Coronavirus-pandemin har dramatiskt ökat antalet distansarbetare. Den goda nyheten (och ja, vi behöver alla goda nyheter) är att tack vare internet, webben, molnet, mobila enheter och verktyg för enhetlig kommunikation är distansarbete ojämförligt mycket mer genomförbart och enklare i dag än tidigare. För bara några decennier sedan skulle det inte ens ha varit en idé att skicka hem miljontals människor för att arbeta. Det hade faktiskt varit absurt att bara föreslå det. Men idag är det inte bara möjligt att be folk att arbeta hemifrån, utan många föredrar det. Vem vill inte slippa en tråkig pendling eller njuta av en extra timmes sömn?
Men den mindre goda nyheten är att vissa personer som är nya i distansarbetslandskapet kommer att upptäcka - och inte till deras omedelbara glädje - att hemarbete är mer än bara en omställning: det kräver också en förändring av tänkesättet.
Om du är nybörjare på hemmakontoret behöver du inte oroa dig. Du kommer att lyckas med det här. För att hjälpa dig att vinna triumfen, här är några nycklar till att arbeta på distans med S.U.C.C.C.E.S.S.:
S: SCHEMA
Den viktigaste faktorn för att lyckas med distansarbete - och den som många nya distansarbetare kämpar med - är nog schemaläggning. Detta innebär naturligtvis att kartlägga och tilldela uppgifter under dagen/veckan/månaden (och eventuellt kvartalet). Mindre uppenbart innebär det att prioritera dessa uppgifter och omfördela dem vid behov.
Så om du rutinmässigt (och kanske tvångsmässigt) planerar din tid i företagsvärlden, fortsätt då att göra detsamma i distansarbetsvärlden. Och om du inte gillar schemaläggning är det dags att ändra inställning - för du kan inte förlita dig på att din omgivning ger dig ledtrådar om vad du ska göra, när och med vem. I princip är ditt schema din nya bästa vän på jobbet.
U: OAVBRUTET UTRYMME
Var ska du placera ditt hemkontor? Det viktigaste är inte komfort eller bekvämlighet, utan oavbrutet utrymme. Det vill säga, du vill arbeta i ett område där det är osannolikt - eller ännu bättre, om möjligt, omöjligt - att bli invaderad av familjemedlemmar under hela dagen. Det kan innebära att du måste gå ner i källaren eller ta ett gästrum i besittning.
Och om det inte är möjligt att utse ett specifikt rum för ditt hemmakontor - och för många är det inte möjligt - så kan du ta ut en del av ett rum och förklara det som din heliga arbetszon. Du kan till och med överväga att sätta tejp på golvet för att markera gränserna och hjälpa dig och alla andra att förstå den psykologiska skillnaden mellan att vara i ditt hem och att vara på ditt hemmakontor. (Ja, det där med bandet är lite konstigt. Men det är ovanliga tider.)
C: KLÄDER
Tänker du arbeta i pyjamas? Tänk om igen. Forskning har visat att även om ingen vet hur våra kläder ser ut, påverkar kläderna vi bär vår prestation, produktivitet, vakenhet, tankeförmåga, självförtroende, förhandlingsförmåga och organisationsförmåga. Och detta är inte bara ett budskap för sifferkrypare och analytiker med vänster hjärna. Det har visat sig att formell klädsel (vilket inte nödvändigtvis innebär en kostym, utan snarare "business casual") också förbättrar kreativiteten.
Moralen i denna historia? Motstå suget efter att arbeta i pyjamas eller i dina fritidskläder från helgens "jag ska bara titta på Netflix" (du vet, de där träningsbyxorna som har funnits i ditt liv sedan före Y2K och den där skjortan som har noll elasticitet), och klä dig istället som om du var på väg till jobbet - för det är du ju.
C: KONCENTRATION
Om du följer rådet att inrätta ditt hemkontor i ett oavbrutet utrymme (så mycket som möjligt) är du på väg att lyckas med distansarbete. Nu måste du lägga till en annan kritisk faktor: koncentration.
Enkelt uttryckt: utveckla viljestyrka (och det kan ta ett tag) för att hålla dig fokuserad på dina arbetsrelaterade uppgifter, i stället för att gå iväg för att tvätta, städa köket eller göra något annat som inte var tänkbart när du satt på kontoret, men som du nu kan göra när du vill. Du sparar inte tid och får inte mer gjort genom att multitaska med arbetsuppgifter och icke-arbetsuppgifter. Du kommer bara att göra båda dessa saker ganska dåligt.
E: ENGAGEMANG
Har du hört talas om långdistanslöparens ensamhet? Det finns också något som kallas för distansarbetarens ensamhet. Det tar vanligtvis några dagar eller veckor innan detta börjar fungera, men när det väl gör det kan det vara dränerande och nedslående. Även om du inte pratade och umgicks så mycket på arbetsplatsen kan det vara en kulturkrock att vara helt ensam utan kollegor i närheten.
Att komma i kontakt med kollegor via olika appar och verktyg är ett effektivt sätt att hantera denna utmaning. Du kanske till och med vill schemalägga korta check-ins - t.ex. en gång varannan timme - så att alla kan känna att de befinner sig i samma (virtuella) rum och inte på någon avskild ö.
S: SUPPORT
Om du inte har de tekniska verktygen för att kunna utföra ditt arbete ska du inte vara tyst, för problemet kommer inte att bli bättre med tiden. Det blir bara värre och du blir bara mer frustrerad! Ta kontakt med din chef, förklara din situation och föreslå lösningar. Om du till exempel är överväldigad av e-post och kalkylblad kan ett molnbaserat portfölj- och projekthanteringssystem som Planview AdaptiveWork One vara precis vad du och alla andra i ditt team behöver.
S: SJÄLVHÅLLNING
Sist men inte minst: ta hand om dig själv! Håll dig våt, ät näringsriktig mat och kom ihåg att röra på kroppen då och då. Experter rekommenderar att kontorsarbetare (även de som arbetar hemma) står upp, rör sig och tar pauser minst två av åtta timmar på jobbet. För tips om hur du kan vila och fräscha upp kropp och sinne kan du läsa denna lista över stretchövningar på kontoret från Mayo Clinic. Du kan också ladda ner en gratis timer-app för skrivbordet eller webbläsaren för att (försiktigt) varna dig när det är dags att dricka vatten eller sträcka ut/promenera. Och när du ändå håller på att göra det, gör dig av med din smärtsamma köksstol i trä och köp dig en ergonomisk kontorsstol av hög kvalitet (eller ännu bättre, be ditt företag köpa dig en). Det är en gåva som fortsätter att ge.
Slutsats
Oavsett om du alltid har drömt om att arbeta hemifrån eller om du hellre vill ha en rotfyllning eller en skatterevision är det ett faktum att du, precis som miljontals andra människor runt om i världen, kommer att tillbringa en betydande del av din tid på ditt hemmakontor. Tipsen ovan kommer att hjälpa dig att hantera denna övergång och hjälpa dig att komma igång med distansarbetet S.U.C.C.C.E.S.S. Lycka till!
