Hittills har jag i den här bloggserien beskrivit fem av de åtta marknadskrafter som påverkar organisationer. Nummer sex är den punkt där gummit möter vägen: De grupper som gör allt arbete. De har inte bara till uppgift att genomföra din strategi, utan förväntas också kunna anpassa sig till ständigt föränderliga krav och deadlines. Ändå blir deras jobb allt mer komplexa: De arbetar allt oftare med olika verktyg, processer och människor över tidszoner, kulturer och organisationsgränser.
Därför är det viktigt att organisationer hjälper sina virtuella och globala team att arbeta effektivt tillsammans.
- Resultaten är olika
- Förmågorna måste vara strategiska
- Arbetsmetoderna sprider sig
- Det ostrukturerade arbetet exploderar
- Planerna är ännu viktigare
- GRUPPERNA ÄR VIRTUELLA OCH GLOBALA
- Tekniken finns överallt
- Resurserna blir fler och fler
Jag diskuterade detta fenomen förra året på vår kundkonferens (se video nedan). Baserat på våra samtal skulle jag säga att alla organisationer som var representerade vid vårt evenemang står inför en mer virtuell och global arbetsstyrka. Planview är säkert.
Grupperna blir alltmer virtuella och globala
Tänk på dessa resultat:
- En undersökning av 1 372 yrkesverksamma i 80 länder visade att 85 procent arbetar i virtuella team. Nästan hälften av dessa team har medlemmar från andra länder, och 41 procent träffas aldrig personligen. (R3W CultureWizard)
- En undersökning av 1,700 kunskapsarbetare visade att 79 procent rapporterade att de alltid eller ofta arbetar i utspridda team. (Ferrazzi Greenlights forskning citerad i Harvard Business Review)
- En undersökning av 200 nordamerikanska företagare visade att 70 procent arbetar med interna och externa lagmedlemmar, medan nästan 40 procent arbetar i lag över funktioner och avdelningar. Dessutom arbetar nästan en tredjedel med geografiskt utspridda gruppmedlemmar (Projectplace).
Effektiviteten hos virtuella team varierar
Hur effektiva är dessa grupper? Det är uppenbart att det är svårare att arbeta i ett virtuellt team. Ändå ser vi varje dag exempel på team som gör otroliga saker. Många studier har visat att anställda som arbetar i virtuella team är mer produktiva. En studie av 80 programvaruutvecklingsteam från 28 laboratorier över hela världen visade att virtuella team kan prestera bättre än de team som sitter tillsammans, men bara om de hanteras på rätt sätt.
Det finns också bevis för att virtuella team inte fungerar, särskilt i takt med att de blir allt vanligare. Nästan 60 procent av de tillfrågade i R3W CultureWizard-undersökningen sa att gruppledarna inte är förberedda på att leda mångkulturella grupper. Ferrazzi Greenlights forskning visar att människor tror att kommunikation ansikte mot ansikte är effektivare än virtuell kommunikation och att samarbetsteknik förvirrar och överväldigar de anställda.
ProjectPlace-undersökningen visade att respondenterna förlorar nio veckor per år i produktivitetstid på grund av komplexiteten i samarbetet över olika gränser och verktyg. De som svarade på undersökningen uppgav att de i genomsnitt använder ungefär fyra verktyg för att hantera olika projekt. Trots den uppsjö av appar och annan teknik som finns är deras tre främsta verktyg för samarbete e-post (73 procent), kalkylblad (62 procent) och telefonen (53 procent).
Ungefär 40 procent av de tillfrågade säger att de har provat andra samarbetsverktyg online, men det rör sig endast om "partiella" lösningar som molnbaserad lagring (t.ex. Google Drive), molnverktyg online och delade utrymmen som SharePoint. Bristen på standardisering är ett annat problem: Mer än en tredjedel uppgav att ingen i teamet använder exakt samma verktyg.
Det är ett stort hinder för organisationer att förlita sig på föråldrade och olika verktyg för samarbete mellan virtuella team. Med tanke på alla andra krafter som belastar arbetsgrupperna, inklusive ökningen av ostrukturerat arbete och spridning av arbetsmetoder, är det inte konstigt att de har problem.
Arbets- och resurshantering för virtuella och globala team
Litteraturen som ger råd till virtuella team om hur man bäst arbetar tillsammans är omfattande. I artikeln på Harvard Business Review säger Ferrazzi Greenlights vd Keith Ferrazzi att det handlar om rätt team, rätt ledarskap, rätt kontaktpunkter och rätt teknik.
Har Planview en produkt som hjälper virtuella och globala team att förbättra samarbetet? Självklart gör vi det (det är Projectplace)! Men utmaningen är bredare än så. Vi förstår att teknik inte är en patentlösning, men den är nödvändig i dagens komplexa, ständigt föränderliga och alltmer digitala miljöer. Rätt tillämpad kan tekniken hjälpa dig att vända de marknadskrafter som arbetar emot dig till en tillgång.
Därför har vi inriktat vårt tillvägagångssätt och vårt produktsortiment på Work and Resource Management (WRM). Våra lösningar är utformade för att integrera strategi och genomförande i organisationens arbete och resurser, samtidigt som vi ser till att organisationen har den kapacitet och de ekonomiska resurser som krävs för att uppnå sina mål.
Enligt Ventana Research: "Det kommer att minska kaoset av distraktioner i arbetet och se till att arbetet kan utföras och spåras mot målen ... Arbete och resurshantering bör säkerställa att portföljen av alla resurser kan användas för att stödja organisationens affärs- och IT-prioriteringar, inklusive där mobilitet och samarbete krävs för att stödja hur arbetet utförs."
Vårt produktsortiment omfattar strategisk planering, portfölj- och resurshantering, arbetssamarbete och företagsarkitektur. Med hjälp av dessa produkter kan våra kunder förbättra resursutnyttjandet, påskynda marknadsintroduktionen och öka projektgruppernas produktivitet.
Håll utkik efter kraft #7: Tekniken finns överallt. För mer information om alla åtta krafter som arbetar mot ditt företag, besök https://www.planview.com/work-resource-management/.
Jag skulle vilja höra från dig. Hur planerar och genomför din organisation vanligtvis produkter, tjänster och applikationer? Dela med dig genom att lämna en kommentar nedan.
