Även om de tre frågorna nedan verkar ganska enkla, kräver de kritiskt tänkande och beslutsfattande när ett projekt inleds. Låt oss gå igenom dem i detalj:
Hur ser framgång ut?
Många projektledare ställer inte den här grundläggande frågan och kanske till och med ler lite åt att någon skulle vilja ställa en sådan självklar fråga. "Framgång är att uppfylla projektets mål och kryssa för alla fina små rutor i projektplanen", säger de. Inte så snabbt. Även om noggrann spårning och övervakning av leveranser, hantering av kritiska resurser och iakttagande av tidsramar kan ge dig ett hav av gröna kryss i ditt projektplaneringsverktyg, kanske det inte löser det affärsproblem som ditt projekt är tänkt att lösa. När man är fast i projektledningens skyttegravar är det lätt att glömma att vår strävan finns till för att lösa ett affärs-, organisations- eller mänskligt projekt, inte bara som en självförsörjande enhet.
Genom att ofta fundera över frågan "Hur ser framgång ut?" minskar risken för att leverera ett projekt som löser fel problem. Svaret på den här frågan kan komma att utvecklas med tiden när projektet fortskrider, vilket kan leda till ändringar i projektplanen som annars skulle ha missats.
Hur tar vi oss dit?
Att besvara denna fråga har traditionellt varit projektledarnas specialitet. Vi förväntar oss ett väldefinierat mål och litar på att andra har gjort sin hemläxa och frågat hur framgång ser ut. När detta är klart kommer vi in med våra planeringsverktyg och metoder och sätter igång med arbetet.
Även om många av er är utomordentligt kompetenta projektledare och kan hantera de mest komplexa projekt, skadar det inte att ständigt se över hur ni ska komma fram till lösningen på ert affärsproblem. Bilden av framgång kan ha förändrats, eller så kan din lösning ha blivit omkullkastad av miljöfaktorer eller externa faktorer. Genom att titta på var ni befinner er för närvarande och fråga "Hur kommer vi dit?" skapas en återkopplingsslinga som ger ökad klarhet om projektets resultat när ni rör er genom tidslinjen. Kort sagt, låt aldrig svaret på frågan "Hur kommer vi dit" vara statiskt; din projektplan måste kunna ta hänsyn till förändringar i destinationen och till omvägar på vägen.
Varför har vi en unik position för att nå dit?
Detta är en annan fråga som ofta inte beaktas tillräckligt. Visst kan vi skapa resursplaner och identifiera brister i kompetensen som kan kräva utbildning eller externa talanger, men det går inte mycket tid åt till att identifiera projektgruppens unika styrkor i ljuset av dess mål och plan för hur de ska uppnås.
Kanske har din organisation ett exceptionellt programhanteringskontor som tillhandahåller unika möjligheter, färdigheter eller verktyg som ger ditt team en särskild fördel. Du kanske arbetar med en produkt eller process som är en viktig del av företagets strategi och du har tillgång till den högsta ledningen för att undanröja traditionella organisatoriska hinder. Lägg tid på att utvärdera de unika fördelar som ditt team har och gör allt du kan för att regelbundet utnyttja dem. Den här övningen är särskilt viktig om du som många projektledare arbetar inom många olika affärsenheter, eller om du är konsult och regelbundet interagerar med vitt skilda företag och människor, där varje projekt kan innebära en unik uppsättning tillgångar som förändrar ditt tillvägagångssätt.
Enkla frågor kan ofta ha stora konsekvenser, och att ta sig tid att ställa dessa tre frågor är ett utmärkt sätt att se till att ditt projekt är kopplat till det affärsproblem som det försöker lösa, att det håller sig på rätt spår under genomförandet och att det utnyttjar de unika tillgångar som du har till ditt förfogande.
