När stora organisationer inför nyare och effektivare projektledningsmetoder på kämpar de ofta med att se till att projekt och processer hanteras på ett konsekvent sätt i hela företaget. På grund av varierande affärsbehov eller individuella preferenser kan team på en avdelning vilja hantera sina projekt på ett annat sätt än team på andra avdelningar. Även om en viss grad av flexibilitet i detta avseende kan vara fördelaktigt, måste organisationerna ändå upprätthålla en hög grad av integration i sina projektledningsmetoder för att kunna styra sina aktiviteter mot att framgångsrikt uppnå sina långsiktiga strategiska mål.
Integrerad projektledning - där alla organisationens affärsenheter använder ett konsekvent tillvägagångssätt för projektledning och delar information om projektets behov och mål - är viktigt för att bibehålla eller förbättra teamets effektivitet och projektens ändamålsenlighet i ett växande företag.
Projekt kontra process
En mycket viktig, men ofta förbisedd, faktor som organisationer bör beakta när utvärderar sin projektledning integration är skillnaden mellan projekt och processer. Även om både projekt och processer är aktiviteter som vanligtvis innebär att flera steg eller uppgifter utförs för att tillgodose ett affärsbehov, finns det betydande skillnader mellan de två som företag måste känna igen för att kunna anpassa sina ansträngningar på rätt sätt. Den viktigaste skillnaden mellan projekt och processer är att ett projekt har ett klart definierat slut, medan en process är en pågående verksamhet som pågår så länge som organisationen anser det nödvändigt.
När alla inom en organisation förstår skillnaden mellan ett projekt och en process blir det mycket lättare att förstå om en specifik uppgift är en del av en pågående process eller om den bör betraktas som projektrelaterad. Programvaruföretag använder till exempel ofta mycket specifika riktlinjer för att avgöra när en kundimplementering (ett projekt) är avslutad och när pågående produktsupport (en process) ska påbörjas. Dessa riktlinjer hjälper till att se till att alla i implementerings- och supportteamet vet när de ska svara kunden, så att inga förfrågningar eller förfrågningar av misstag förblir obesvarade.
Hantering av utbud
Istället för att låta enskilda projekt existera i silos måste stora företag ta ett strategiskt grepp på project portfolio management, där relaterade projekt grupperas tillsammans och styrs som en helhet mot större, långsiktiga mål. Portföljhantering var en gång i tiden en stor utmaning på företagsnivå, men en ny generation av projekt- och portföljhanteringslösningar ger nu portföljansvariga de verktyg de behöver för att ha en tydlig överblick över tidslinjer och resurskrav i dussintals, eller ibland hundratals, projekt samtidigt.
Rapportering
För att en organisations projektintegreringshantering ska vara effektiv på lång sikt måste projektledare och team dela information med intressenter i hela företaget. Sofistikerade projektledningsverktyg på företagsnivå, som de som tillhandahålls av Planview AdaptiveWork, ger chefer och ledare den kraft de behöver för att visa relevanta data när som helst och se till att organisationens projektintegration förblir intakt år efter år.
