I en tidigare blogg, "Hur man kan bli av med kaoset med hjälp av Collaborative Work Management", presenterade jag en rolig infografik som beskriver Robs (en oavsiktlig projektledare) dag i livet - kolla in den om du inte har sett den. Jag gillar verkligen den här infografiken eftersom den erbjuder ett relaterbart före- och efterperspektiv för alla som hanterar projekt och visar hur din och teamets dag kan förändras till det bättre med en allt-i-ett-lösning för samarbete.
Med rätt samarbetslösning kan du och ditt team inte bara samarbeta fritt utan också planera, dela idéer, hålla koll på framsteg, erbjuda rapportering och öka teamets effektivitet och produktivitet. Är du nyfiken?
I den här bloggen beskrivs de viktigaste funktionerna som du bör tänka på när du letar efter en lösning för samarbete. Låt oss hoppa in direkt i det!
Funktioner för topplösningar för samarbete:
Samarbete i team: Arbetsytor och Kanban
En viktig funktion för samarbete är möjligheten att följa teamets framsteg på ett och samma ställe. Därför är en arbetsöversikt som sammanfattar alla aktiviteter och uppdrag mycket viktig. Det håller alla informerade och anslutna och gör det möjligt för teamet att kommunicera med varandra och fråga om hur arbetet fortskrider.
Du bör alltid leta efter digitala Kanban-tavlor och -kort. Detta gör det möjligt för alla att samla in den information som behövs för att slutföra uppgifter på ett och samma ställe. Enskilda kort ska innehålla en beskrivning, namnet på den ansvariga personen, information och uppskattad arbetsinsats och tidsåtgång, datum för när den ska lämnas in och eventuella tillhörande aktiviteter, dokument eller filer.
Planering och genomförande: Koppla ihop planer och uppgifter
Samarbetsverktygen måste också göra det möjligt för grupperna att planera sina uppgifter på ett effektivt sätt och utföra dem korrekt. Gantt-diagrammen gör det möjligt för chefer att planera och hjälper alla att se helheten, vilket gör att du och ditt team kan hålla koll på målen och processens steg.
Sök också efter ett verktyg som kan koppla Kanban-tavlorna till Gantt-diagrammen för att effektivisera interaktionen. Med arbetsflöden kan du lägga till fler kort direkt i planen, så att du kan visualisera de mindre komponenterna innan du tar itu med de större. På Kanban-tavlorna kan du placera kort i olika kolumner och skapa arbetsflöden som är lätta att följa och förstå. Detta leder också till ökat ansvarstagande för hela teamet.
Centralisering och säkerhet: Dokumenthantering
Att ha allt på ett ställe gör det lättare att samarbeta. Genom att dela dokument enklare kan du bättre hålla koll på filerna och få tillgång till dem när och var du än behöver dem. På så sätt slipper du skicka dokument och kalkylblad fram och tillbaka - du kan ladda upp dokumentet så att alla kan komma åt det. Med uppdateringar i realtid kan alla få tillgång till det mest aktuella och uppdaterade formuläret. Det är också bra om samarbetslösningen kan integreras med andra arbetsverktyg som du och ditt team använder dagligen. Genom att kunna synkronisera till program som Google Drive eller Dropbox med en knapptryckning kan alla spara tid. Verktyget bör också stödja kundintegrationer för att underlätta automatiseringen av arbetsflödet. Denna centralisering underlättar samarbetet, men du måste också se till att verktyget har en väletablerad säkerhet i hela organisationen.
Ladda ner ditt exemplar av Top Work Collaboration Features for Today's Workforce. Om du är intresserad av att lära dig mer kan du hålla dig uppdaterad på Planviews blogg eller läsa Survival Guide for Successful Collaborative Work Management. Här får du tips och förslag för att effektivisera samarbetet.
Bidragsgivare till innehållet: Callie Gilmore
![Programvara för projektledning: Kaotiska sätt att arbeta [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
