Någon gång mellan Mellanjordens första tidsålder och 2001 gav sig en hobbit vid namn Frodo, en trollkarl vid namn Gandalf och ett gäng andra karaktärer ut på ett uppdrag för att hitta "den enda ringen som styrde dem alla".
Tack och lov är projektledning inte lika skrämmande som Sagan om ringen. Det finns till exempel inga ödesberg att bestiga och landskapet är i stort sett fritt från orcher. Men det finns en motsvarighet i projektledningsuniversumet som kallas förväntningshantering, eftersom det är "det enda målet som styr alla".
Som erfarna projektledare vet och nya projektledare snabbt kommer att upptäcka är det viktigt att hålla tidsfrister, hålla sig inom budgeten och uppfylla verksamhetskraven - men ibland räcker det inte! Om sponsorer och andra intressenter inte har rätt inställning - det vill säga om deras förväntningar inte är korrekta och i linje med vad projektet gör och levererar - kommer det att finnas en bristande koppling. När det händer är det lätt att förstå varför många projektledare önskar att de hade en ring som skulle göra dem osynliga.
Lyckligtvis är det inte alls lika farligt att hantera förväntningar på projekt som att rädda världen från onda mörka herrar. Här är 5 praktiska tips som hjälper dig att leda dina projekt mot triumferande, Oscarsvärda slutsatser:
1. Bekräfta allt
Projektledningsantaganden är förmodligen orsaken till fler problem med förväntningshantering än något annat - särskilt när det gäller vem som ska göra vad, när, hur, var, var och ibland till och med varför. Undvik dessa missförstånd genom att bekräfta alla åtaganden. Ja, det är lite extra arbete. Men det är mycket lättare och enklare att skicka ut en snabb sammanfattning av ett möte eller en konversation än att försöka omformulera förväntningarna i efterhand. Ibland går det helt enkelt inte att göra.
2. Kommunicera i ett sammanhang
Sponsorer och andra intressenter (inklusive interna chefer) följer naturligtvis inte projekten dagligen. För att hantera deras förväntningar - eller, lika viktigt, för att upptäcka när deras förväntningar inte stämmer - måste sätta all uppdaterings- och statusinformation i ett sammanhang och koppla den till en tillhörande uppgift, aktivitet, milstolpe eller annat arbetsobjekt. Annars uppfattas den som en rå data som bara är meningsfull i efterhand - dvs. när förväntningarna inte uppfylls - och då kan det bli så här:
Du : Jag skickade informationen till dig för exakt 13 dagar sedan klockan 2:32.
Them : Jag ser här att du har skickat mig en uppdatering. Men det fanns inget om vad du förväntade dig att jag skulle göra eller varför.
Du : Jag trodde att det var tydligt. Jag läser min uppdatering nu och ser inte problemet.
Dem : Kanske var det tydligt för dig. Du driver projektet. Men det var inte klart för mig.
Du: Jag förstår. Har du en tidsmaskin så att jag kan gå tillbaka och läsa Planview AdaptiveWork-bloggen om att hantera förväntningar?
Dem: Lustigt att du frågar. Jag råkar ha en här...
(Tolkien är inte den enda som kan skriva fantasy!)
3. Statusmöten: Säg bara nej
En resa till DMV. Att se färg torka. Att uthärda en rotfyllning. Åh, för Gollums skull: får en glöggfrisyr!Enligt en undersökning från Clarizen/Harris Poll är detta bara några av de hemska saker som människor hellre gör än att delta i ännu ett statusmöte - och i denna enorma grupp ingår människor vars förväntningar du måste övervaka och hantera. Istället för att förlita dig på statusmöten (personligen eller genom konferenssamtal) bör du använda utsedda virtuella mötesplatser som gör det möjligt för teammedlemmar och intressenter att veta vad som förväntas av dem och se hur deras bidrag passar in i helheten.
4. Gör kommunikationen enkel & Effektivt
Projekt tenderar att vara sofistikerade saker med många rörliga delar - inklusive några som rör sig i fel riktning och andra som inte rör sig alls. Men hur komplexa projekt än kan bli, är kommunikationen mellan teammedlemmarna helt enkelt har för att vara enkel och effektiv. Annars kommunicerar människor inte (eller inte tillräckligt bra) och det är omöjligt att hantera förväntningar. I så fall kan du bara hoppas på det bästa. Det är okej om du sitter i publiken och ser Frodo & Co. resa genom Mordor. Men det är inte bra om du står i spetsen för ett projekt och är ansvarig för resultat och framgång.
5. Använd rätt programvara för projekthantering
Om du använder kalkylblad, e-post och andra ad hoc-verktyg för att hantera förväntningar: sluta. Inte ens för små projekt är detta rätt verktyg, och för större projekt eller projekt i flera faser är det en katastrof som väntar på att hända. Programvaran right project management software har inbyggda funktioner för att stödja hantering av förväntningar. Den är också helt konfigurerbar och kan anpassas till dina arbetsflöden och processer och inte tvärtom. Och det är självklart (men vi säger det ändå) att det måste vara en ren molnbaserad lösning som är tillgänglig var som helst via en mobil enhet. Arbetet börjar och slutar inte på kontoret, och det gör inte heller hanteringen av förväntningar.
Läs mer
På Planview AdaptiveWork har vi utformat vår programvara från grunden för att hjälpa projektledare att förvandla förväntningshantering från en svår prövning som underminerar prestationen till en kärnfunktion som leder till framgång. Om du vill veta mer kan du göra en produktvisning, eller starta en kostnadsfri 30-dagars testkörning .
