Bärbara datorer och telefoner har blivit praktiskt taget allestädes närvarande i de flesta yrkessfärer och det har blivit vanligt att personalen tar med sig antingen en eller båda till mötena om de skulle behöva använda dem. A en växande rörelse har börjat som syftar till att förbjuda användningen av dessa i möten, för att få tillbaka till en mer fokuserad mötesrutin med papper och penna.
Men juryn är fortfarande inte klar, för trots alla klagomål på användningen av bärbara datorer i möten finns det lika starka argument för att ha all information och funktionalitet till hands. Så vad är det egentligen för etikett för bärbara datorer i möten och vad är det bästa sättet för ditt team att gå tillväga?
Användning av bärbara datorer på möten: Fördelar
Lättåtkomligt material: Det grundläggande skälet till att ta med bärbara datorer till ett möte är att de gör en hel värld av information och data tillgänglig för mötet. Siffror som styrker en ståndpunkt, tidigare svar på e-postmeddelanden, prognoser för nästa kvartal; vad du än behöver, med en bärbar dator och en rätt programvara för projekthanteringDu får den omedelbart.
Uppmärksamheten kan behållas genom att vara mer fokuserad: Bärbara datorer och telefoner är bara livlösa föremål, det är inte möjligt för dem att orsaka problem utan mänsklig hjälp. Lösningen är därför inte att förbjuda tekniken utan att göra själva mötena mer engagerande, med bärbara datorer som en hjälpsam teknisk assistent vid behov.
Videokonferenser: På den moderna arbetsplatsen är det vanligt att teammedlemmar arbetar på distans. I den här situationen är bärbara datorer en nödvändighet, och det skulle också vara orättvist mot gruppens fjärrmedlemmar att byta till ett mer otekniskt mötessystem för konferenser som de borde delta i.
Användning av bärbara datorer på möten: Nackdelarna
Förstå etikett för bärbara datorer i möten: Det kanske är uppenbart för de flesta, men vissa tycks inte ha förstått vad som gäller när man använder bärbara datorer i ett möte. Det innebär att de inte håller ögonkontakt när de pratar eller blir tilltalade, att de stänger av när de vill och missar vad som sägs. Detta skulle inte vara acceptabelt när du är ute och fikar med en vän och det är det inte heller på arbetsplatsen. Nyckeln är att skilja på teknikens roll som hjälpmedel och inte som distraktion.
Myten om multitasking: Försöker använda telefoner eller bärbara datorer under möten verkar det som. costs organizations around the world $450 billion a year. Överskattningen av vår förmåga, att tro att vi kan jonglera med en bärbar dator samtidigt som vi ger 100% till det möte vi deltar i, kan kosta oss en stor mängd förlorad produktivitet, som bara kan lösas genom att helt avlägsna den potentiella distraktionen.
Tidsåtgång: Även om den vanliga logiken är att bärbara datorer skulle spara tid, kan de i själva verket kosta dig tid på andra sätt. Om du har bestämt att mötet ska ta 20 minuter har du inte råd att vänta i två eller tre minuter varje gång någon föreslår att du ska slå upp en punkt för att förtydliga den. Eftersom inga bärbara datorer finns tillgängliga är den enda lösningen: "Det innebär att alla andra på mötet inte behöver vänta på en person.
