Vi kan alla hålla med om att de senaste innovationerna på kommunikationsområdet har inneburit radikala förändringar i dagens affärslandskap. Genom att möjliggöra omedelbar överföring av text och nummer och skapa en konstant informationsström mellan kollegor på distans eller på samma plats har det blivit enklare än någonsin tidigare att effektivisera kommunikationen mellan projektets intressenter.
Kommunikation är viktigt för grupper
De flesta projekt i dag har ett virtuellt inslag och innebär ofta samarbete med professionella medarbetare över hela världen. I ett sådant sammanhang blir kommunikationen inom en projektgrupp ännu mer komplex och utmanande. Även om alla projektledare skulle räkna upp kommunikation som en av de viktigaste faktorerna för projektets framgång, är det också ett faktum att kommunikation i sig själv inte betyder någonting om den inte är effektiv och ändamålsenlig, vilket också kan ha en allvarlig inverkan på projektets resultat. Enligt Project Management Institute, 90% av tiden i ett projekt går åt till kommunikation, och 30% av alla projektmisslyckanden beror på otillräcklig kommunikation..
Även om man kan inse att det är nödvändigt och viktigt med ständig kommunikation finns det också ett behov av att vara praktisk och effektiv. Med så många olika kommunikations- och rapporteringsmetoder kan det bli särskilt krävande och utmanande att hålla saker och ting strömlinjeformade. Lyckligtvis finns det många online-verktyg som har visat sig vara effektiva för att effektivisera kommunikationen. Verktygen har byggts upp särskilt för att tillgodose företagens behov och bidra till att främja bättre kommunikation och möjliggöra insyn i projekten, samtidigt som man undviker överbelastning av kommunikationen.
Hitta de rätta verktygen
När du arbetar för att effektivisera kommunikationen och skapa öppenhet i projekten är det första du bör göra att investera tid i att söka och testa lämpliga verktyg som passar din organisations särskilda behov, och därefter utbilda ditt projektteam i att implementera dem.
- Anta ett kommunikationsflöde som ger alla intressenter möjlighet att kommunicera och chatta i realtid, dela idéer, information och arbetsstatus med hjälp av verktyg som t.ex. Slack.
- Välj ett säkert och stabilt verktyg för att skydda och dela projektfiler med ditt team som ger möjlighet att hantera åtkomst till det delade innehållet med hjälp av verktyg som t.ex. Dropbox eller . Box.
- Inför ett vanligt medel för fjärrkommunikation för att genomföra möten och konferenssamtal från en säker linje, t.ex. GoToMeeting.
- Börja använda ett projektledningsverktyg som hjälper dig att hantera arbetsflödet, tilldela uppgifter, definiera förfallodatum, fastställa milstolpar och hålla koll på projektets utveckling.
Även om dessa olika verktyg har utformats för att effektivt effektivisera den interna kommunikationen och passa alla företags krav, visar erfarenheten att det ibland kan vara svårt att kombinera alla dessa olika plattformar och hålla reda på all information som delas via dessa kanaler. De anställda anser att det behövs mer än att skapa ytterligare kommunikationsvägar. och använda en metod som kan underlätta samordningen och övervakningen av projektets verksamhet och framsteg.
Planview AdaptiveWork kan hjälpa dig
Det råder ingen tvekan om att införandet av ny teknik för att effektivisera kommunikationen mellan ett projektteam och intressenter kan vara av avgörande betydelse. Men det är skillnad mellan att använda flera kommunikationsverktyg för att underlätta rapportering och hantering av arbetsflöden och att bygga upp ett effektivt kommunikationssystem som samlar alla dessa kritiska processer på ett och samma ställe. Flera verktyg för samarbete online, t.ex. Planview AdaptiveWork, kombinerar dessa verksamheter i en enda molnbaserad programvaruplattform för projekthantering som ger projektledaren maximal kontroll samtidigt som snabb och effektiv kommunikation mellan projektets intressenter stöds, samarbetet i teamet främjas och projektets transparens etableras.
