Följande innehåll är hämtat från vitboken "Portfolio-Driven Performance: The 7 Process Areas That Drive IT and Business Results", skrivet av Jerry Manas. För att göra den mer lättillgänglig för dig ger vi den ett evigt liv här på bloggen.
I del tre av den här bloggserien ska vi analysera hur den portföljdrivna strategin möjliggör förbättrad hantering av efterfrågan och kapacitet samt projekt och resurser. Innan vi börjar, se till att du läser de två första bloggarna i den här serien:
- Del 1: Användning av portföljdriven prestanda för att förbättra projektleveransen
- Del 2: Varför du bör anpassa strategi, ekonomi och genomförande
Processområde 3: Hantering av efterfrågan och kapacitet
Nyckeln till ett framgångsrikt företag är förmågan att effektivt hantera efterfrågan och kapacitet. Efterfrågan kan komma från externa källor, t.ex. konsumenter, kunder, tillsynsmyndigheter eller aktieägare, eller från en organisation, antingen genom strategisk eller operativ planering eller från ett behov på en avdelning. Efterfrågan måste filtreras, prioriteras, bedömas mot leveranskapaciteten och schemaläggas. Tidpunkten för investeringarna är viktig, men ofta förbisedd. Det finns alltid en önskan om att skapa tidiga intäkter, men det är lika viktigt att inse att alla projekt inte kan genomföras samtidigt. Dialogen är avgörande för att förena leveranskapacitet med brådskande marknadsbehov och affärsstrategi.
Efterfrågestyrning omfattar processer som är kopplade till mottagandet av idéer, förfrågningar, projekt och annat arbete samt lämplig fördelning av detta arbete. Den måste också innehålla åtgärder för att:
- Säkerställa att begäran har validerats av den begärande verksamheten.
- Samla in den information som behövs för att korrekt bedöma begäran.
- Prioritering av begäran i förhållande till annat arbete.
- Skapa en första grov uppskattning och lösningsriktning samt bedöma resursbehov på hög nivå.
- Hantera godkännandeprocessen och hantera annullerade, dubbla eller icke godkända förfrågningar.
- Granskning av arbetsreserven, den nuvarande kapaciteten och resursinverkan på hög nivå över hela efterfrågespektrumet i syfte att schemalägga.
- åtgärda eventuella prioritets- eller tidskonflikter
- Dirigera den godkända förfrågan till lämplig organisation för genomförande.
- Meddelande av dispositionen till den sökande.
Helst bör alla typer av efterfrågan fångas upp i ett enda system. På så sätt kan organisationen undvika överflödiga insatser, få en exakt bild av resurstillgängligheten och förutsäga vad som väntar. Ad hoc- eller löpande efterfrågan, t.ex. för mindre programvaruunderhåll eller löpande support för att hålla ljuset på, kan förutsägas utifrån en standardiserad procentuell fördelning (dvs. Jim lägger 30 procent av sin tid på driftsstöd). Med en enda plats att gå till för att se all efterfrågan inom en organisation behöver cheferna inte längre bedöma kapaciteten med skygglappar på.
Att balansera interna och externa krav med tillgängliga resurser är en utmaning som alla chefer står inför, och den är ännu mer skrämmande när ledningen inte har en fullständig bild av efterfrågan. Med en fullständig bild av efterfrågan kan resurser bokas (reserveras) och senare bokas (tilldelas), med en viss procentandel av deras tid avsatt för standardallokeringar som drifts- eller underhållsarbete. Då har organisationen en tydlig bild av både efterfrågan och kapacitet och kan fatta effektivare beslut om bemanning.
Slutligen är det viktigt att balansera kapacitetsplanering uppifrån och ner (planering på hög nivå av den högsta ledningen) med kapacitetsplanering nedifrån och upp (hårda tilldelningar av projektledare och/eller funktionschefer). De två bör förenas löpande, allteftersom arbetet fortskrider. Detta gör att den strategiska och operativa nivån är i harmoni.
Processområde 4: Hantering av projekt och resurser
Projekt- och resurshantering är avgörande för att en organisation ska lyckas. Chefer som tillämpar denna disciplin på projekt- och resurshantering har bättre möjligheter att:
- Eliminera kostnadsöverskridanden i arbetet
- Eliminera manuellt arbete för att generera ledningsrapporter
- Förbättra det operativa genomförandet genom att sätta rätt personer i arbete vid rätt tidpunkt.
- Öka effektiviteten genom att eliminera olika system för att hantera projekt, produkter, personal och kompetens.
- Bättre planering och genomförande av arbete för att leverera i tid och för att uppfylla andra affärsmål.
- Skapa ett upprepbart och mer förutsägbart genomförande och leverans.
Med hjälp av en portföljdriven metod uppdateras projektportföljerna regelbundet med faktiska och aktuella uppskattningar, inklusive kostnader, insatser och framsteg i milstolpar. Detta gör det möjligt för den högsta ledningen att omedelbart se effekterna på både den övergripande strategiska planen och investeringsportföljen. I en produktbaserad organisation kan produktcheferna, som alla har sina egna produktportföljer, se hur projektförseningar eller kostnadsöverskridanden påverkar deras produkter.
Genom att skapa resursportföljer får projektledare och funktionschefer en tydlig bild av resurserna per avdelning (eller annan gruppering), tillsammans med färdigheter och kompetensnivåer. På så sätt kan de se till att rätt personer tilldelas rätt initiativ vid rätt tidpunkt. Dessutom kan cheferna bedöma resurstillgängligheten med en snabb överblick.
Att ha en överblick över det aktuella läget när det gäller projektresultat och resurskapacitet gör det möjligt att förutsäga tidtabeller, att leverera produkter i tid och att mäta och granska de ansträngningar som läggs ned på program, projekt, produkter och tjänster.
Glöm inte att läsa den sista delen av den här serien, Del 4: Börja se IT-avdelningen som en strategisk partner till organisationen, där vi kommer att titta på produktportföljhantering för IT-utvecklade produkter. Se till att besöka www.planview.com för att lära dig mer om hur våra lösningar kan hjälpa din organisation på vägen mot effektiv arbets- och resurshantering och registrera dig för en kostnadsfri demo av en av våra lösningar idag!
![Bygg upp PMO:s partnerskap med finans genom kontinuerlig hantering av efterfrågan [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/02/Build-the-PMOs-Partnership-with-Finance-Through-Continuous-Demand-Management.jpg)
