Dieser Artikel wird sich nicht auf eine bestimmte Aufgabenverwaltungslösung konzentrieren. Was für Sie, Ihr Projekt, Ihren Projektkunden, Ihr Projektteam und Ihre allgemeinen Anforderungen an Zusammenarbeit und Berichterstattung am besten geeignet ist, müssen Sie selbst herausfinden und entscheiden. Aber was ich hier erörtern kann und werde, sind meine eigenen Gedanken zu fünf wichtigen Schritten zur Verbesserung des Aufgabenmanagements, um Projekte auf Kurs zu halten, Aufgaben in den Vordergrund der Gedanken der Aufgabeninhaber zu stellen und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.
Das ist nicht unbedingt bahnbrechend. Beim Projektmanagement geht es eigentlich nur um bewährte Verfahren und gesunden Menschenverstand. Projektmanager (PM) sind viel beschäftigt und werden in der Regel jeden Tag in 15 verschiedene Richtungen gezogen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt also darin, dass Sie in der Lage sind, intelligenter und nicht härter zu arbeiten, Ihren gesunden Menschenverstand in Ihre täglichen Aufgaben und Prioritäten einfließen zu lassen und bei der Leitung von Team- und Kundenaktivitäten Führungsstärke zu zeigen.
Betrachten wir nun diese fünf Schritte zu einem besseren Aufgabenmanagement bei unseren Projektaufträgen:
Führen Sie wöchentliche Teambesprechungen durch. Das Herzstück jeder Aufgabenverwaltung ist die persönliche Teambesprechung oder Telefonkonferenz. Und das sollte wöchentlich geschehen. Hier hat der PM die Möglichkeit, sich mit dem Team über wöchentliche Aktualisierungen und den Aufgabenstatus auf einer umfassenderen Ebene auszutauschen, selbst wenn er eine vollständig kollaborative Projektmanagementlösung verwendet. Sprechen Sie jede Aufgabe durch; besprechen Sie den Fortschritt, den Prozentsatz der erledigten Aufgaben, Bedenken, das angestrebte Fertigstellungsdatum und alles, was sonst noch auftauchen könnte. Dieser wöchentliche Kontaktpunkt sorgt dafür, dass alle zur Verantwortung gezogen werden und auf derselben Seite stehen.
Führen Sie wöchentliche Kundenbesprechungen durch, um den Projekt- und Aufgabenstatus zu überprüfen. Ebenso muss wöchentlich eine formelle Statusbesprechung mit dem Projektkunden stattfinden. Verteilen Sie im Vorfeld eine Tagesordnung, einen Projektstatusbericht als Grundlage für die Besprechung und einen überarbeiteten Projektplan, um die Diskussion über den Fortschritt der Projektaufgaben und Probleme zu steuern.
Dokumentieren Sie alle Aufgabendiskussionen in Statusberichten und Nachfassaktionen. Im Anschluss an die beiden oben genannten Besprechungen ist es wichtig, dass Sie sich Notizen machen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den gleichen Kenntnisstand über die erteilten Aufträge, den Fortschritt der Aufgaben und die nächsten Schritte haben. Bitten Sie alle, zustimmend zu antworten oder eventuelle Fehler zu korrigieren und sie an Sie zurückzuschicken. Dann verteilen Sie weiter. Sie möchten nicht, dass Annahmen falsch sind, Informationen missverstanden oder falsch kommuniziert werden oder dass eine Ihrer Aufgabenaktualisierungen falsch ist.
Überarbeiten Sie den Projektplan wöchentlich mit den Aufgabenfortschritten und Aktualisierungen. Der Projektplan ist kein statisches Instrument. Sie ist ein lebendiger, atmender Teil des laufenden Projektstatus. Überarbeiten Sie es vor und nach den Besprechungen (wenn es relevante Änderungen gibt) und verwenden Sie es, um die Aufgabenzuweisung, die Nachverfolgung und die Berichterstattung zu steuern.
Erstellen und verteilen Sie benutzerdefinierte Berichte, um die Aufgabenverantwortlichen auf dem Laufenden zu halten. Eine Sache, die mir sehr hilft, ist die detaillierte Einarbeitung in jedes Projektmanagement-Tool, das ich verwende, und die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten, die mir bei der Berichterstattung über den Projekt- und Aufgabenstatus an das Team, den Kunden und das Senior Management helfen. Wenn das Programm es zulässt, zeige ich gerne, was kürzlich abgeschlossen wurde, was in Arbeit ist und was als nächstes ansteht. Wenn Sie allen bewusst machen, was von ihnen erwartet wird, sorgen Sie dafür, dass die Aufgabenverantwortung hoch ist und der Fortschritt kontinuierlich ist. Geben Sie niemandem eine Ausrede, wenn Sie im Rückstand sind. Machen Sie sie zu Eigentümern ihrer Aufgaben.
Zusammenfassung / Aufruf zum Feedback
Natürlich ist es für den Projekterfolg entscheidend, dass Ihr Team - und ggf. der Kunde - die Verantwortung für seine Aufgaben übernimmt und die Dinge erledigt. Das ist wahrscheinlich für jeden offensichtlich. Aber es gibt Dinge, die durch die Maschen fallen. Manchmal ist es schwierig, alle Beteiligten bei der Stange zu halten - sogar unsere eigenen Projektteammitglieder, weil sie vielleicht auch in 15 verschiedene Richtungen gezogen werden. Diese fünf Schritte helfen Ihnen dabei, dass sich alle auf das konzentrieren, was Sie von ihnen wollen und brauchen. Seien Sie egoistisch, aber achtsam. So sind Sie erfolgreich.
