Mycket av den litteratur som man kan läsa om projektledning och effektivitet på arbetsplatsen kan innehålla statistik om tid som spenderas på e-post och möten som "slöseri" och som en lätt plats att förbättra produktiviteten på. Detta understöds av en ganska missriktad förskjutning av kommunikationens betydelse för projektets framgång, en övertygelse om att den stora majoriteten av kommunikationen mellan en projektgrupp är meningslös.
Kommunikation är faktiskt avgörande för att utveckla färdigheter, dela information om arbetsuppgifter och undvika risker. Det kan visserligen vara irriterande att delta i en e-posttråd som inte har någon betydelse för din roll, men problemet ligger i hur vi kommunicerar och inte i själva kommunikationen. Lösningen är därför att vet hur man kommunicerar bättre i stället för att helt ta bort den.
Hur kommunikation utvecklar färdigheter
En av de första gångerna som gruppmedlemmar på olika nivåer av tjänstgöringsgrad får ta del av ett koncept som ligger över deras lönegrad är när de ingår i ett e-postmeddelande mellan seniorer. Detta är en ständig process tills man når toppen och gör det möjligt att få en droppvis introduktion till högre roller. Till exempel:
- En praktikant som har blivit ombedd att lägga till bilder i en PowerPoint kommer att ingå när han eller hon diskuterar presentationen av en ny funktion för en kund.
- Den person som gör presentationen kommer att diskutera bakgrundsinformation och fokusvinkel med den relevanta kundansvarige.
- Account Manager kommer att introduceras för kunden av försäljningschefen eller sin egen chef.
- Försäljningschefen kommer att uppmanas att göra en översyn av presentationseffektiviteten som CFO ska lägga fram för styrelsen.
- CFO kommer att få i uppdrag att förklara en förändring i marknadsdynamiken för VD och aktieägare.
Denna ständiga förflyttning uppåt i befälskedjan är beroende av kommunikation. Om praktikanten aldrig får reda på vad nästa steg är, vet han eller hon inte vilka färdigheter han eller hon ska fokusera på eller vad som är viktigt för att bli befordrad.
Kommunikation förbättrar synligheten
När man diskuterar projektets framskridande, oavsett om det sker personligen, på möten eller via e-post, förbättrar den kunskap som delas den allmänna medvetenheten om projektets status. Även om vissa saker kan verka oskyldiga är det mycket bättre att identifiera dem i början av en trend innan något allvarligare inträffar. Om till exempel ingen besökare på en webbplats lämnar kontaktuppgifter på en måndag kan det bara vara en anomali, men om samma sak händer på tisdagen är det förmodligen något som måste undersökas, till exempel ett fel i API:et. Men om denna information inte kommer in förrän på fredag eller senare har ett mindre problem eskalerat och en veckas leads eller mer kan ha gått förlorade.
Hur man kommunicerar bättre
Eftersom kärnproblemet med kommunikation som begrepp verkar vara dess ineffektivitet borde den uppenbara lösningen vara att försöka förbättra den. Det finns många sätt att uppnå detta, till exempel:
- Tydlig definition av ansvar och insatser (t.ex. med ett RACI-diagram).
- Använda en tydlig mall för kommunikationen
- Användning av strängare tidsredovisning för möten
- Anta en kommunikationspolicy
- Håll informationen relevant
- Ta hänsyn till informell kommunikationstid och förklara dess betydelse.
Vikten av kommunikation är ofta underskattad och missförstådd. Genom att använda program för projektledning online kan du förbättra kvaliteten på projektgruppens kommunikation och effektivisera hur de delar information om uppgifter. Prata med oss och ordna en kostnadsfri provperiod för att se hur Planview AdaptiveWork kan hjälpa din organisation att kommunicera bättre.
