I den första delen av denna serie konstateras att 1) det finns lämpliga användningsområden för kalkylblad i planeringsprocessen, 2) det finns en viktig punkt där kalkylblad inte räcker till (anpassning), och 3) ett lämpligt planeringsverktyg är ett verktyg som utnyttjar kalkylbladens starka sidor i datainsamlingsprocessen. I den här bloggen vill jag fokusera på en annan positiv egenskap hos kalkylblad och diskutera varför det är viktigt att välja ett planeringsverktyg som maximerar denna viktiga styrka. Lär dig mer om kalkylblad och långsiktig planering.
Vi älskar kalkylblad på grund av deras flexibilitet när det gäller att skapa olika tabeller, grafer, rapporter och diagram. Att i planeringsprocessen försöka använda kalkylblad för att skapa en mångfacetterad bild av olika tabeller och grafer samtidigt som man försöker optimera en portfölj är lite som att be en murare att göra en träramskonstruktion. Även om det är möjligt att rigga flera kalkylblad för att skapa olika vyer, har kalkylbladen ingen inbyggd optimeringsfunktion.
Dessutom blir det besvärligt att hantera tabeller, grafer, rapporter och diagram när antal och krav ändras. Ofta blir resultatet brutna länkar och meningslösa diagram. Det är detta som får vissa företag att söka efter en automatiserad lösning.
Många planeringsverktyg marknadsför sina rapporterings- och analysmöjligheter. Faktum är att så många leverantörer erbjuder dessa funktioner att det skulle vara ett misstag att välja ett planeringspaket utan dem. När jag letar efter ett planeringsverktyg säger jag alltid till mina kunder att de ska leta efter två viktiga analysfunktioner, som båda är ett starkt komplement till kalkylark. Den första av dessa funktioner är portföljoptimering - att identifiera den mest effektiva användningen av tillgängliga resurser (överkomlighet). Detta kan uppnås genom ett centralt arkiv som möjliggör prioritering, arbete med mål och effektiva gränsfunktioner. Den andra är möjligheten att skapa datakuber som är tillgängliga via Excel. Dessa kuber ger möjlighet att lagra frågor, skapa pivottabeller och generera utdata.
Kombinationen av dessa möjligheter är särskilt övertygande. Föreställ dig ett planeringsverktyg som gör det möjligt att skapa flera potentiella optimala scenarier som kan nås via Excel för att fylla på önskade tabeller, grafer, rapporter och diagram. Om du antar ett planeringsverktyg som maximerar din användning av kalkylblad, både när det gäller datainsamling och analys, kommer du att sätta fart på din långsiktiga planeringsprocess.
För mer information om detta ämne kan du läsa 15 Pitfalls of Long-Range Planning .
Hur använder du kalkylblad i din långsiktiga planeringsprocess? Fungerar de bra eller är de otillräckliga? Dela med dig av dina erfarenheter genom att skriva en kommentar nedan.
Relaterat inlägg: Kalkylbladens roll i en långsiktig planeringsprocess - del 1
