Vad är Lean Transformation?
Lean transformation är en term som används för att beskriva de strategiska, taktiska och operativa förbättringar som organisationer genomgår för att skapa mer värde för sina kunder. Dessa förbättringar innebär en grundläggande, kollektiv förändring av affärstänkandet från traditionella affärsmetoder till en mer värdedriven och effektiviserad strategi.
Det finns ingen enda metod för Lean-omvandling: I vissa organisationer börjar Lean som en gräsrotsinsats, ledd av ett enda team eller en avdelning, och sprids så småningom till hela organisationen. I andra fall kommer uppmaningen till Lean-omvandling uppifrån och innebär en strategisk och samordnad insats för att införa Lean-metoder, principer och affärsstrukturer.
Målet för alla Lean-initiativ tenderar dock att vara detsamma: Att göra det möjligt för organisationer att på ett hållbart sätt leverera mer värde till sina kunder.
Varför är det viktigt med Lean Transformation?
I den snabba och ständigt föränderliga värld vi lever i är förmågan att leverera värde på ett effektivt och förutsägbart sätt viktigare än någonsin. Och effektiv, förutsägbar leverans av värde är vad Lean handlar om.
Lean transformation gör det möjligt för företag att göra det grundläggande skiftet från att överleva till att blomstra genom att ta bort de organisatoriska strukturer, metoder och tankesätt som hindrar effektiv värdetillförsel.
Lean-omvandlingsmodellen
Även om inte alla organisationer tar sig an Lean-omställningen på samma sätt finns det fem nyckelkomponenter som alla framgångsrika omställningar har gemensamt. De är:
- Ett värderingsstyrt syfte
- Kontinuerlig processförbättring
- Hållbar kapacitetsutveckling
- Lean-ledningssystem
- Lean-tänkande, tankesätt, antaganden
Värdedrivet syfte
Organisationer vänder sig till Lean på grund av en önskan att konsekvent och förutsägbart kunna skapa och leverera mer värde med mindre slöseri. Detta är det grundläggande syftet som driver alla Lean-omställningar.
Det är viktigt att definiera värde i Lean-synpunkt: Värde, inom Lean, avser varje aktivitet, process, produkt eller resultat som gynnar kunden.
Allt som inte tillför kunden något mervärde är avfall. Detta enda koncept bör vara en drivkraft för hela Lean-omvandlingen och den lins genom vilken alla beslut fattas.
Kontinuerlig processförbättring
Ett annat grundläggande Lean-koncept är idén om kontinuerlig förbättring - närmare bestämt kontinuerlig processförbättring. Kontinuerlig processförbättring är mycket svårare att uppnå i praktiken än vad det kan verka, eftersom det kräver att organisationer tar till sig experiment- vilket innebär att man ibland måste acceptera misslyckanden som en del av inlärningsprocessen.
PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act) används ofta i Lean-organisationer för att ge struktur åt det kontinuerliga förbättringsarbetet. I likhet med den vetenskapliga metoden innebär PDCA-cykeln att man utvecklar en hypotes, skapar en plan för att testa hypotesen, analyserar resultaten av testet och implementerar eventuella lärdomar. Du kan läsa mer om PDCA och andra Lean-verktyg på i denna artikel.
Utveckling av hållbar kapacitet
Om man tänker på en organisation som en mänsklig kropp är kapacitetsutveckling som styrketräning - att bygga upp och underhålla muskler som kan användas för att uppfylla organisationens behov.
Lean-organisationer främjar en hållbar utveckling av förmågor genom att:
- Anställning av en mångfaldig arbetskraft
- Befordran inom organisationen
- Uppmuntra och sponsra Lean-utbildning
- Skapa möjligheter till professionell utveckling inom organisationen
- Främja mångfald i tänkandet och sunda konflikter
Låg personalomsättning kan ses som en viktig indikator på effektiv kompetensutveckling.
Lean Management System
Lean Leadership är ett tjänande ledarskap. Under företagets Lean-omvandling och därefter är ledarnas roll inte att tala om för grupperna vad de ska göra, utan att samla grupperna kring ett gemensamt mål och sedan undanröja alla hinder som hindrar dem från att uppnå det.
Ledare är kallade att tillbringa mer tid "i skyttegravarna" med grupperna, så att de verkligen kan förstå de problem som grupperna står inför och skapa mervärde genom att hjälpa till att lösa dessa problem.
En annan viktig del av Lean-ledarskapet är ett åtagande att vara datadriven i beslutsfattandet: För att konsekvent skapa och leverera verkligt värde måste åsikterna ge vika för fakta. Det är upp till Lean-ledarna att förstärka en vetenskaplig och datadriven inställning till arbetet.
Lean Thinking, tankesätt, antaganden
Slutligen kräver en framgångsrik Lean-omställning en förändring av tänkande, tankesätt och antaganden - tillsammans skapar alla dessa faktorer organisationskulturen.
Att förändra kulturen i en organisation är svårt och sker inte över en natt.
Några av de viktigaste kulturella förändringarna som måste ske för att genomföra en Lean-omställning är följande:
- Internalisering Lean-tänkande
- Prioritera skapandet av värde framför vinstgenerering.
- Att acceptera experimenterande och misslyckande; att fira lärande framför "vinster".
- Att engagera sig i en datadriven strategi för beslutsfattande.
- Uppmuntra horisontell kommunikation; förstärka rösterna i hela organisationen.
