Innan vi går in på vad Kanban-metodiken är och utforskar dess fördelar och viktigaste egenskaper är det bra att ta ett steg tillbaka och fokusera på ett relaterat begrepp för en stund: Agile.
Enligt Agile Alliance, som är en global ideell medlemsorganisation som stöder människor som utforskar och tillämpar agila värderingar, principer och metoder, är agil i huvudsak ett tankesätt som är utformat för att hjälpa programvaruutvecklingsteam att skapa och reagera på förändringar. Denna ram definieras och drivs av en uppsättning 4 kärnvärden och 12 kärnprinciper.
De 4 kärnvärdena i Agile
- Individer och interaktioner värderas högre än processer och verktyg.
- Fungerande programvara värderas högre än omfattande dokumentation.
- Samarbete med kunderna är viktigare än avtalsförhandlingar.
- Att reagera på förändringar är viktigare än att följa en plan.
De 12 centrala principerna för agilitet
- Högsta prioritet är att tillfredsställa kunderna genom tidig och kontinuerlig leverans av värdefull programvara.
- Förändringskrav - även sådana som befinner sig i senare utvecklingsstadier - är välkomna, eftersom målet är att utnyttja förändringar för att öka varje kunds konkurrensfördelar.
- Målet är att leverera fungerande programvara ofta och i vissa fall inom några veckor. Kortare tidsramar är att föredra framför längre tidsramar.
- Affärsintressenter och utvecklare bör inte arbeta isolerat, utan måste samarbeta regelbundet under hela projektet.
- De personer som arbetar med projekten måste få det stöd, den motivation, det förtroende och den miljö de behöver för att få jobbet gjort.
- Det är allmänt accepterat att den mest effektiva och ändamålsenliga metoden för att förmedla information både med och inom ett utvecklingsteam är personliga samtal (vilket kan underlättas genom videokonferenser när samlokalisering inte är geografiskt möjlig, inte ekonomiskt genomförbart eller inte är tillåtet av folkhälsoskäl).
- Det främsta måttet på framsteg är fungerande programvara.
- Alla processer och arbetsflöden bör stödja hållbar utveckling, och alla intressenter, inklusive utvecklare, sponsorer och slutanvändare, bör sträva efter att hålla en konstant takt över tiden.
- Både process och produkt förbättras genom god design och kontinuerlig uppmärksamhet på teknisk kvalitet.
- Enkelhet är viktigt och definieras som konsten att maximera mängden arbete som inte behöver göras.
- Självorganiserande team är bäst rustade för att skapa de bästa arkitekturerna, kraven och utformningarna.
- Med jämna mellanrum bör grupperna analysera hur de kan bli mer effektiva och ändamålsenliga.
Dessa värderingar och principer hänvisar till "utvecklare" och "programvara", eftersom Agile infördes för att vägleda och förbättra programvaruutvecklingsprojekt. Under årens lopp har Agile dock expanderat långt utanför IT-området och används nu av team inom marknadsföring, produktutveckling, professionella tjänster och många andra.
Nu när vi har belyst grunderna i Agile kan vi byta växel och svara på frågan: Vad är Kanban-metodik?
Historien om Kanban Agile Methodology
Kanban - som är ett japanskt ord som på engelska kan översättas till "card you can see" - introducerades av Toyota på 1940-talet för att stödja just-in-time lagerhantering. I metoden användes enkla fysiska kort för att identifiera olika steg i en process, så att grupperna snabbt och enkelt kunde se vilket arbete som pågick, vad som var färdigt och vad som återstod att göra.
Over the next several decades, Kanban expanded into the general project management field, and by the early 21st century it was firmly established and widely used as an Agile methodology. While the earliest Kanban adopters and evangelists used it in the software development field, Kanban is now effectively used in a variety of fields and use cases – which is why a growing number or organizations are asking the one that we are currently answering: what is Kanban methodology?
Metodik för projektledning med Kanban
Kanban är en projektledningsmetod som bygger på sex kärnelement: visualisering av arbetsflöden, gränser för pågående arbete, hantering av arbetsflöden, processriktlinjer, återkopplingsslingor och kontinuerlig förbättring. Att förstå dessa element är en viktig del av förståelsen av vad Kanban-metodiken är.
