projektets omfattning är en av de mest grundläggande hörnstenarna som varje projekt bygger på. I princip anges i uttalandet vad som ska göras, under vilka villkor och hur slutförandet ska mätas. Även om allt detta kan verka helt logiskt verkar project scope management tyvärr också vara en av de svåraste sakerna för projektledare att ta itu med.
Orsakerna till detta kan variera kraftigt men beror i allmänhet på att både interna och externa intressenter vill ändra leveranserna genom att:
- Öka omfattningen: Det är lätt att anta att eftersom laget redan är samlat, vad är det för fel att lägga till några extra mål som de kanske inte ens märker?
- Inskränkning av räckvidden: Den planerade budgeten för ett sexmånadersprojekt kanske har spenderats på annat håll under tiden, så man måste göra nedskärningar i de förväntade resultaten.
- Ändra omfattningen: Tyvärr visar det sig ibland att kunden inte vill ha det som de ursprungligen bad om, och du måste då göra justeringar.
Att lägga grunden för att hantera projektets omfattning
Ingen kan förutsäga framtiden, och alla förändringar kan inte förutses. Projektledare kan dock göra sitt liv enklare genom att definiera och dokumentera projektets omfattning redan från början. Att skapa en projektområdesbeskrivning är viktigt för att hålla projektet på rätt spår och i slutändan bli framgångsrikt - men vad är det egentligen?
En beskrivning av omfattningen har ett antal funktioner, men bör i allmänhet alltid innehålla:
Projektstadga: En kort redogörelse för projektets mål, omfattning och intressenter.
- Projektets intressenter: Inklusive kunden, projektgruppen, sponsorer och andra intressenter.
- Affärsmål: Det övergripande fokuset för organisationen som helhet, t.ex. "Att öka försäljningen med 15% årligen".
- Projektets resultat: De specifika målen för det aktuella projektet, t.ex. "Att öka antalet marknadsföringsmässigt kvalificerade leads (MQL) via vitböcker med 30 %".
- Kriterier för godkännande/framgång: De villkor som måste uppfyllas för att leveransen ska anses vara slutförd.
- Undantag från projektet: För att undvika att projektet blir för långsamt och att ändringar utanför räckvidden sker, bör detta avsnitt uttryckligen beskriva vad projektet INTE försöker göra, t.ex. "Effekterna av den förväntade ökade försäljningen på verksamheten och produktionskapaciteten är inte föremål för detta projekt."
- Projektbegränsningar: Alla fysiska, juridiska eller moraliska frågor som begränsar de lösningar som är tillgängliga för projektet, t.ex. "Vi har fattat ett organisationsövergripande beslut att inte arbeta med leverantörer som inte har en policy för koldioxidkompensation".
- Projektantaganden: Jag vill inte bli alltför filosofisk, men vissa fakta måste vara konstanta för att skapa en baslinje för prognoserna. Detta är projektets antaganden, skrivna i form av "kommer att bli" eller "kommer inte att bli", som bland annat beskriver resurstillgång, kundens förväntningar och efterlevnad av lagar och regler.
Att hålla sig till en ledstjärna
Genom att anpassa sig till project scope statement och använda det som en konstant referenspunkt för att styra projektet kan projektledarna bättre hålla allting på rätt spår. Förfrågningar om ändringar, oavsett vem de kommer från, måste utvärderas och beslutas med den ursprungliga omfattningen i åtanke. När man börjar tappa bort det är det lätt att tappa bort vad projektet egentligen handlade om.
Ta till exempel en begäran om att ändra en restaurangbeställning: i stället för pommes frites ber en kund om en skål med blandad frukt. Inga problem. Sedan ringer de tillbaka till servitören och undrar om det går att göra en smoothie av den blandade frukten. Återigen, inga större problem. Men när deras bord passerar igen säger de att vädret är för tungt, så i stället för en smoothie kan de få en kall öl?
Ändringen från en smoothie till en öl är åtminstone i samma storleksordning, men om den utvärderades i förhållande till den ursprungliga omfattningen (dvs. hamburgaren levereras med pommes frites) och de bad om en öl i stället för pommes frites, skulle det vara enkelt att avslå begäran om ändring. Nyckeln till att hantera projektets omfattning är att hålla sig till det som överenskommits om det inte finns en mycket god anledning till annat.
Projektdokumentation, t.ex. en beskrivning av projektets omfattning, är avgörande för att hålla teamet och projektet på rätt spår. Med hjälp av projektledningsprogram som Planview AdaptiveWork kan du skapa en enda sanningskälla för varje specifikt projekt och ge alla teammedlemmar enkel tillgång till viktiga dokument, oavsett var de befinner sig. Om du vill se hur Planview AdaptiveWork kan hjälpa dig att hålla dina projekt i linje med varandra, kontakta oss för att ordna en demo idag.
