Beroende på vilket område du är verksam inom kan det finnas många olika typer av arbetsflöden som är mer eller mindre tillämpliga i olika situationer. I slutändan är de dock alla samma sak: arbetsflöden är processer med sekventiella steg eller händelser som innebär att uppgifter slutförs och att ansvaret överförs till nästa steg i projektet.
Som projektledare kan arbetsflöden vara till stor hjälp för att utveckla en uppsättning standardiserade system som är lätta att implementera i nya projekt och lära ut till nya teammedlemmar. Även om många av oss redan har implementerat arbetsflöden, vare sig vi inser det eller inte, kan det vara till stor hjälp för att optimera produktiviteten och visualisera ett projektteams effektivitet att rita upp projektet i form av arbetsflöden.
Några av de vanligaste arbetsflödena är:
- Sekventiellt arbetsflöde som går framåt steg för steg
- Arbetsflöde med tillståndsmaskin flyttar från stat till stat, vid behov med upprepade iterationer
- Regelstyrt arbetsflöde där särskilda regler styr utvecklingen av uppgiftsområdena.
Genom att använda arbetsflöden för projekthantering kan du hjälpa ditt team och din produktivitet:
- Förbättringar av processer
När de specifika stegen i arbetsflöden för projektledning väl har fastställts blir de enskilda processerna tydligare. Det är därför lättare att identifiera vilken roll varje process spelar och hur de kan förbättras för att skapa stegvisa vinster. genom hela produktionskedjan.
- Fastställande av ansvarsområden
Arbetsflöden gör det lättare att beskriva och tilldela ansvarsområden för olika delar av projektet. När du och ditt team har utarbetat och bekräftat de arbetsflöden för projektledning som finns på , ska du låta alla veta vem som ansvarar för varje sekvens.
- Bättre prognoser för tidsfrister
I stället för att bara ge en uppskattning av när en övergripande uppgift eller ett projekt kan vara slutfört, är det med arbetsflöden möjligt att dela upp alla viktiga komponenter och med hjälp av metoden för kritiska vägar uppskatta exakt hur lång tid allting bör ta.
- Ökad synlighet för intressenterna
När det gäller hantering av intressenterEtt av de bästa sätten att hålla dem nöjda och stödja projektet är att tillhandahålla tydlig och lättförståelig information och statusuppdateringar. Denna transparenta synlighet förbättras genom arbetsflöden för projektledning eftersom effekterna av varje process blir mer uppenbara och öppna för granskning.
- Identifiering av risker
Projektrisker kan ta sig uttryck i många olika former, t.ex. förseningar, kostnadsöverskridanden och leveransfel. Genom att strategiskt utforma dina processer genom ett arbetsflöde blir det lättare att identifiera risker och planera för dem. Även om det är omöjligt att förutsäga och undvika alla fallgropar, kan man minska deras effekter med hjälp av en mer insiktsfull riskbedömning och riskhantering.
- Förbättra sammanhållningen och samordningen i teamet
Arbetsflöden ger tydligare visualiseringar för teamet om hur de förväntas arbeta tillsammans. Genom att känna till vilka gruppmedlemmar de är beroende av eller måste samordna sig med får hela teamet en bättre bild av hur deras individuella uppgifter hänger ihop med dem runt omkring dem.
Som du ser finns det många fördelar med att ha väletablerade arbetsflöden för projektledning på för ditt team. Även om behovet av flexibilitet är nödvändigt och du alltid bör kunna anpassa dig så att du kan ändra fokus och resurser när det behövs, kan project workflows ge en effektiv grund för att planera ditt projekt, identifiera risker och förbättringsområdenoch för att föra ditt team närmare varandra.