- Förändring av ledarskapets roll; överge idén att de bäst betalda personerna har de bästa idéerna.
- Främja öppenhet och ansvarsskyldighet; motverka "politik".
Faserna i en Lean-omvandling
Nu när du vet vilka komponenter som ingår i en typisk Lean-omvandling, ska vi ta upp ett sätt att se på faserna i en Lean-omvandling - de steg som en organisation måste ta för att åstadkomma en hållbar förändring.
Utvärdering
I det här första steget utvärderar organisationerna sina behov, inventerar sina nuvarande organisationsstrukturer och bedömer vilken strategi de planerar att använda för sin Lean-omvandling (startar några få team och sprider sedan ut sig, eller top-down?).
Detta är en tid för att besvara övergripande frågor om målen och syftet med Lean-omställningen:
- Vilka är behoven som driver oss till Lean-omvandling?
- Vilka är de underliggande problemen som vi hoppas kunna lösa genom omvandling?
- Vilka är våra inledande och slutliga mål för omvandlingen?
Initiation
Nästa steg är initiering - en tid för att säkra ledningens godkännande, identifiera Lean-mästare och lansera utbildningsprogram för att få alla att förstå vad Lean är, vilka målen för omvandlingen är och vad som kommer att ingå i omvandlingen.
Training
Därefter kommer utbildning - en viktig del av en lyckad omvandling. Vissa organisationer väljer att ta in externa Lean-experter för att vägleda dem genom detta kritiska skede i omvandlingen. Utbildning innebär en bredare utbildning i hela organisationen om viktiga Lean-principer och -metoder.
Förutom att lära sig centrala Lean-koncept - som kontinuerlig förbättring och respekt för människor - är det viktigt att särskilt ta upp hur man kan tillämpa dessa koncept i det dagliga arbetet. Gruppmedlemmarna måste förstå hur dessa Lean-principer kan användas i deras vardag - och hur organisationsstrukturer kan ändras för att bättre överensstämma med organisationens Lean-mål (detta kallas Lean portfolio management - läs mer om detta här).
Verktyg
Att praktisera Lean i stor skala kräver större synlighet än vad de flesta organisationer är vana vid. Det är genom denna synlighet som man uppnår högre nivåer av ansvarighet och prestanda. Men utan verktygen för att möjliggöra denna synlighet faller många Lean-transformationer platt till marken.
Rätt verktyg kan göra hela skillnaden. Ange: Enterprise Kanban. Kanban är en visuell metod för hantering av arbetsflöden som möjliggör den synlighet, flexibilitet och ansvarighet som krävs för en framgångsrik Lean-omställning.
Value Stream Mapping
Du vet att målet med en Lean-omvandling är att orientera organisationen mot värdeskapande. Ofta handlar det inte bara om att förändra hur grupperna tänker om sitt arbete, utan också om att förändra själva strukturen som de arbetar inom.
Värdeflödeskartläggning är en organisationsövergripande övning där företag:
- Identifiera hur värdet flödar (eller inte flödar) genom deras organisation för närvarande.
- Fastställa ett "idealiskt tillstånd" att arbeta mot, där organisationen är organiserad i tvärfunktionella team kring specifika värdeflöden.
Du kan läsa mer om värdeflödeskartläggning i den här artikeln.
Kontinuerlig förbättring
Nästa steg är att kontinuerligt analysera och optimera de nya värdeflödena och strukturerna runt dem. När organisationen mognar i sin Lean-omställning och kulturförändringarna börjar slå rot kan den gå in i det sista steget av kontinuerlig förbättring.
Mogna Lean-organisationer befinner sig i ett permanent tillstånd av kontinuerlig förbättring - de söker alltid efter sätt att anpassa, förbättra och utveckla befintliga metoder, processer och strukturer för att möjliggöra ett större värdeskapande.
Hur man startar en Lean-omvandling
Det första steget för att påbörja en Lean-omställning är att identifiera målen för omställningen:
- Vilka är behoven som driver oss till Lean-omvandling?
- Vilka är de underliggande problemen som vi hoppas kunna lösa genom omvandling?
- Vilka är våra inledande och slutliga mål för omvandlingen?
Klarhet och acceptans kring dessa grundläggande frågor är nyckeln till framgång i Lean-omställningen.
Varför misslyckas Lean Transformation?
Du kanske blir förvånad när du hör att 70% av omvandlingarna misslyckas. Varför är detta fallet med en Lean-omvandling? Oftast beror det på att omvandlingen helt enkelt inte är tillräckligt djupgående. Organisationer genomför förändringar på ytnivå, kanske inför de lite Lean-jargong och kallar sin omvandling för slutförd.
Lean-omställningen är till stor del kulturell och kan inte simuleras: Lean-omvandlingens kraft förverkligas först när begrepp som ständiga förbättringar, respekt för människor och obevekligt fokus på värde blir en del av organisationens DNA.
Du kan läsa mer om varför Lean-omvandlingar misslyckas och hur du främjar verklig kulturell förändring i din organisation, i det här inlägget.
Att komma igång med Lean
Alla organisationer vill leverera mer värde till sina kunder på ett hållbart sätt, men inte alla organisationer är villiga att genomgå den djupa kulturella omvandling som krävs för att lyckas med detta. Om du letar efter en snabb lösning är Lean transformation inte svaret. Men om du är redo att anstränga dig för att verkligen förändra din organisation inifrån, kan du ladda ner vår e-bok: Getting Started with Lean.
