Även om det kanske inte är den mest tidskrävande delen av en projektledares arbete, anses utarbetandet av projektplaner i allmänhet vara den viktigaste. En bra plan ger ett projekt en bra start och kan leda projektgrupper till framgång även under de mest utmanande förhållanden. En dåligt utformad plan kan däremot få även ett annars enkelt projekt att spåra ur och skapa problem för alla inblandade.
Om du är ny i projektledningsvärlden kan några enkla steg hjälpa dig att skapa en fungerande projektplan varje gång. Även om du är en erfaren PM-proffs skadar det aldrig att gå tillbaka till grunderna och gå igenom de viktigaste uppgifterna för att skapa en projektplan som verkligen fungerar.
Förstå arbetsbeskrivningen
poj
I vissa fall ansvarar projektledaren för att ta fram ett dokument om omfattning eller en arbetsbeskrivning - ett dokument som beskriver (i allmänna termer) projektets syfte och namnger de ansvariga parterna - och i andra fall är arbetsbeskrivningen redan klar när projektledaren tar över projektet. I båda fallen bör en projektledare börja med att se till att dokumentationen om omfattningen är fri från motsägelser eller tvetydigheter som kan leda till ändringsbeställningar på vägen. Arbetsbeskrivningen utgör grunden för projektplanen, så en projektledare bör alltid få ett klargörande av potentiellt förvirrande uttalanden innan han eller hon går vidare.
Bryt ner det
När arbetsbeskrivningen är i god form är nästa viktiga steg i projektplanering att skapa en arbetsfördelningsstruktur (WBS) som ger en detaljerad lista över projektets leveranser. När det är möjligt bör en projektledare planera ett startmöte med projektets intressenter för att bekräfta att listan över uppgifter i arbetsfördelningen är komplett och att den kommer att uppfylla projektmålen.
Identifiera riskerna
En projektledare kan aldrig utgå från att allt kommer att gå smidigt. En viktig färdighet i projektledning är att kunna identifiera de typer av problem som kan störa projektgruppens arbete. Beroende på vilken bransch och vilken typ av projekt det rör sig om kan riskerna bero på bristande tillgång till resurser, oväntade konstruktionsutmaningar eller en mängd andra orsaker. När riskerna väl är kända bör projektledaren utveckla planer för att minska sannolikheten för att ett problem ska uppstå, samt specifika planer för att hantera problem som uppstår.
Bygg ut det
Det är viktigt att ha planer som omfattar alla delar av projektet så att det inte blir några överraskningar på vägen. Din plan bör innehålla leveranser, beroenden, milstolpar, tidsplaner och budgetar - allt i förhållande till tillgängliga resurser så att teamet kan utnyttjas på rätt sätt.
Använd rätt planeringsverktyg
När det är dags att skapa den egentliga projektplanen, baserad på arbetsbeskrivningen, arbetsfördelningsstrukturen, riskbedömningen och fyllning av projektplanen, bör projektledarna vara säkra på att de använder rätt verktyg för uppgiften. Programvara för projekthantering som Planview AdaptiveWork gör det enkelt att ta fram detaljerade projektplaner och dela dem med interna och externa intressenter. Planview AdaptiveWork innehåller också innovativa samarbetsverktyg som gör det möjligt för projektgruppens medlemmar att dela med sig av idéer eller problem med projektplanen och att hålla sig informerade om eventuella ändringar av planen som kan ske på vägen.
Vill du veta mer? Se en produktvisning här.