Visualisering av arbetsflöden
Kanban har förändrats och utvecklats mycket sedan introduktionen på 1940-talet, men har fortfarande sin grund i visualisering av arbetsflöden (dvs. hur arbetet övergår från ett tydligt skede till nästa). Numera använder de flesta organisationer - och alla stora företag - virtuella/online-styrelser, som är mycket mer tillgängliga för grupper (både på samma plats och på distans) och som kan uppdateras automatiskt för att undvika problem med versionskontroll.
Varje styrelse är uppdelad i etapper (t.ex. Att göra, Gör, Under granskning, Godkänd, Publicerad) och fylls med uppgifter som innehåller grundläggande information som en kort beskrivning, vem som är ansvarig, beräknad tidsåtgång och vad som krävs för att gå vidare till nästa steg. Vissa lösningar stöder också ytterligare omfattande och relevanta Kanban-bräddata, t.ex. checklistor, filer och konversationer i sammanhanget (t.ex. gruppmedlemmarna kommunicerar via ett diskussionsforum som är exklusivt kopplat till en specifik uppgift).
Arbete pågår Gränser
Begränsningar för pågående arbete (WIP) är begränsningar som hindrar arbetet från att gå vidare till nästa steg om det skulle skapa en flaskhals. WIP-gränser ger förstås bara fördelar om de är optimerade. Om WIP-gränserna är för låga kommer arbetstagarna att vara sysslolösa och produktiviteten kommer att bli lidande. Om WIP-gränserna är för höga blir de i princip meningslösa. Organisationer som använder Kanban agil metodik behöver vanligtvis experimentera för att kalibrera rätt WIP-nivåer för olika arbetsfaser.
Hantera arbetsflöden
Projektledare måste ständigt övervaka arbetsflöden och göra justeringar utifrån en rad olika faktorer, t.ex. flaskhalsar i WIP eller överkapacitet (som diskuterats ovan), förändrade kundkrav osv. Projektledarna ansvarar också för att hålla sina team motiverade och engagerade.
Riktlinjer för processen
Tydliga och konsekventa riktlinjer är en förutsättning för att Kanban-processen ska fungera. Alla gruppmedlemmar måste förstå och acceptera vad det innebär att arbetet är (till exempel) "färdigt" eller "under granskning". För att undvika förvirring, konflikter och kaos använder många organisationer också checklistor som hjälper till att avgöra när arbetet kan - och när det inte kan - skjutas över till nästa steg.
Feedback-slingor
Framgång eller misslyckande för Kanban-projektledningsmetoden är ofta en berättelse - eller en skräckhistoria - om återkopplingsslingor. Effektiva, organiserade och kontinuerliga återkopplingsslingor är absolut nödvändiga för Kanban, eftersom framtida planer är direkt relaterade till nuvarande framsteg och förväntade problem (både positiva och negativa). Kom ihåg att en av de agila principerna 12 är att man föredrar kortare tidsskalor framför längre tidsskalor.
Kontinuerlig förbättring
Grupper som använder Kanban bör regelbundet reflektera över "det goda, det dåliga och det fula" och använda dessa lärdomar för att göra förbättringar, både små och stora. Dessa insikter bör också delas med hela organisationen. Detta är en betydande förändring jämfört med konventionell projektledning, där en analys av lärdomar vanligtvis görs först i slutet av ett projekt. Med Kanban måste detta arbete ske kontinuerligt.
Fördelar med Kanban-metodiken
Det finns flera viktiga fördelar med Kanban-metodiken:
- Större flexibilitet, eftersom arbetet inte styrs av tiden utan av teamets kapacitet (se diskussionen ovan om WIP-gränser).
- Ökad synlighet, eftersom vem som helst kan se en tavla och tydligt se vad som görs - och vad som inte görs.
- Minskade flaskhalsar, vilket är en stor vinst för både kunder och medarbetare.
- Ökad effektivitet, eftersom projektledare (och andra medlemmar av ledningsgruppen) kan analysera hur snabbt eller långsamt uppgifter tar sig igenom processen och göra justeringar i enlighet med detta - fastställa bästa praxis för vad som fungerar och åtgärda vad som inte fungerar.
- Gladare kunder, som drar nytta av kortare leveranstider.
Slutsatser om Kanban-projektledning
Vad är Kanban-metodik? Det är ingen trollstav eller silverkula som omedelbart förvandlar misslyckanden till framgång. Men när Kanban utvecklas, används, förvaltas och optimeras effektivt kan det avsevärt och varaktigt öka antalet projekt som når målet i tid, inom budget och efter att ha uppnått alla nödvändiga affärsmål.
