Analysieren Sie dann Ihre Bemühungen und stellen Sie fest, ob das Pareto-Prinzip für Sie oder gegen Sie arbeitet. Wenn es ersteres ist, dann klopfen Sie sich selbst auf die Schulter, weil Sie ein Meister des Zeitmanagements sind. Wenn es sich jedoch um Letzteres handelt (und das wird wahrscheinlich bis zu einem gewissen Grad der Fall sein), dann suchen Sie nach praktischen Möglichkeiten, weniger Zeit für geringwertige Aufgaben und mehr Zeit für hochwertige Prioritäten aufzuwenden. Delegation, Automatisierung und das Erlernen der Kunst "Nein zu sagen, ohne Nein zu sagen" werden Ihnen bei diesem ehrenwerten Unterfangen helfen. Wie Henry David Thoreau weise bemerkte: "Es ist nicht genug, beschäftigt zu sein, das sind die Ameisen auch. Die Frage ist: Womit sind wir beschäftigt?"
- Lernen Sie die 80/20 Regel wirklich, wirklich gut
- Ermitteln Sie, wann Sie am produktivsten sind
Eine der wertvollen Erkenntnisse, die Sie aus der Prüfung Ihrer Zeitverwendung (wie oben beschrieben) gewinnen werden, ist, dass Sie auch herausfinden werden, wann Sie am produktivsten sind. Sie werden zum Beispiel feststellen, dass Sie zwischen 9:00Uhr und 10:00Uhr am effizientesten sind und zwischen 4:00Uhr und 5:00Uhr am wenigsten. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie alles für den Morgen planen und jeden Tag genau um 3:59:50Uhr vom Netz gehen sollten. Es bedeutet jedoch, dass Sie versuchen sollten, die wichtigsten Prioritäten zu planen, wenn Sie am produktivsten sind. Die Qualität Ihrer Arbeit wird steigen, ebenso wie Ihre Produktivität und Effizienz.
- Ermitteln Sie, wann Sie am produktivsten sind
- Minimieren Sie Unterbrechungen und Ablenkungen
Wenn Sie stolz darauf sind, ein meisterhafter Multitasker zu sein, dann gibt es leider eine schlechte Nachricht: Es gibt kein Multitasking. Und jeder gegenteilige Glaube verringert nicht nur Ihre Produktivität - und verschwendet somit Ihre Zeit - sondern erhöht wahrscheinlich auch Ihren Stresspegel und zermürbt Sie physisch, emotional und psychisch. Indem Sie Ablenkungen reduzieren - was bedeuten könnte, dass Sie den endlosen Strom von App-Benachrichtigungen abschalten (oder zumindest unterbrechen) und E-Mails nur zu bestimmten Zeiten während des Tages abrufen/versenden - werden Sie zu einem meisterhaften Omnitasking-Talent, was viel lohnender ist. Sie werden weniger Zeit und Mühe aufwenden müssen, um mehr zu erreichen, und das auf einem höheren Leistungsniveau.
- Minimieren Sie Unterbrechungen und Ablenkungen
- Umfassen Sie die Ausfallzeit
Ob Sie es glauben oder nicht - und es mag in der Tat etwas seltsam klingen - aber einer der sichersten Wege, Ihre Effizienz zu steigern, besteht nicht darin, Ihr Aktivitätsniveau zu erhöhen, sondern es zu reduzieren. Indem Sie sich eine Auszeit gönnen, geben Sie Ihrem Geist die Möglichkeit, auszupacken und Ihrem Körper neue Energie zuzuführen. Darüber hinaus werden Sie vielleicht viel erfinderischer. Die Forschung hat herausgefunden, dass kreative Entdeckungen häufiger bei Menschen vorkommen, die kurze Pausen machen, als bei denen, die hektisch durch den Tag rennen).
Zeitmanagement-Strategien für Manager
Genauso wie Sie verfolgen müssen, wie Sie Ihre Zeit verbringen (und sich darauf einstellen, dass Sie schockiert sein werden über die Abweichung zwischen dem, was Sie zu tun glauben, und dem, was Sie tatsächlich tun), müssen Sie auch verfolgen, was Ihr Team tut - und was nicht. Der einfachste und leichteste Weg, dies zu tun, ist die Implementierung der Echtzeit-Tracking-Software. Dadurch wird Ihr Team nicht nur effizienter - was letztlich auch Ihnen hilft, effizienter zu werden -, sondern Sie können auch genaue Fortschritts-, Auslastungs- und Kostenmetriken für verschiedene Projekte und Programme erstellen.
Zeitmanagement-Techniken: Do's und Don'ts
Bevor Sie sich all diese Zeitmanagement-Strategien und -Techniken zu eigen machen, finden Sie hier einige hilfreiche Tipps und Tricks, damit Sie Ihre Erfahrung nicht bereuen, sondern sich freuen:
- Nutzen Sie Technologie, um Ihre Effizienz zu steigern.
- Planen Sie voraus und setzen Sie sich Ziele - vorausgesetzt natürlich, sie sind realistisch.
- Versuchen Sie, zwischen zwei Aufgaben etwas "Pufferzeit" einzuplanen.
Und nun zu dem, was Sie vermeiden sollten:
- Sagen Sie nicht automatisch "Ja" zu jeder Anfrage. Denken Sie daran: Wenn Sie zu etwas Ja sagen, heißt das stillschweigend, dass Sie zu etwas anderem Nein sagen - zum Beispiel zu einer dringend benötigten Auszeit.
- Erwarten Sie keine Perfektion. Es wird Tage oder sogar Wochen geben, in denen Ihr Zeitmanagement nicht besonders gut ist. Konzentrieren Sie sich einfach darauf, so schnell wie möglich wieder in die Spur zu kommen. Effektives Zeitmanagement ist ein Marathon, kein Frühling.
- Zögern Sie nicht und verschieben Sie schwierige oder unangenehme Aufgaben in die Zukunft. Es kann helfen, sich selbst eine (gesunde) Belohnung dafür zu versprechen, dass Sie eine besonders unangenehme, aber notwendige Aufgabe wenigstens ein bisschen angehen.
Das Fazit zu Zeitmanagement-Strategien
Thomas Edison hat einmal gesagt, dass "Zeit wirklich das einzige Kapital ist, das ein Mensch hat, und das einzige, was man sich nicht leisten kann zu verlieren." Wenn Sie sich die oben beschriebenen Zeitmanagementstrategien zu eigen machen, werden Sie auf dem besten Weg sein, Ihre Zeit zu maximieren. Das wird Sie beruflich und persönlich auf eine Art und Weise belohnen, die Sie sich jetzt noch nicht vorstellen können, und wahrscheinlich sogar auf noch mehr Arten, die Sie sich nicht vorstellen können!
