Utvecklingen av arbetsplatstekniken gör det lättare för grupper att samarbeta och utföra uppgifter från olika håll i världen. Men trots hjälpsamma plattformar för kommunikation och projektledning är ineffektivitet lika problematiskt som någonsin - så mycket att europeiska organisationer förlorar uppskattningsvis 20 arbetsdagar per år på grund av ineffektiva arbetsmetoder. För att undersöka några av grundorsakerna till ineffektivitet på arbetsplatsen och hur man kan förebygga den har forskarna genomfört rapporten Chaos Theory Report: Project Management Chaos and How to Survive It. I den här studien undersöks produktivitet i yrkeslivet och hur organisationer kan minska de kostnader som uppstår på grund av ineffektivitet.
Här är några av resultaten från rapporten.
Människor är överväldigade av projekt
Alla är projektledare.
Oavsett vilken yrkestitel du har, är det troligt att du någon gång under din karriär har haft rollen som projektledare. Projektledning är en del av vardagen, oavsett om du leder en hel avdelning, tar ledarrollen i gruppaktiviteter eller tar itu med projekt bara för att de behövde genomföras och ingen annan kunde göra det. I yrkesvärlden förväntas projektledning vara lätt. När allt kommer omkring utrustar de flesta organisationer avdelningarna med tillräckligt många ledningsverktyg och kommunikationsplattformar för att se till att arbetsflödet alltid går smidigt.
Men det finns bara ett problem: det fungerar inte. I vissa fall har dessa projektledningsresurser en motsatt effekt. Anställda och chefer känner att de är i ständig kommunikation 24 timmar om dagen, vilket leder till ökad stress och trötthet.
Är det så att modern teknik som är utformad för att underlätta kommunikationen i själva verket motarbetar de anställda och gör dem mer ineffektiva i längden? Vissa forskare verkar tro det. Trots fördelarna med samarbete är det många anställda som erkänner att e-postkommunikation bidrar till stress på arbetsplatsen på grund av den stora mängden e-postmeddelanden som de får under ett projekt. Faktum är att e-post efter arbetstid har blivit ett sådant problem att Frankrike nyligen antog en lag som ger anställda rätt att ignorera e-postmeddelanden från företaget när de inte är på jobbet.
Dessutom uppger många projektledare att bristen på kommunikation är deras största utmaning. Men hur kan teammedlemmarna känna att de bombarderas med e-post samtidigt som ledningen anser att det finns tillräckligt med kommunikation för att arbeta effektivt? Lösningen kan ligga i den typ av teknik som används på arbetsplatsen.
Är det dags att sluta använda e-post på kontoret?
För närvarande anser 75 % av de tillfrågade arbetstagarna att tillgång till bättre samarbetsverktyg skulle hjälpa dem att öka produktiviteten, öka arbetsglädjen och göra lagarbetet effektivare. Tyvärr är inte alla organisationer med på tåget. Hälften av de tillfrågade arbetstagarna medgav att deras IT-avdelningar inte stödde ny teknik på arbetsplatsen. Enligt en nyligen genomförd studie är mindre än än hälften av de anställda i världen utrustade med rätt teknik för att kunna utföra sitt arbete på ett effektivt sätt.
Den nya forskningen visar att tekniken inte är problemet som orsakar ineffektivitet på arbetsplatsen - åtminstone inte när den används på rätt sätt. Istället utrustar inte organisationerna de anställda med de verktyg som krävs för att lyckas. Och i vissa fall vet arbetstagarna do inte hur de ska använda den nya tekniken när de får den, eftersom de inte har fått någon utbildning.
Vart ska vi ta vägen härifrån?
Rätt teknik kan helt förändra det sätt på vilket grupper utför uppgifter och få bort kaoset på arbetsplatsen. Men hur vet du vilken typ av teknik du ska leta efter? Här är några komponenter som är nödvändiga för en framgångsrik projekthanteringslösning:
- Molnteknik. Chefer och teammedlemmar måste kunna få tillgång till viktiga data från flera olika enheter och platser, så att de alltid är ett klick bort från den information de behöver.
- Bättre hantering av arbetsflöden: E-post och klisterlappar räcker inte längre. Teamets medlemmar behöver ett projektrum online där de kan kommunicera, arbeta tillsammans och hjälpa varandra att lösa utmaningar i realtid.
- Även om det inte är direkt relaterat till projekthantering är säkerhet fortfarande den viktigaste faktorn att ta hänsyn till när man väljer en lösning för projekthantering. Plattformar som inte skyddar dina känsliga uppgifter gör dig sårbar för attacker som kan skada ditt företags rykte och förmåga att utföra uppdrag.
Sanningen är att projektledare sällan känner att de har tillräckligt med tid för att utföra sina uppgifter, oavsett om de håller ständig kommunikation med sina medarbetare eller inte. Att integrera projektledningsteknik i arbetsflödet är ett sätt för organisationer att minska den stress som teammedlemmar och chefer upplever i den dagliga verksamheten. Det hjälper inte bara de anställda att arbeta effektivare, utan också att få bort kaoset på arbetsplatsen.
![Programvara för projektledning: Kaotiska sätt att arbeta [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
